Wat is verzuimmanagement?

In een ideale wereld zijn je medewerkers altijd present zoals gepland. Helaas is dat niet altijd het geval: in het echte leven krijgen we te maken met zaken als ziekte, noodgevallen, lekke banden, … Natuurlijk zijn er ook mooie zaken zoals vakantie en ouderschap die maken dat personeel afwezig is. Om ervoor te zorgen dat de zaken blijven draaien, is effectief verzuimmanagement dan ook essentieel.

Wat is verzuimmanagement? In essentie betekent het dat je afwezigheid en (ziekte)verzuim goed opvolgt, zodat je op basis van data beslissingen kunt nemen. Enerzijds kan je op die manier inzicht verwerven in waarom medewerkers afwezig zijn en een preventiebeleid opstellen of andere maatregelen treffen om ongepland verzuim te verminderen in de mate van het mogelijke. Anderzijds kan je zo je HR- en wervingsbeleid afstemmen op de werkelijke capaciteit van je team.

Goed verzuimbeheer betekent dat je een robuust plan hebt om het werk vlot te laten verlopen, ook wanneer er sprake is van afwezigheden. Dat doe je door het invoeren van helder en effectief beleid rond het opnemen van verlof, het melden van ziekte en afwezigheid, enzovoort. Het doel is niet alleen om het werk draaiende te houden, maar ook om het welzijn van je medewerkers te verzekeren. De balans tussen welzijn en productiviteit kan weleens precair zijn, wat een effectief verzuimbeleid nog belangrijker maakt. In dit artikel lees je er alles over.

De basics van verzuimmanagement

Er zijn allerlei redenen waarom medewerkers afwezig kunnen zijn, gepland of ongepland. Denk onder andere aan:

• Vakantie
• Ziekte (al dan niet langdurig)
• Burn-out
• Ouderschaps- of geboorteverlof
• Zorgverlof
• Calamiteitenverlof

Een eerste essentiële vereiste is natuurlijk dat iemand in je organisatie goed op de hoogte is van de wettelijke bepalingen rond ieder type verlof. Een HR-professional of verzuimcoach is hiervoor het best geplaatst. Je bedrijf heeft een helder beleid nodig rond ieder type verlof en verzuim dat voor alle medewerkers eenvoudig te begrijpen en toe te passen is. Dat wil zeggen: medewerkers weten hoe ze verlof moeten aanvragen of aan wie ze afwezigheid moeten melden, binnen welk tijdsbestek, onder welke voorwaarden, en van wie ze toestemming moeten krijgen.

De voordelen van goed verzuimmanagement

Wanneer je als bedrijf aan effectief verzuimbeheer doet, brengt dat allerlei voordelen met zich mee. Ten eerste wordt de productiviteit behouden en lopen de zaken niet in het honderd wanneer er medewerkers afwezig zijn. Anderzijds worden de wel aanwezige medewerkers niet plots overvraagd of moeten ze overuren doen. Dat tweede punt is net zo belangrijk, want als het werk van afwezig personeel steeds terechtkomt op het bord van andere medewerkers, is de kans groot dat die laatsten hun motivatie verliezen of zelf overwerkt raken (wat dan weer tot meer verzuim leidt).

Zoals je ziet, zorgt een goed verzuimbeleid er uiteindelijk voor dat je bedrijf geen verliezen laat. Enerzijds omdat de productiviteit niet lijdt onder afwezigheden, anderzijds omdat het op termijn verzuim en afwezigheid vermindert en zo de algemene efficiëntie van je personeel verhoogt. Investeren in goed verzuimmanagement is dus een oefening die loont.

Verzuimmanagement: de essentiële onderdelen

De basis van een goed verzuimbeleid is inzicht in de frequentie en redenen voor verzuim. Dat betekent dat verzuim tracken van groot belang is. Alleen met actuele data kan je een verzuimbeleid opstellen dat relevant is voor jouw organisatie. Op basis van de patronen in de data kan je trends en problemen identificeren. Krijgen sommige teams te maken met meer verzuim? Zijn medewerkers vaker afwezig na een periode met meer overuren? Met zulk inzicht kan je gerichte maatregelen nemen.

Daarnaast is een robuust verlofbeleid nodig als aanvulling voor je verzuimmanagementstrategie. Je verlofbeleid moet uiteraard overeenstemmen met de wettelijke bepalingen van de Rijksoverheid. Verder zijn de volgende elementen van belang:

• Het is voor medewerkers duidelijk op welke soorten verlof ze recht hebben, hoeveel, en wanneer.
• Medewerkers weten hoe ze verlof moeten aanvragen en hoe lang op voorhand.
• Het verlofbeleid moet eerlijk en gelijkwaardig zijn voor alle medewerkers.
• Bevestiging van verlofaanvragen moet prompt verlopen en weigeringen moeten duidelijk gemotiveerd zijn.

Duidelijke communicatie speelt een sleutelrol in een verzuimbeleid waarbij iedereen zich goed voelt. Communiceer updates aan het beleid tijdig, zorg dat er een handboek of helpdesk beschikbaar is waar medewerkers informatie kunnen zoeken, en maak ook duidelijk welke kanalen gebruikt kunnen worden om afwezigheid te melden (bijvoorbeeld: wel per e-mail en telefoon, niet via Slack).

Handige tools voor verzuimmanagement

Het verzuim in je organisatie effectief opvolgen is heel wat eenvoudiger met de juiste tools. Een goede software geeft je meteen de juiste inzichten. Zo bevat de payroll- en HR-software van ADP een centraal platform waarop afwezigheden en verlof aangegeven kunnen worden. Het systeem automatiseert verschillende workflows en helpt je verzekeren dat alle registratie van verzuim en verlof aan wettelijke normen voldoet.

Het systeem biedt onder andere automatische aanwezigheidsregistraties, de mogelijkheid om verlof aan te vragen en goed te keuren, overzichtelijke rapporten met data over verzuim, en meer. Daarnaast is het geïntegreerd met een compleet payroll- en HR-systeem, zodat al je gegevens overal correct zijn. Dankzij ADP kan je strategische HR-keuzes maken gebaseerd op werkelijke data-inzichten en zo kosten besparen op termijn.

Compliance en wetgeving rond verzuimmanagement

Nog een voordeel van het gebruiken van software voor verzuimmanagement is dat rapportage automatisch kan gebeuren. Dat is erg handig voor het verwerven van inzicht, maar nog belangrijker wanneer je te maken krijgt met audits. Je administratief personeel hoeft geen dagen te besteden aan het voorbereiden van de nodige rapporten: alles is direct beschikbaar in het systeem.

Het is uiteraard belangrijk om steeds te voldoen aan de wettelijke vereisten rond verzuimmanagement en -registratie. Zo moet je rekening houden met de Privacywet AVG, die specifieert dat je bepaalde dingen die te maken hebben met verzuim, niet mag vragen of vastleggen: met name de aard en oorzaak van ziekte, en enige beperkingen die de ziekte meebrengt. Daarnaast bevat de Arbowet verplichtingen die je als werkgever moet nakomen bij verzuim, namelijk een veilige werkplek en professionele ondersteuning. Tot slot vind je in de Wet verbetering Poortwachter welke stappen je moet zetten wanneer een medewerker langdurig ziek is.

Verzuimmanagement: veelvoorkomende uitdagingen

De grootste uitdaging in verzuimmanagement is natuurlijk het verzuim in je organisatie verlagen. Het is weliswaar normaal dat werknemers soms afwezig zijn door ziekte, maar als je cijfers hoger liggen dan het landelijke gemiddelde, kan het een goed idee zijn om in te grijpen. Er zijn allerlei mogelijke indicatoren voor bovengemiddeld ziekteverzuim: stress, conflicten op het werk, een te hoge werkdruk of een onaangename werkomgeving zijn maar enkele veelvoorkomende factoren waar je als werkgever controle over hebt. Investeren in een fijne werkomgeving kan alvast wonderen doen voor je verzuimcijfers.

Een andere moderne uitdaging zit in het managen van thuiswerk en remote werk. Verzuim kan soms minder zichtbaar zijn wanneer medewerkers niet fysiek aanwezig zijn. Anderzijds kunnen managers het soms moeilijk vinden om de controle los te laten over remote teams. Als je organisatie kiest voor flexibel en remote werken, zorg er dan voor dat je verzuimbeleid daaraan aangepast is en dat het nog steeds voor iedereen duidelijk is wat wel en niet kan.

Verzuimmanagement in de praktijk: RHP

Het Britse bedrijf RHP, dat sociale woningen managet, zocht een payroll-systeem dat oplossingen biedt voor medewerkers met verschillende werkpatronen, waaronder remote werken. Ze hadden nood aan een systeem dat automatisch notificaties uitstuurt wanneer een medewerker zich afwezig meldt, zodat meteen vervanging gevonden kan worden en de impact op klanten geminimaliseerd wordt.

Die oplossing vonden ze bij ADP. In deze software kan je in real-time zien welke medewerkers afwezig zijn en welke impact dat heeft op je service. Met de Workforce Management-functie van het systeem kan je HR-personeel in een oogopslag zien hoeveel verlof werknemers nog overhouden, hoe vaak ze afwezig zijn, en eventuele patronen in hun verzuim. Voor RHP maakte de integratie van ADP een groot verschil in hun serviceniveau en kunnen ze nu verzekeren dat er altijd personeel aanwezig is.

Conclusie

Verzuimmanagement is een belangrijk onderdeel van een modern HR-beleid. Het verzuim in je bedrijf verlagen, bespaart je heel wat kosten en administratieve lasten. Het is daarom belangrijk om te kijken naar patronen in het verzuim en de oorzaken ervan zo veel mogelijk aan te pakken. Daarnaast doet een duidelijk beleid rond verzuim en verlof ook al wonderen. Met goede HR-software die je de juiste inzichten biedt en je helpt met wettelijke compliance, heb je alvast een stapje voor.