Je salarisadministratie of payroll beheren en correct uitvoeren, kan een uitdaging zijn als bedrijfsleider. Het is een ingewikkeld proces waarbij je met heel wat zaken rekening moet houden. In dit artikel geven we je de belangrijkste do’s en don’ts mee voor verschillende onderdelen van het payroll-proces, zodat je er goed voorbereid aan kunt beginnen.

Opgelet: naast zaken die je beter wel of niet doet, zijn er ook strikte wetten en regels om rekening mee te houden. Heel wat van de tips in dit artikel verwijzen naar die regels, maar als je ergens niet zeker over bent, is het beter om een HR-specialist te raadplegen. Zo vermijd je problemen en boetes.

Do’s en don’ts voor payrollbeheer en salarisadministratie

Hier vind je de belangrijkste do’s en don’ts waar iedere zaakvoerder rekening mee moet houden bij de administratie en het beheer van salarissen en betalingen.

Do’s:

  1. Zorg dat loonheffingen correct berekend worden.
    Als werkgever is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de correcte belastingen en premies worden ingehouden op het loon van je medewerkers en dat deze aan de Belastingdienst worden doorgegeven.
  2. Houd gedetailleerde en correcte administratie bij.
    Zorg ervoor dat medewerkersgegevens steeds up-to-date zijn en dat zaken als loonstroken, loonstaten en jaaropgaves tijdig worden opgemaakt, doorgegeven en opgeslagen.
  3. Communiceer transparant en proactief met je personeel.
    Zorg voor duidelijke, eenvoudige communicatiekanalen met je medewerkers, zodat ze steeds vragen kunnen stellen over hun salaris, verlof en dergelijke.
  4. Evalueer je salarisadministratie regelmatig.
    Voer interne audits uit om na te gaan of je payroll-proces naar behoren werkt en stel procedures in voor het behandelen van vragen en klachten.
  5. Nodig medewerkers uit om feedback te geven.
    Je medewerkers betrekken bij het payroll-proces is een goed idee: het geeft hun meer controle en inzicht in het proces. Sta open voor feedback en verbeteringen.

Don’ts:

  1. Vermijd late betalingen.
    Op tijd betalen is een absolute minimumvoorwaarde om als werkgever het vertrouwen van je medewerkers te behouden. Zorg ervoor dat iedereen weet wanneer ze betaald zullen worden en dat de betaling ook op tijd gebeurt. Zijn er feestdagen die de betaaldatum beïnvloeden, laat dat dan op voorhand weten.
  2. Vertrouw niet alleen op manuele berekeningen.
    Loonheffingen en premies zijn ingewikkeld, al helemaal wanneer er zaken als onbetaald verlof, bonussen of vakantietoeslag bij komen kijken. Deze zaken manueel berekenen vergroot de kans op fouten en is bovendien inefficiënt. Maak gebruik van betrouwbare software voor salarisadministratie, zodat alle berekeningen automatisch gebeuren.
  3. Laat vragen en fouten niet onbeantwoord.
    Blijkt er iets fout te gaan met je payroll-afhandeling of heeft een medewerker vragen, grijp dan meteen in en laat problemen niet zomaar liggen. Dat tast het vertrouwen aan en zorgt voor wrevel.

Do’s en don’ts voor naleving

In deze sectie focussen we op de correcte naleving van relevante wetten en regels rond personeel- en salarisbeheer.

Do’s:

  1. Blijf op de hoogte van relevante wetgeving.
    Wetten en regels veranderen jaar na jaar, soms op subtiele manieren. Je kan dus niet zomaar op je lauweren rusten eens je een systeem voor salarisadministratie hebt opgezet.  Zorg ervoor dat je systeem jaar na jaar conform blijft met de wet.
  2. Maak gebruik van professioneel advies.
    In je salarisadministratie kan je soms te maken krijgen met ingewikkelde zaken of uitzonderingen. Denk maar aan langdurig ziekteverzuim, medewerkers met een andere nationaliteit, flexwerk, … Wanneer je niet zeker bent hoe je deze medewerkers correct in je salarisadministratie opneemt, is het tijd om een expert aan te spreken.
  3. Investeer in training.
    Voorzie regelmatig training voor je HR-medewerkers om te verzekeren dat ze op de hoogte blijven van ontwikkelingen in het veld. Dat loont, want zo kunnen je medewerkers op hun beurt zorgen dat je payroll altijd volgens de regels afgehandeld wordt.
  4. Maak regelmatig back-ups.
    Vergeet niet om je salarisadministratie correct op te slaan en regelmatig back-ups te maken, zodat je data nooit verloren gaat. Gebruik je een cloud-gebaseerde software voor salarisadministratie, dan ben je steeds zeker dat je gegevens veilig opgeslagen worden. Bovendien kan je er altijd bij, waar je ook bent.
  5. Houd je salarisadministratie nauwkeurig bij voor audits.
    Krijg je te maken met een audit van de Belastingdienst, dan moet je gedetailleerde gegevens en documentatie kunnen voorleggen om je betalingen te verantwoorden. Je bespaart jezelf en je bedrijf heel wat kopzorgen als je verzekert dat deze gegevens eenvoudig beschikbaar zijn.

Don’ts:

  1. Vermijd privacy-inbreuken.
    Bij het beheren van je salarisadministratie is het belangrijk om rekening te houden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze wet specifieert hoe je persoonsgegevens moet opslaan en beveiligen.
  2. Geef onbevoegden geen toegang tot je salarisadministratie.
    Zorg ervoor dat alleen de relevante HR- en administratieve medewerkers toegang hebben tot je systeem voor salarisadministratie en dat gebruikersrechten correct worden toegewezen. Zo kan je nagaan wie welke handelingen uitvoert.
  3. Vergeet je procedures niet te updaten.
    Wanneer een wet wijzigt, moet je dat meteen weergeven in je eigen procedures voor salarisbeheer. Een goede software doet dat automatisch voor je, zodat je nooit onbedoeld de wet overtreedt.
  4. Verwijder oude salarisadministratie niet vroegtijdig.
    De Belastingdienst specifieert dat je salarisadministratie steeds vijf jaar na datum moet bewaren, ook voor medewerkers die uit dienst getreden zijn.

Conclusie

Salarisadministratie is een ingewikkelde zaak, waarbij je je moet houden aan steeds veranderende wetten en regels. Bovendien wordt onze werkomgeving steeds complexer, met innovaties als flexibel werk, thuiswerk, internationale mobiliteit en meer. Zorgen dat de salarisadministratie conform alle regels blijft, is daarom een grote uitdaging, zeker voor kleine bedrijven.

Betrouwbare software voor salarisadministratie kan het hoofd bieden aan die zorgen. Het systeem blijft automatisch up-to-date met veranderingen aan de regels, maakt berekeningen automatisch, en geeft je notificaties bij fouten of problemen. In de moderne werkplek is software voor salarisadministratie daarom een onmisbare tool. De investering die je maakt, betaalt zichzelf probleemloos terug in de vorm van bespaarde tijd en verminderd risico.

Met ADP heb je een betrouwbare partner voor salarisadministratie aan je zijde. Met decennia aan ervaring en meer dan een miljoen klanten wereldwijd, waaronder grote namen als PayPal, Amazon en Innocent, weet je zeker dat je in goede handen bent. Op zoek naar een goede software voor salarisadministratie die alle bovenstaande do’s en don’ts automatisch voor je in rekening brengt? Vraag nu een demo aan en ontdek wat ADP voor jouw bedrijf kan betekenen.