HR uitbesteden of niet, het is een vraag die veel bedrijven zich stellen. Het idee dat je controle verliest of dat HR uitbesteden duur is, kan zaakvoerders tegenhouden. Toch is het zo dat HR uitbesteden je bedrijf kosten kan besparen. Hier bekijken we wat HR uitbesteden precies inhoudt, hoe het je kosten verlaagt, en waarmee je best rekening houdt wanneer je een HR-provider uitkiest.

Wat houdt HR uitbesteden in?

HR uitbesteden betekent dat je (een deel van) je HR-functies laat uitvoeren door een externe partij die hierin gespecialiseerd is. Taken die je kunt uitbesteden aan een HR-provider zijn onder andere je salarisadministratie, werving, opleiding, personeelsbeheer, tijdsregistratie en meer.

Je kan zelf kiezen hoe veel of weinig van je HR je uitbesteedt, afhankelijk van wat je bedrijf nodig heeft. Zo kan je bijvoorbeeld je salarisadministratie uitbesteden om te verzekeren dat deze correct is en alle relevante regels naleeft, maar je werving zelf doen. Sommige taken zijn ook eenvoudig zelf te regelen met goede software, bijvoorbeeld planning. Je kan dan de HR-taken uitbesteden waarvoor je niet voldoende specialistische kennis in huis hebt.

Hoe kan HR-uitbesteding je kosten besparen?

In veel gevallen komt HR uitbesteden aan een professionele partner de facto goedkoper uit dan je HR zelf doen. Zelfs in een klein bedrijf is HR al snel een fulltimebaan voor minstens één persoon. Personeel inhuren vergt tijd en is duur, met alle belastingen en verzekeringen die erbij komen kijken. Bovendien blijkt uit research van ADP in zes Europese landen dat salarisadministratie en HR uitbesteden een   opleverde. Hier zijn enkele manieren waarop HR-outsourcing jouw bedrijf geld kan besparen.

1.    Lagere kosten voor werving en opleiding

HR uitbesteden kan je op twee manieren wervingskosten besparen. Ten eerste moet je zelf niet op zoek naar HR-personeel met de juiste ervaring en specialisatie. Deze zoektocht kost tijd en middelen, net als de medewerkers in dienst houden. Ook wanneer je bedrijf groeit en HR-activiteiten meer tijd gaan vergen, zit je veilig met een externe HR-partner. Deze kan de werklast eenvoudig opvangen. Behoud je je HR-functies binnen het bedrijf, dan moet je steeds op zoek naar nieuwe medewerkers en extra kantoorruimte wanneer het bedrijf je huidige HR-capaciteit ontgroeit.

Anderzijds kan een externe HR-partner ook je algemene werving van je overnemen. Nieuw personeel zoeken, contacteren, interviewen, testen en aannemen is een erg tijdrovend proces dat vaak verstorend werkt voor je huidige medewerkers: zij krijgen er recruitment-taken bij die normaal niet tot hun pakket behoren. Wanneer je deze elementen uitbesteedt aan een externe partner, kan je eigen personeel zich focussen op hun uitvoerende taken. Bovendien zijn HR-specialisten efficiënter in het vinden en onboarden van nieuw personeel, zodat gaten in je team sneller opgevuld worden.

Op zoek naar een uit het leven gegrepen voorbeeld? Het Britse bedrijf AO World zocht een HR-partner die mee kon opschalen met het snelgroeiende bedrijf om belangrijke strategische doelen te behalen. De uitdagingen waarmee ze te maken hadden, waren als volgt:

  • Nieuw personeel snel en effectief opleiden bleek moeilijk
  • De datalast van nieuw personeel aannemen was een uitdaging
  • Verschillende processen en systemen maakten recruitment stroomlijnen lastig

ADP iHCM bleek de geknipte oplossing voor AO World. Deze cloud-software verenigt salarisadministratie en HR-management in een enkele schaalbare oplossing die naleving garandeert. Met dit volledig geïntegreerde systeem kon AO World het onboarding-proces vereenvoudigen en verzekeren dat al haar personeel tijdig en correct betaald werd.

2.    Naleving verzekeren en risico verlagen

De regels en wetten rond arbeid en belastingen zijn behoorlijk complex. Tegelijk kunnen de gevolgen desastreus zijn wanneer je je niet aan deze regels houdt. HR overlaten aan niet-gespecialiseerde of onervaren medewerkers brengt daarom heel wat risico met zich mee.

Je HR uitbesteden betekent dat je je om deze zaken geen zorgen hoeft te maken. Wanneer je kiest voor een ervaren HR-partner, heeft deze alle kennis en ervaring in huis om te verzekeren dat je niet alleen alle wetten naleeft, maar ook dat je gebruikmaakt van alle mogelijke kostenbesparende maatregelen binnen het kader van de Belastingdienst. En ook bij audits kunnen HR-experten het proces faciliteren en je heel wat tijd en zorgen besparen.

3.    Toptechnologie aan lagere prijs

Bedrijven gespecialiseerd in HR-diensten investeren gewoonlijk heel wat kapitaal in een eigen software die naleving verzekert en het hele HR-proces efficiënter maakt. Je HR outsourcen betekent dat je kan gebruikmaken van de beste HR-software op de markt, zonder daar zelf grote investeringen in te moeten doen. HR-bedrijven werken op grotere schaal en kunnen hun investeringen spreiden over het werk met verscheidene klanten, zodat ze deze software en hun diensten aan lagere prijzen kunnen aanbieden.

4.    Focussen op je core business

HR uitbesteden betekent simpelweg dat je heel wat kostbare tijd bespaart. Zaken als werving, salarisadministratie en personeelsbeheer zijn intensieve taken, zeker wanneer een bedrijf (nog) niet de schaal heeft om deze activiteiten vlot te stroomlijnen.

Laat je ze over aan ervaren professionals, dan hoef je je nergens zorgen om te maken en kan je je focussen op wat echt belangrijk is: het uitbouwen van je core business. Je krijgt ruimte om groei te creëren, en dat met een HR-partner aan je zijde die flexibel mee kan groeien. Dat alles heeft een positief effect op je balansen.

Uitdagingen en aandachtspunten bij HR-uitbesteding

Zoals je ziet kan je HR-functies uitbesteden je heel wat voordeel opleveren, maar er zijn wel enkele aandachtspunten waar je best rekening mee houdt.

Ten eerste is alle begin moeilijk. Kies je ervoor om je HR uit te besteden, dan kan dat uitdagingen opleveren tijdens de implementatiefase. Goede communicatie op voorhand en een grondige voorbereiding zorgen ervoor dat de overlevering zo vlot mogelijk verloopt.

Onderschat ook niet de risico’s verbonden aan het overdragen van data. Een gereputeerde HR-partner heeft alle tools in huis om deze overdracht veilig en vlot te laten verlopen. Stel bij het uitkiezen van een nieuwe HR-provider zeker vragen over dit proces, zodat je weet wat je kunt verwachten.

Tot slot kan het een uitdaging zijn om in een verzadigde markt de juiste HR-provider uit te kiezen voor jouw bedrijf. Vergelijk verschillende providers op het vlak van prijs, diensten, schaalbaarheid en technologie om de juiste match te vinden. Daarnaast is het uiteraard ook belangrijk dat je nieuwe partner vlot communiceert en een hoog niveau aan service biedt, zodat je je nergens zorgen om hoeft te maken.

Met ADP zit je alvast veilig op dat vlak. Als marktleider met meer dan een miljoen klanten wereldwijd, van kleine eenmanszaken tot giganten als Amazon en PayPal, weet ADP precies wat jouw bedrijf nodig heeft. Van salarisadministratie tot een full-service HR-uitbesteding, ADP kan het allemaal en heeft 70 jaar ervaring achter de kiezen. Kortom, alles wat je nodig hebt om je te kunnen focussen op groei en ontwikkeling binnen je zaak. Ontdek nu onze HR-diensten en boek meteen een demo.