Salarisadministratie is waarschijnlijk niet je favoriete bezigheid als eigenaar van een klein bedrijf. Zeker wanneer je voor het eerst personeel aanneemt, kan salarisadministratie regelen heel wat tijd in beslag nemen en ingewikkeld lijken. Geen zorgen: wij maken het gemakkelijk voor je. In dit artikel bespreken we hoe je aan salarisadministratie begint als klein bedrijf, wat je moet weten, en hoe je de beste software voor salarisadministratie uitkiest.

Hoe begin je aan salarisadministratie als mkb?

Je eerste medewerker aannemen is een grote stap als klein bedrijf. Helaas komt er ook heel wat extra administratie bij kijken. Daardoor kan het een overweldigende taak lijken. Het is dan ook beter om goed voorbereid te beginnen en op voorhand je research te doen over wat je in orde moet maken, zo kom je achteraf niet in de problemen. Hoe beter geïnformeerd je bent, hoe eenvoudiger de taak wordt.

Het proces dat je moet doorlopen, kan in vier stappen opgedeeld worden. Hieronder gaan we in detail over iedere stap.

Salarisadministratie mkb uitbesteden of zelf doen?

Een eerste beslissing die je moet nemen, is of je de salarisadministratie van je klein bedrijf wil uitbesteden of zelf doen. Er zijn voor- en nadelen aan beide opties. Beslis je om je salarisadministratie uit te besteden aan een gereputeerde partij, dan kan je erop vertrouwen dat de juiste regels gevolgd worden en kan je je zelf concentreren op inhoudelijke taken en het opleiden van je nieuwe medewerker. Anderzijds kost salarisadministratie uitbesteden ook meer geld. Je kan zelf het best afwegen of de bespaarde tijd en moeite de kosten waard zijn.

Beslis je om je salarisadministratie zelf te doen, dan heb je er meer werk aan maar ook meer controle over. Eens je geleerd hebt wat salarisadministratie inhoudt, wordt het eenvoudiger om dat ook toe te passen op toekomstige medewerkers die je aanneemt. Groeit je bedrijf gestaag, dan kan je later misschien iemand deel- of voltijds in dienst nemen om de salarisadministratie van je mkb over te nemen. Bovendien is salarisadministratie minder ingewikkeld dan je denkt, zeker als je een goede software kiest die veel van het werk voor jou doet.

In beide gevallen is het belangrijk om te kiezen voor een partner die je kunt vertrouwen, of die partij nou de hele salarisadministratie overneemt of alleen het softwarepakket aanbiedt. Over de voordelen en overwegingen rond uitbesteding schrijven we elders meer, in dit artikel gaan we er verder vanuit dat je kiest om je salarisadministratie zelf te doen.

Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst

 Nu je weet hoe je je salarisadministratie wil aanpakken, kan je je gaan aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dat een loonheffingsnummer toegestuurd waarmee je aan de slag kunt. Laat aan de Belastingdienst weten dat je zelf je salarisadministratie gaat doen, dan kunnen zij je relevante informatie toesturen. Op hun website vind je trouwens ook het Handboek Loonheffingen, dat je gedetailleerde uitleg geeft over alles dat je in orde moet maken.

Daarnaast is het uiteraard van belang dat je de juiste gegevens verzamelt van je nieuwe medewerker. Je moet ten eerste een duidelijke kopie maken van diens identiteitsbewijs. Daarnaast heb je alle basisgegevens nodig zoals naam, adres, geboortedatum, en het bankrekeningnummer waarop de medewerker betaald wil worden.

Software voor salarisadministratie opzetten

Met al deze gegevens ben je klaar om aan de slag te gaan met de salarisadministratie. In principe kan je de loonadministratie bijhouden in een Excel-bestand, maar dat is verre van de eenvoudigste manier. Je moet alle berekeningen dan manueel doen, wat de kans op fouten vergroot. Zonder boekhoudkundige kennis is deze optie niet aan te raden.

Handiger is kiezen voor een betrouwbare software voor salarisadministratie. Deze maakt alle berekeningen voor jou; je moet alleen de juiste gegevens invoeren. Dat bespaart je heel wat tijd en kopzorgen. Er zijn allerlei softwarepakketten op de markt voor mkb-salarisadministratie. Verderop in dit artikel gaan we dieper in op hoe je de juiste keuze maakt.

Salarisadministratie voor je mkb uitvoeren

Eens je software geïnstalleerd is en alle personeels- en bedrijfsgegevens erin staan, kan je je salarisadministratie grotendeels automatiseren. Iedere maand dien je je medewerker uit te betalen, een loonstrook te geven, en loonaangifte te doen bij de Belastingdienst. Op jaarbasis moet je ook een jaaropgave verstrekken. Vergeet tot slot niet om de salariskosten keurig aan te geven in je boekhouding.

Over boekhouding gesproken: wanneer je voor het eerst aan salarisadministratie doet, is het een goed idee om een boekhouder of HR-professional een keer te laten meekijken om zeker te zijn dat je alles wel goed doet. Zo vermijd je boetes van de Belastingdienst omdat je iets over het hoofd zag.

De juiste software voor salarisadministratie mkb kiezen

Er zijn talloze softwarepakketten voor salarisadministratie op de markt. Daardoor kan het moeilijk zijn om door het bos de bomen te zien. Hier vind je enkele tips om op te letten wanneer je je keuze maakt.

Betaal niet voor meer dan je nodig hebt

De salarisadministratie van een groot bedrijf ziet er heel anders uit dan die van een mkb. Wanneer je op zoek gaat naar een softwarepakket voor jouw bedrijf, kies dan voor een partner die specifieke pakketten aanbiedt voor mkb’s. Zo vermijd je dat je extra betaalt voor allerlei features die je niet nodig hebt. ADP biedt bijvoorbeeld een specifiek pakket salarisadministratie voor het mkb, geschikt voor bedrijven van 1 tot 99 medewerkers. Je betaalt alleen voor het aantal medewerkers dat je hebt en kunt opschalen wanneer nodig.

Kies voor gebruiksvriendelijke software

Als je de keuze maakt om zelf je salarisadministratie in orde te brengen, wil je natuurlijk niet dat je uren tijd moet verspillen om te kunnen begrijpen hoe je softwarepakket werkt. Tijd is ook geld, dus als je software te ingewikkeld is, kon je net zo goed je salarisadministratie uit handen geven. Ga op zoek naar software met een gratis demo of proefperiode, een goede klantenservice die snel bereikbaar is, en een intuïtieve interface.

Werk in de cloud

Moderne softwarepakketten voor salarisadministratie werken gewoonlijk met opslag in de cloud. Dat betekent dat je gegevens altijd veilig bewaard worden en dat je er opnieuw bij kan, zelfs als je laptop crasht of gestolen wordt. Daarom raden we aan om voor een cloud-based pakket te kiezen dat je zowel online als offline kunt gebruiken. Pakketten die enkel lokaal of offline werken, bieden minder waar voor hun geld en minder veiligheid.

Bekijk de mogelijkheden voor integratie en uitbreiding

Wanneer je voor het eerst begint met salarisadministratie, houd je de zaken liefst zo eenvoudig mogelijk. Maar als je van plan bent je bedrijf verder te laten groeien, is het wel zo handig als je gekozen software met je mee kan groeien. Zowel qua aantal medewerkers die in het systeem staan als beheerders die ermee kunnen werken. Daarnaast is het interessant als je payroll-software vlot te integreren is met andere software, zoals tijdsregistratiesystemen en HR-diensten. ADP heeft eigen, eenvoudig te gebruiken software voor al deze toepassingen, zodat je het systeem naar believen kunt uitbreiden wanneer de tijd rijp is.

Kies voor een pakket met de juiste mogelijkheden

Software voor salarisadministratie is er om je leven gemakkelijker te maken. Je gekozen systeem automatiseert daarom liefst zo veel mogelijk zaken. Hoe minder je handmatig moet doen, hoe minder tijd je erin moet steken, en hoe minder kans op fouten. Een goed softwarepakket doet de volgende zaken op zijn minst automatisch:

  • Loon storten
  • Loonstroken opsturen
  • Loonstaten opmaken
  • Jaaropgave opmaken
  • Loonheffing berekenen
  • Pensioenbijdragen berekenen

Zorg dat de software compliant is

Het spreekt voor zich dat je gekozen softwarepakket moet voldoen aan alle regels rond salarisadministratie in Nederland en aan de voorschriften van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Met ADP zit je op dat vlak helemaal veilig.

Conclusie

Voor het eerst een salarisadministratie opstarten als mkb kan afschrikwekkend zijn, zeker als je niet boekhoudkundig onderlegd bent. Toch kan je met het juiste softwarepakket probleemloos zelf je salarisadministratie doen. Een goede software automatiseert heel wat zaken voor je en zorgt ervoor dat je voldoet aan alle wetten en regels, zonder dat je je er zelf in moet verdiepen. Klaar om aan de slag te gaan? Neem contact op met het ADP-team voor een gratis demo op maat.