Wanneer je personeel aanneemt, komt daar heel wat administratie bij kijken: onboarding, registratie van de medewerker in je IT-systemen, … In dit artikel gaan we dieper in op een ander aspect ervan: het opzetten van een salarisadministratie. Zo weet je als nieuwe werkgever exact wat je moet doen en welke valkuilen je moet vermijden als je wil dat je salarisadministratie helemaal in orde is.
Een salarisadministratie opzetten kan erg overweldigend lijken, zeker in het begin. Het is immers belangrijk om geen fouten te maken: dat kan pijnlijke gevolgen hebben voor je bedrijf. Daarom doen we ons best om je in deze blog een zo goed mogelijk overzicht te geven van wat er komt kijken bij salarisadministratie en welke stappen je moet ondernemen.
INHOUDSOPGAVE
Jezelf aangeven als werkgever
Wanneer je voor het eerst personeel aanneemt, moet je je allereerst aangeven als werkgever bij de Belastingdienst. Zo kan je de juiste loonheffingen gaan inhouden en alles correct aangeven. Wanneer je je voor het eerst registreert, krijg je een loonheffingsnummer en een aangiftebrief toegestuurd. Het is ook een goed idee om de Belastingdienst te laten weten dat je zelf je salarisadministratie gaat doen, dan kunnen ze je daarvoor de relevante informatie doorsturen. Geef daarnaast ook bij de KVK aan dat je personeel in dienst neemt.
De personeelsgegevens bijhouden
Er zijn een aantal gegevens die je moet opvragen en bewaren over iedere werknemer. Bijvoorbeeld diens naam, adres, bankgegevens, … Deze gegevens zijn essentieel om correct loonheffingen te kunnen inhouden. Een handige manier om deze gegevens op te vragen van je medewerker is met het formulier Model opgaaf gegevens voor loonheffingen.
Wanneer je een medewerker aanneemt, moet je ook diens identiteit controleren. Het is daarbij verplicht om een kopie te nemen van een geldig identiteitsbewijs. Neem je een medewerker aan met een andere nationaliteit? Controleer dan zeker de regelgeving: het is jouw verantwoordelijkheid om na te gaan of deze persoon wel mag werken in Nederland en onder welke voorwaarden.
Voor iedere medewerker die je aanneemt, stel je een personeelsdossier op. Daarin verzamel je de bovengenoemde persoonsgegevens, maar ook zaken als het arbeidscontract, verslagen van functioneringsgesprekken, aanvragen rond verlof en ziekte, specifieke afspraken, … Ook de salarisadministratie komt in dit dossier te staan.
Bewaren van persoonsgegevens en de AVG
Let op: wanneer je persoonsgegevens bewaart, moet je zorgen dat je voldoet aan de privacywetgeving, met name de Algemene verordening gegevensbescherming. Het is dus belangrijk om je personeelsdossier te bewaren in een beveiligde omgeving. Dat kan prima digitaal en/of online, zolang je voor een veilige bewaring zorgt. Marktconforme software voor salarisadministratie, zoals die van ADP, kan je helpen verzekeren dat je gegevens steeds correct en veilig opgeslagen worden.
De salarisadministratie bijhouden
Het belangrijkste onderdeel van je salarisadministratie is de loonstaat. Daarin staan de nodige persoonsgegevens van je medewerker en alle relevante informatie over diens loon. Het gaat daarbij niet alleen om het geldelijke brutoloon, maar ook over zaken als bonussen, vakantiegeld, pensioenbijdragen, fooien, voordelen in natura zoals een bedrijfswagen, … Daarnaast worden loonheffingen en verzekeringspremies erop aangegeven.
Heb je moeite met het correct invullen van al deze punten? Een goede software voor salarisadministratie doet veel van het werk voor jou. Zo maakt hij alle berekeningen automatisch en kan je je belastingaangifte rechtstreeks vanuit de software regelen.
Salarisadministratie die uw bedrijf versterkt
Ontdek de ADP Payroll ServicesHet loon uitbetalen
Het belangrijkste deel van salarisadministratie mag niet over het hoofd gezien worden: het uitbetalen van het loon. Wanneer dat gebeurt, leg je vast in de arbeidsovereenkomst met je medewerker: maandelijks is het gebruikelijkst, maar het kan ook wekelijks of vierwekelijks. Met een software voor salarisadministratie kan je deze betalingen automatiseren.
Om medewerkers te informeren over hoe hun loon is opgebouwd en hoeveel ze betaald krijgen, geef je hen een loonstrook. Dat moet trouwens alleen bij de eerste betaling en daarna alleen bij iedere volgende betaling die anders is dan de vorige. De meeste werkgevers geven echter bij iedere betaling een loonstrook omdat dat overzichtelijker is. De keuze is aan jou.
Wat moet er op de loonstrook staan?
Het doel van een loonstrook is een duidelijk overzicht bieden van alle onderdelen van het loon. Je moet dus aangeven en omschrijven wat ieder bedrag is en waarvoor het dient. Dit zijn de verplichte onderdelen van een loonstrook:
- je bedrijfsnaam
- de naam van je werknemer
- de periode waarover je loon betaalt (loontijdvak)
- het aantal uur dat je werknemer werkt volgens het arbeidscontract
- of de werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft of een oproepovereenkomst
- het brutoloon
- de opbouw van het loon (basisloon met bijvoorbeeld overwerkgeld, toeslagen, premies, …)
- vakantiebijslag
- wettelijk minimumloon
- omschrijving van enige vergoedingen
- de inhoudingen op het loon (bijvoorbeeld pensioenpremie, loonbelasting/premie volksverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zvw)
Loonaangifte doen bij de Belastingdienst
Elke maand of vier weken doe je aangifte bij de Belastingdienst van de lonen die je betaald hebt. Het is jouw verantwoordelijkheid als werkgever om ervoor te zorgen dat je de juiste heffingen en verzekeringspremies inhoudt op het loon van je medewerkers en deze aan de Belastingdienst afdraagt. Is je loonaangifte niet correct of niet op tijd, dan riskeer je een boete.
Heb je minder dan tien medewerkers, dan kan je voor de loonaangifte de software van de Belastingdienst zelf gebruiken. Heb je meer medewerkers, dan ben je verplicht een commerciële software te gebruiken. Zo’n software voor salarisadministratie is wel zo handig, want deze maakt de berekeningen voor loonheffingen en premies automatisch, zodat je zeker weet dat je loonaangifte iedere maand correct is.
Jaaropgaven opmaken
Na het eind van ieder kalenderjaar moet je alle medewerkers een jaaropgave geven. Dat is een beetje zoals een loonstrook, maar dan met een overzicht van al het ontvangen loon voor het hele voorbije kalenderjaar. De jaaropgave is verplicht en moet je afronden binnen redelijke termijn, dus liefst in januari of februari van het nieuwe jaar. Als een medewerker eerder in het jaar uit dienst trad, dan mag de jaaropgave voor die medewerker ook eerder gebeuren. Op zoek naar een template voor de jaaropgave? Gebruik het Model jaaropgaaf van de Belastingdienst om zeker te zijn dat alle nodige gegevens vermeld worden.
Loonkosten verwerken in de boekhouding
Tot slot dien je de loonkosten van al je medewerkers te verwerken in je algemene boekhouding. Dat is verplicht, en helpt je ook beter inzicht verwerven in je kosten. Gebruik je een goede software voor salarisadministratie, zoals die van ADP, dan kan je deze integreren met andere boekhoudkundige programma’s om de gegevensoverdracht efficiënt en foutloos te laten verlopen.
Bonus: bewaren van je salarisadministratie
Je weet nu hoe je aan salarisadministratie begint, maar vergeet niet dat je ook wettelijk verplicht bent om je salarisadministratie zeven jaar bij te houden. Dat betekent dat je gegevens van een ex-medewerker zeven jaar na diens uitdiensttreding nog moet bewaren, en ook je algemene salarisadministratie moet je na elk fiscaal jaar zeven jaar bijhouden. Zelfs als je stopt met je bedrijf of opnieuw zzp’er wordt. Het is erg belangrijk om dat niet te vergeten voor het geval je controle krijgt van de Belastingdienst.
Conclusie
Salarisadministratie is zeker niet het eenvoudigste deel van bedrijfsvoering, maar het hoeft ook niet tijdrovend of stresserend te zijn met de juiste voorbereiding en hulpmiddelen. Het lezen van deze blog is daar alvast een goed onderdeel van. Daarnaast is een betrouwbare software voor salarisadministratie onontbeerlijk. Met goede software ben je zeker dat al je gegevens veilig opgeslagen worden gedurende de correcte termijn, dat de berekening van je loonheffingen juist is, en dat je aangifte op tijd gebeurt.
ADP heeft wereldwijd meer dan een miljoen klanten die vertrouwen op zijn software voor salarisadministratie, van kleine eenpersoonsbedrijven tot grote namen als Amazon. Met zo veel tevreden klanten kan je zeker zijn dat ADP de ideale partner is om je salarisadministratie aan toe te vertrouwen.
