Wat is payrollsoftware?

Payroll software is een technologie waarmee je het gehele proces rondom salarisadministratie automatiseert. Dit spaart tijd uit en verbetert de productiviteit omdat er minder menselijke fouten worden gemaakt. Alle belastingen en inhoudingen worden voor je berekend en dankzij automatische updates voldoe je altijd aan de regels.

Als we het over payroll software hebben, onderscheiden we twee soorten; on-premise payroll software en payroll software in de cloud. In dit artikel gaan we dieper in op beide onderwerpen.

Wat is cloudbased payroll?

Ter vervanging van meerdere systemen wordt cloudbased payrollsoftware gehost door een onafhankelijke, externe derde partij. Cloudbased payrollsoftware bestaat uit één registratiesysteem voor al je personeelsgegevens en verlost je van de administratieve last en financiële risico's die je loopt als je deze taken zelf uitvoert.

Wat is on-premise payrollsoftware?

Er is sprake van on-premise software wanneer een bedrijf betaalt voor een licentie of kopie van de technologie, die vervolgens wordt geïnstalleerd op de eigen servers van het bedrijf en achter een firewall zit. On-premise payrollsoftware brengt verschillende, doorlopende kosten met zich mee: eigen serverhardware, softwarelicenties, integratiemogelijkheden en vakbekwame IT-ondersteuning om problemen op te lossen. Het bedrijf is zelf verantwoordelijk voor de doorlopende kosten van serverhardware, energieverbruik en ruimte.[1]

Vaak gehoorde misvattingen over cloudbased payrollsoftware

Volgens onderzoek van ADP zijn er drie, veelgehoorde misvattingen over cloudbased payrollsoftware. [2]

De eerste is dat cloudbased software duurder is. In werkelijkheid worden, afgezien van de investering en iets hogere bedrijfsuitgaven, bijna alle bijbehorende kosten (zoals onderhoud, IT-ondersteuning en naleving) de verantwoordelijkheid van de externe cloudprovider. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt en het schaalbare tariefmodel kan omhoog of omlaag worden bijgesteld, afhankelijk van de behoeften van je bedrijf.

De tweede misvatting is dat je met cloudbased software de controle kwijtraakt, terwijl het tegenovergestelde het geval is. Bedrijven die overstappen op de cloud, zijn verlost van de operationele en financiële last die arbeidsintensieve systemen met zich meebrengen, terwijl zij zelf nog altijd kunnen beslissen hoe en wanneer personeel wordt betaald.

De laatste misvatting is dat cloudoplossingen minder veilig zijn dan on-premise payrollsoftware. Uit onderzoek van ADP blijkt dat on-premise payrollsoftware twee keer zo gevoelig is voor fouten als cloudbased software. [3] De reputatie van een externe leverancier staat of valt met zijn vermogen robuuste, veilige processen te leveren en gegevens maximaal te coderen om ze veilig te houden. Het is in hun beste belang te investeren in beveiliging en privacy, vooral nu de COVID-19-pandemie deze en andere zwakheden in bestaande payrollsystemen van bedrijven heeft onderstreept.

Waarom payrollsoftware belangrijker is dan ooit

De pandemie veel schade berokkend aan de lappendeken van payroll- en HR-systemen van bedrijven en zwakheden als nooit tevoren blootgelegd. Volgens een recent onderzoek van ADP vond 82% van de bedrijven de pandemie uitdagend, vooral wat betreft de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de payroll en nauwkeurige, tijdige betalingen aan personeel.[4] Volgens het onderzoek waren bedrijfsleiders het er algemeen over eens dat payrollsystemen moesten veranderen om de veerkracht te verbeteren, operaties te optimaliseren en risico’s te verminderen.[5] Doorgaan met ‘business as usual’ is voor payrollsoftware geen optie meer.

De gevaren van ‘BAU’ (business as usual)

Wat zijn de risico's voor je bedrijf als je zelf je payroll- en HR-gegevens met een verouderd systeem blijft beheren? Door de AVG en COVID-19 is naleving tegenwoordig een nog groter probleem geworden. Talloze financiële reglementen veranderen voortdurend. Dit vraagt om gespecialiseerde nalevingsexperts om eventuele hoge boetes te voorkomen. Alleen al in 2019 zijn er 56.624 regelgevingswaarschuwingen van meer dan 1.000 regelgevende instanties geteld. Het vraagt dus om veel moeite om de regelnaleving in stand te houden. 6 Bovendien lopen de beveiliging en privacy van je gegevens (personeel en klanten) veel risico’s bij gebruik van verouderde, versnipperde handmatige of on-premise processen.

De voordelen van cloudbased payrollsoftware

Bedrijven hebben er veel baat bij met hun payroll over te stappen op cloudbased software. Dit is met name zo wanneer een organisatie groeit of uitbreidt naar nieuwe regio’s in de wereld. De voordelen betreffen lagere kosten, eenvoudiger beheer, betere beveiliging, globale schaalbaarheid, constante updates voor naleving en verbeterde, gecentraliseerde toegang tot kritieke payrollgegevens.

Meer specifiek kan de optimalisering van je payrollsoftware door deze naar de cloud te verplaatsen je helpen met het volgende: [7]

• Planning voor de toekomst voorbereiden – door je in staat te stellen uitgaven te vergelijken en contrasteren binnen verschillende werkregio’s, zodat je een wereldwijd perspectief krijgt op je echte personeelskosten. Analyse van payrollgegevens kan waardevolle inzichten opleveren in dreigende problemen, zodat je daarmee snel aan de slag kunt.
• Personeel op sleutelposities behouden – inzicht in payroll kan je helpen toekomstige vergoedings- en beloningsstrategieën uit te werken die je medewerkers maximale waarde opleveren. Misschien willen bijvoorbeeld jonge medewerkers liever flexibele werkuren hebben.
• Gelijkheid en diversiteit stimuleren – rapportage over beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen en diversiteit wordt steeds belangrijker, en niet alleen om reputatie- en juridische redenen. Met gestandaardiseerde payrollgegevens kunnen bedrijven gemakkelijk zien hoe ze presteren en actie voor verbetering ondernemen.
• Wervingspraktijken verbeteren – je kunt payrollinzichten gebruiken om te beoordelen of tijdelijke werknemers een meer kosteneffectief alternatief zijn voor fulltimemedewerkers.
• Productiviteit verbeteren – payrollgegevens kunnen het werkelijke aantal medewerkers vergelijken met het gebudgetteerde aantal, zodat leidinggevenden gemakkelijk kunnen zien of afdelingen boven of onder hun sterkte werken.
• Eenvoudig je KPI's volgen – controleer hoe de payrollactiviteiten van je bedrijf ervoor staan met ADP's maandelijkse snapshot van de belangrijkste prestatie-indicatoren voor je payroll en hoe die zich tot andere organisaties verhouden.

De transitie naar de cloud beheren

De transitie van on-premise payrollsoftware naar de cloud is een grote stap, die zorgvuldig moet worden gepland en beheerd. Hoe verloopt dit succesvol? In plaats van dit alleen te zien als een intern IT-softwareprogramma, is het raadzaam het intern te beschouwen als een initiatief voor veranderingsbeheer. Zorg dat je teams het volgende doen om ze te helpen met wat een grote culturele verschuiving kan zijn:

• Ontwikkeling van de juiste payrollstrategie is essentieel voor ieder bedrijf. Elke implementatie van payrollsoftware moet als prioriteit worden behandeld en niet als een bijverschijnsel van IT. Dit voorkomt dat je je HR-systeem niet opnieuw hoeft te configureren voor integratie in de basisvereisten voor payroll en om een betere ervaring te bieden voor alle medewerkers.
• Richt je op communicatie door vroegtijdig de mensen te identificeren die in het proces moeten worden meegenomen. Breng elkaar regelmatig op de hoogte en luister naar bezorgdheden.
• Leg de voordelen van cloudbased payrollsoftware uit omdat niet iedereen in je bedrijf even enthousiast zal zijn als jijzelf.
• Toon momentum door regelmatig voortgangsupdates te geven om iedereen positief te houden. [8]

Waarom de cloud de toekomst is

Payrollsoftware in de cloud is een schaalbare, flexibele oplossing die met je bedrijf kan meegroeien. Anders dan on-premise oplossingen is cloudbased payrollsoftware betrouwbaar en veilig en elimineert deze de moeilijkheden die het onderhouden en bijwerken van systemen met zich meebrengen. Hierdoor kunnen je teams hun tijd, geld en hulpbronnen steken in hun kernactiviteiten. Misschien is de tijd gekomen om af te stappen van on-premise of verouderde payrollsystemen die niet langer geschikt zijn voor hun doel.

ADP heeft meer dan 70 jaar ervaring met het verzorgen en innoveren van payrollsystemen. Te midden van de vele branche- en analyseprijzen die we in de loop der jaren hebben ontvangen, is de meest recente onze nominatie voor de Everest Group Peak Matrix als Leader in Multi-Process HR Outsourcing 2021. Als je je dus afvroeg of wij de juiste payrollsoftware-experts zijn om je bedrijf te helpen, neem dan voor een gesprek contact met ons op.