Workforce management, ook wel WFM genoemd, is de manier waarop werkgevers hun mensen en middelen strategisch inzetten, aanwezigheid bijhouden en blijven voldoen aan veranderende wetten en voorschriften over de werkplek. Het uiteindelijke doel is om de productiviteit te optimaliseren en het risico te verminderen. Wanneer WFM wordt opgenomen in een innovatieve software-oplossing, kan het ook medewerkersrelaties versterken, de klantenservice verbeteren en leiden tot een positieve financiële impact.

Wat houdt workforce management in?

workforce management houdt in dat je de belangrijkste prioriteiten van een organisatie kent en je rekening houdt met uitdagingen op het gebied van menselijk kapitaal zodat je de risico’s kunt inperken en de efficiëntie kunt hooghouden. Planning, tijdregistratie, gegevensanalyse en voldoen aan regelgeving zijn slechts een paar van de belangrijke aspecten hiervan.

De doelen van workforce management

Elke werkgever heeft andere prioriteiten, maar de meeste bedrijven – hoe klein of groot ze ook zijn en in welke sector ze ook actief zijn – willen efficiënter en productiever zijn dan de concurrentie. Een ander algemeen doel van WFM is het naleven van veranderende wetten en voorschriften.

Waarom is workforce management belangrijk?

WFM is belangrijk omdat werkgevers zonder consistente beleidsregels en praktijken omtrent hun medewerkers te maken kunnen krijgen met:

  • Nalevingsschendingen
  • Hogere kosten
  • Personeelstekorten
  • Veiligheidsincidenten op de werkvloer
  • Inefficiënte productie
  • Hoger personeelsverloop

Hoe werkt workforce management?

Een WFM-oplossing gebruikt historische gegevens en machine learning om de toekomstige personeelsbehoeften te voorspellen. De oplossing maakt vervolgens een planning die past bij de voorspelling en houdt automatisch de tijd en aanwezigheid van medewerkers bij.

Wat zijn de functies en kenmerken van een oplossing voor workforce management?

Een WFM-oplossing moet het volgende kunnen:

  • Arbeidsbehoefte voorspellen
    Schommelingen in de vraag van consumenten, de feestdagen en het weer kunnen het lastig maken om alles uit je arbeidsbudget te halen of dit niet te overschrijden. Door deze scenario’s in een model te zetten, kunnen werkgevers voorspellen welke factoren kunnen leiden tot een overschot of tekort aan personeel.
  • Planning maken
    Werkgevers kunnen bij het maken van planningen medewerkers selecteren op basis van een aantal criteria, waaronder ervaring, vaardigheid, voorkeur, enz. Werknemers kunnen ook onderling diensten ruilen of van tevoren hun beschikbaarheid aangeven om ervoor te zorgen dat er geen gaten in het rooster vallen.
  • Tijdregistratie
    WFM-oplossingen leggen de data bij de bron vast – zoals prikklokken, mobiele apps, online tijdregistraties en verkoopapparaten – en passen automatisch de bedrijfsregels toe voor nauwkeurige en efficiënte verwerking van de payroll.
  • Verzuimbeheer
    Betaald en onbetaald verlof, zoals verlof toegekend onder de Amerikaanse Family Medical Leave Act (FMLA), kunnen makkelijk worden beheerd.
  • Overwerkbeheer
    WFM-systemen kunnen waarschuwingen geven wanneer het totaal aantal uren van een medewerker leidt tot overwerk of wanneer iemand zonder toestemming extra uren probeert te werken. Met deze functie kunnen werkgevers het overwerk eerlijk en efficiënt verdelen en payrollkosten vanwege niet-goedgekeurde gewerkte uren voorkomen.
  • Analyses
    Managers kunnen realtime gegevens inzien via aangepaste dashboards en indien nodig de planning aanpassen. Ze kunnen ook rapporten maken om te zien welke trends er eerder waren voor verschillende belangrijke indicatoren.
  • Voldoen aan regelgeving
    Werk en betalingsregels vaststellen in een WFM-oplossing maakt het makkelijker om wetgeving rondom arbeidstijd en salaris, cao’s en ander werkgeversbeleid na te leven. Het systeem produceert ook audit trails voor inklokkaarten, wat zeer waardevol kan zijn als bewijslast bij een eventueel geschil.
  • Mobiele toegang
    Werkgevers kunnen snel gaten in het rooster vullen of planningen aanpassen vanaf een mobiel apparaat. Deze functie maakt het mogelijk om optimale werkspreiding mogelijk te maken, zelfs wanneer werknemers onverwacht afbellen.

Wat zijn de voordelen van workforce management?

Met de juiste WFM-oplossing, die daarnaast effectief geïmplementeerd en gebruikt wordt, kunnen werkgevers:

  • Kosten drukken
    Te veel personeel, overwerk of andere kostenposten kunnen worden geminimaliseerd door technologie te gebruiken die de arbeidsbehoeften voorspelt. Met sommige geavanceerde WFM-oplossingen kunnen werkgevers zelfs zien hoe budgetten worden beïnvloed door de planningen die ze gemaakt hebben.
  • Payroll nauwkeuriger maken
    WFM-software maakt de payroll betrouwbaarder omdat de werkuren automatisch geanalyseerd worden en overwerk wordt herkend. Repetitieve gegevensinvoer en handmatige berekeningen behoren ook tot het verleden, zodat menselijke fouten geen rol meer spelen.
  • De productiviteit verhogen
    Met benchmarks kunnen werkgevers de gegevens van tijd en aanwezigheid vergelijken met die van andere bedrijven die ongeveer even groot zijn of werkzaam zijn in dezelfde regio of sector. Als het medewerkersbestand onderdoet voor de concurrentie, kan actie ondernomen worden.
  • Maak slimmere planningen
    Managers kunnen met makkelijk vindbare, realtime gegevens snel gaten in het rooster vinden en vullen, voordat er een personeelstekort ontstaat. De mogelijkheid om planningen per locatie, afdeling of functie te maken helpt om optimale dekking te garanderen.
  • Minimaliseer niet-naleving
    Tegenstrijdige nationale en regionale wetten kun je makkelijker beheren met geautomatiseerde workflows die de beschikbaarheid en verlofreserve van medewerkers volgen. Daarnaast biedt WFM-software online boekhouding die van pas kan komen bij een eventuele audit door een overheidsinstantie.

Een oplossing voor workforce management kiezen

Sector, locatie, kenmerken van het medewerkersbestand en strategische doelen bepalen welke WFM-oplossing bij een bedrijf past. Ongeacht deze variabelen volgen veel werkgevers deze stappen bij het evalueren van aanbieders:

  1. De bestaande processen evalueren
    Beschrijf welke WFM-processen er al bestaan en wie er verantwoordelijk voor is.
  2. Feedback verzamelen
    Vraag stakeholders om hun huidige struikelblokken en waar ze graag verbetering willen zien.
  3. Volwassenheid evalueren
    Bepaal waar het bedrijf zich op het WFM-traject bevindt en of het tijd is voor een geavanceerde oplossing.
  4. Een wensenlijstje maken
    Bepaal de eisen van een nieuw WFM-systeem en overweeg aanbieders op basis van deze punten.

Veelgestelde vragen over workforce management

Welke rol speelt workforce management?

Een van de belangrijkste doelen van workforce management is om productiviteit te verhogen zonder extra arbeidskosten. Om dit doel te bereiken, moet je de juiste mensen en bronnen op de juiste plaats en het juiste moment inzetten.

Wat doet workforce management?

Werkgevers gebruiken workforce management onder andere voor het uitvoeren van de volgende taken:

  • Voorspellen van arbeidsbehoeften
  • Medewerkers inplannen
  • Tijd- en aanwezigheidsregistratie
  • Verzuimbeheer
  • Gegevensanalyse
  • Voldoen aan regelgeving

Wat zijn tools voor workforce management?

WFM-tools zijn softwareoplossingen waarmee werkgevers hun doelen voor hun medewerkersbestand kunnen waarmaken. Oplossingen kunnen transactioneel (slechts tijd en aanwezigheid) of transformeel (geavanceerde WFM, analyses, AI en mobiele opties) van aard zijn.