Werkgever in 2022: hybride werken vereist beleid en communicatie

21 december, 2021

Capelle aan den IJssel, 21 december 2021 – Werkgevers moeten de arbeidsvoorwaarden goed doornemen en eventueel herzien, nu het hybride werken niet meer weg te denken is. Doordat vanaf 2022 de thuiswerkvergoeding onbelast uitgekeerd mag worden en ook de reiskostenvergoeding anders wordt gedefinieerd, is het aan de werkgever om duidelijkheid te scheppen over wat wel en niet wordt vergoed. Het formuleren van (nieuw) beleid en heldere communicatie naar medewerkers zijn hiervoor onontbeerlijk. Ook op het gebied van de premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds, WW-premie, het ouderschapsverlof en de Inkomstenverhouding moeten werkgevers in 2022 actie ondernemen door wijzigingen in de wet- en regelgeving.

Dit blijkt uit een analyse van HR- en salarisdienstverlener ADP, die jaarlijks de belangrijkste wijzigingen voor werkgevers op een rij zet.

Hybride werken: aandacht voor thuiswerkvergoeding en reiskosten

Nu bij veel werkgevers hybride werken gemeengoed is geworden en zeer waarschijnlijk ook blijft, moeten werkgevers hun arbeidsvoorwaarden goed doornemen en eventueel aanpassen aan deze nieuwe situatie. Vanaf 1 januari 2022 mag een thuiswerkvergoeding onbelast worden gegeven, tot een maximum van € 2,- per dag. Vergoed een werkgever meer, dan is het gedeelte boven € 2,- wel belast. Het inrichten van een arbotechnisch verantwoorde thuiswerkplek kan eveneens belastingvrij. Agnes Jongkind, Senior HR-director ADP Nederland: “De werkgever is verantwoordelijk voor een arbotechnisch verantwoorde thuiswerkplek en voldoet aan deze plicht door het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een bureau, stoel en verlichting. De fysieke controle op deze thuiswerkplek is echter lastig in verband met de privacywetgeving. Het is belangrijk goed na te denken hoe je deze controle als werkgever uitvoert, zonder dat de privacy van medewerkers daarbij in het geding komt. Daarnaast ben je als werkgever ook verantwoordelijk voor het welzijn van je medewerkers. Zitten ze goed in hun vel? Hebben ze thuis alle faciliteiten en condities, zoals mobiele telefoon, internetverbinding en laptop, om optimaal te presteren? Hoe ga je als werkgever met dit soort vragen om? Communicatie naar en vooral met je werknemers is belangrijker dan ooit.”

Vanaf 2022 wordt op een andere manier bepaald in hoeverre een  vaste reiskostenvergoeding per periode onbelast blijft. Waar deze vergoeding tot en met 2021 op basis van het arbeidspatroon werd bepaald, gebeurt dit vanaf 2022 op basis van het reispatroon. Reist iemand in 2021 ten minste 128 dagen per jaar naar kantoor, dan kan de werkgever een reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer geven, alsof deze persoon 214 dagen per jaar naar kantoor zou reizen. Iemand die voltijd werkte, kreeg hierdoor de ruimte om gemiddeld twee dagen per week thuis te werken en nog steeds de reiskostenvergoeding voor 214 dagen te krijgen. Dit verandert in 2022, wanneer naar de werkelijke reisdagen wordt gekeken. Reist iemand drie dagen per week naar kantoor, dan wordt de reiskostenvergoeding gebaseerd op 3/5 * 214 dagen. In de praktijk zal dit veelal tot een lagere vergoeding leiden.

Dik van Leeuwerden, bij ADP verantwoordelijk voor wet- en regelgeving, over de wijzigingen rondom het hybride werken: “Thuiswerken wordt eigenlijk steeds meer als secundaire arbeidsvoorwaarde beschouwd. Werkgevers moeten hierop acteren en zorgen dat er enerzijds nieuw beleid wordt doorgevoerd, en tegelijkertijd ook duidelijk aan medewerkers wordt uitgelegd wat er voor hen verandert. Het kan in 2022 voorkomen dat mensen een lager bedrag vergoed krijgen dan ze zouden verwachten, ondanks dat zij vanaf 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding krijgen. Dat komt omdat de enkele vergoeding voor reiskosten tot en met 2021 vaak hoger was dan de nieuwe combinatie van reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding vanaf 2022. 

Differentiatie van  de Aof-premie

Naast de wijzigingen door het hybride werken, wordt in 2022 ook de premie die werkgevers betalen voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) gedifferentieerd. Er komt een  onderscheid  tussen kleine en (middel)grote werkgevers. Voor de bepaling van de categorie waarin een werkgever valt, wordt gekeken naar de premieloonsom over 2020. Is de loonsom lager dan € 882.500 (25 * € 35.300), dan betaalt de werkgever de lage Aof-premie van 5,49%. Is de premieloonsom over 2020 hoger dan € 882.500 dan betaal je de hoge premie van 7,05%. Daar bovenop komt nog de opslag voor de kosten van uniforme opslag kinderopvang van 0,50%. Al is de loonsom over 2020 maar één euro hoger dan de grens van € 882.500, dan ben je de hoge premie verschuldigd. Het is voor werkgevers daarom verstandig om de loonsom over 2020 goed te controleren. Het verschil in premie per jaar per werknemer kan oplopen tot maximaal € 931.

Aandachtspunten voor werkgevers in 2022

Herzien van de WW-premie

Bij de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) is bepaald dat een werkgever voor een werknemer met een vast contract, dat schriftelijk is vastgelegd en geen oproepovereenkomst is, de lage WW-premie betaalt. Voor alle andere contracten is de werkgever de hoge WW-premie verschuldigd. Voor 2022 bedraagt de lage WW-premie 2,70% en de hoge premie 7,70%.

Om te voorkomen dat werkgevers de lage WW-premie betalen bij een vast contract met minder dan 35 uur per week en werknemers vervolgens alsnog variabel overwerken, is geregeld dat de werkgever alsnog de hoge premie moet betalen als de werknemer meer dan 30% meer uren krijgt verloond dan contractueel overeengekomen. Deze 30% herzieningsregel was in verband met de coronacrisis in 2020 en 2021 buiten werking gesteld, omdat met name in de zorg werkgevers dan geconfronteerd zouden worden met hogere werkgeverslasten door de toegenomen werkdruk. Vanaf 2022 treedt deze 30% herzieningsregel echter weer in werking. Werkgevers moeten dus gedurende het jaar goed in de gaten houden of de grens van 30% wel of niet wordt overschreden.

Recht op betaald ouderschapsverlof

Op 2 augustus 2022 treedt de Wet betaald ouderschapsverlof in werking. Met de inwerkingtreding van de wet krijgen zowel moeder als partner een wettelijk recht om in het eerste levensjaar van het kind betaald ouderschapsverlof op te nemen voor een periode van negen weken. De werknemer krijgt een uitkering van UWV die 50% van het (maximum) dagloon bedraagt. De maximale duur van ouderschapsverlof blijft 26 weken. De kans is groot dat meer werknemers ouderschapsverlof op zullen nemen, wat tot tekorten kan leiden bij sommige werkgevers. Zij moeten hiermee rekening houden in hun planning.

Codificatie begrip Inkomstenverhouding (IKV)

Het begrip IKV is tot nu toe een administratief begrip dat in de aangifte loonheffingen wordt gebruikt. In de loonaangifte worden gegevens niet per dienstbetrekking maar per IKV uitgevraagd.

Vanaf 2024 wordt de beschrijving in de gegevensspecificatie omgezet in officiële regelgeving. Werkgevers moeten vanaf dat jaar in meer situaties een nieuwe IKV of een afzonderlijke inkomstenverhouding in de aangifte opnemen. Deze wijziging, die een jaar is uitgesteld door de overheid, heeft grote gevolgen voor werkgevers, met name in de manier waarop de gegevens voor de loonaangifte in het HR- en salarispakket worden vastgelegd. Informatie om een IKV aan te kunnen maken, te bepalen wanneer een nieuwe IKV moet worden aangemaakt én correct aan te leveren in de loonaangifte doorloopt in de praktijk vaak meerdere organisatiesystemen en -lagen. HR- en salarisprofessionals moeten daarom nu al goed kijken welke informatie beschikbaar is en welke stappen gezet moeten worden om dit vanaf 2024 goed op orde te hebben.

Noot voor de redactie

Voor meer informatie:

Sterk Werk Communicatie
Frans Colthoff 
Tel: 06 30 85 13 60 
E-mail: frans.colthoff@sterkwerk.nl