Hoe ga je om met een geografisch steeds meer verspreid personeelsbestand

11 april, 2025

In de afgelopen vijf jaar is werken op afstand en hybride werken sterk toegenomen. Hierdoor kunnen medewerkers in bepaalde sectoren en functies verder van hun werkgever wonen. Sommigen werken zelfs vanuit een ander land of als ‘digital nomads’ terwijl ze de wereld rondreizen. De tijd van onophoudelijk pendelen tussen waar je woont en werkt is voorbij.

Daardoor is het personeelsbestand geografisch meer verspreid dan ooit. Uit het Today at Work onderzoek van ADP Research blijkt dat bijna een derde (31%) van de werknemers op afstand werkt, tegenover minder dan een kwart (23%) aan het begin van dit decennium. Terwijl sommige werkgevers graag iedereen weer fulltime op kantoor zien, omarmen anderen flexibel werken dat voordelen biedt, maar ook uitdagingen met zich meebrengt. 

De voordelen benutten

Dankzij technologieën als videovergaderingen en het werken in de cloud kunnen organisaties eenvoudiger internationaal uitbreiden en geografisch verspreide teams faciliteren. Dit biedt voordelen voor zowel werkgevers als werknemers.

Werkgevers hebben toegang tot een bredere talentenpool en vergroten zo de kans om de juiste kandidaat te vinden. Tegelijkertijd hebben werknemers meer mogelijkheden om goed betaald werk te vinden in regio’s met lagere kosten van levensonderhoud en minder reistijd.

De mogelijkheid om flexibel te werken is een belangrijk criterium op het verlanglijstje van veel werknemers en voor sommigen kan het zelfs een doorslaggevende factor zijn. Jongere generaties, vooral millennials en Gen Z, geven de balans tussen werk en privé de hoogste prioriteit bij het kiezen van een werkgever, blijkt uit onder andere het in 2024 gedane Gen Z and Millenial onderzoek van Deloitte. Werkgevers die mogelijkheden bieden voor werken op afstand of hybride werken, kunnen aantrekkelijker zijn voor zowel nieuwe als bestaande werknemers. Deze flexibiliteit draagt bij aan hogere medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en loyaliteit. Een onderzoek van de Universiteit van Oxford wijst uit dat gelukkige werknemers 13% productiever zijn.

De valkuilen voorkomen

Werknemers die wereldwijd verspreid zijn over verschillende locaties maakt het voor werkgevers echter ook ingewikkeld. Het bevorderen van samenwerking en managen van medewerkers en team is vaak makkelijker op locatie dan op afstand. Managers kunnen de voortgang en dynamiek beter volgen. Daarnaast kunnen ze problemen sneller signaleren en informeel bespreken met collega’s. Ook kunnen werknemers problemen makkelijker oplossen en strategieën bedenken als ze in dezelfde ruimte werken.

Tegelijkertijd kunnen werknemers die niet meer op kantoor of de werklocatie komen, zich minder zichtbaar voelen. Jongere medewerkers missen mogelijk leermomenten van ervaren collega’s. Ouders die werk en zorg voor hun kinderen combineren, kunnen zich zorgen maken over hoe er over hun aanwezigheid geoordeeld wordt. Werken op afstand kan er bovendien toe leiden dat sommige mensen het gevoel hebben dat ze 'altijd aan' moeten staan. Het ontbreken aan een scheiding tussen werk en privé leidt ertoe dat ze langer werken, 's avonds of in het weekend beschikbaar zijn, waardoor ze het risico lopen op meer stress en een verstoorde werk-privébalans. 

Bij internationale teams spelen ook culturele verschillen, tijdzones en wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming, privacy, arbeidsrecht en belastingen een rol. De regels kunnen per regio verschillen en tussentijds veranderen. Met werknemers die (deels) op afstand werken en ‘digital nomads’ die geregeld van locatie wisselen wordt het dus nog complexer. 

Compliance en inclusie bevorderen

Om deze uitdagingen aan te pakken, is het belangrijk om de impact ervan goed te managen. Het is belangrijk om de inclusie van werknemers die (deels) op afstand werken te bevorderen. Daarnaast moeten bedrijven inzicht hebben in de veranderende samenstelling van hun personeelsbestand en op de hoogte blijven van snel veranderende, wereldwijde wet- en regelgeving.

Een sterke bedrijfscultuur helpt medewerkers zich verbonden te voelen met het team, zelfs als ze vaak op afstand werken. Een effectieve manier om dit te realiseren is door nieuwe medewerkers hun inwerkperiode op locatie te laten doorbrengen. Zo kunnen zij hun collega’s persoonlijk leren kennen en waardevolle relaties opbouwen die bijdragen aan een goede samenwerking. Het regelmatig inplannen van teamdagen helpt medewerkers die geregeld op afstand werken hun kantoorbezoeken beter af te stemmen, zodat zij de interactie met collega’s en managers niet missen. Daarnaast kunnen sociale evenementen, zoals het gezamenlijk vieren van behaalde successen, bijdragen aan een hecht teamgevoel en betrokken werkomgeving.

Het opstellen van beleid voor (deels) werken op afstand is cruciaal. Hierin worden de verwachtingen en kaders van de organisatie vastgelegd. Daarnaast is het belangrijk om managers te trainen in het aansturen van teams op afstand en met behulp van krachtige, up-to-date data-analyse te benchmarken met vergelijkbare bedrijven, zowel qua grootte als sector, regio of wereldwijd. Dit biedt waardevolle inzichten voor strategische besluitvorming, beleidsontwikkeling en prestatiemeting.

Duidelijke en tijdige communicatie over locatiewijzigingen van werknemers is onmisbaar. Werkgevers moeten dat faciliteren, het werknemers zo makkelijk mogelijk maken om die informatie door te geven. Dit is essentieel, aangezien hun locatie invloed kan hebben op de wettelijke - en regelgevende verplichtingen waaraan de organisatie moet voldoen. Daarnaast is het belangrijk om zorgvuldig na te denken over hoe een bedrijf eerlijk en conforme arbeidsvoorwaarden kan bieden op het gebied van salaris, belastingheffing, gegevensbescherming en andere HR-gerelateerde zaken, zoals gelijke kansen en toegang tot secundaire arbeidsvoorwaarden als privézorg of betaald verlof. Een effectieve manier om aan deze complexe eisen te voldoen, is samenwerken met bedrijven die gespecialiseerd zijn op het gebied van salarisadministratie, HR en compliance. Zij kennen alle wetten en regels en helpen bij het voldoen aan alle verplichtingen.

Het werken met een geografisch verspreid personeelsbestand is inmiddels voor veel bedrijven realiteit. Hoewel er nog volop discussie is over de voor- en nadelen van werken op afstand, is de kans klein dat deze trend verdwijnt. Veel werknemers hechten grote waarde aan deze flexibiliteit, en organisaties zien de voordelen ervan. Om die voordelen te benutten, moeten werkgevers rekening houden met de wet- en regelgeving van verschillende werklocaties, hun medewerkers daarin optimaal ondersteunen en volledig betrekken.