15 September, 2022
Op 17 september is het World Cleanup Day. Op deze dag worden mensen opgeroepen om zwerfvuil op straat op te ruimen. Daarnaast is het een goede gelegenheid om ook eens door het digitale vuil heen te gaan. Alle oude mails, foto’s en filmpjes die ergens in de cloud staan ben je misschien vergeten, maar er is wel een datacentrum voor nodig om die in de lucht te houden. En die verbruiken nogal wat energie en veroorzaken dus uitstoot. Een jaar lang 20 mailtjes per dag sturen staat bijvoorbeeld gelijk aan 1000 kilometer autorijden (Bron: 52wekenduurzaam.nl).
Alles wat online staat, blijft bestaan tot je het daadwerkelijk weggooit. En dan heb je nog steeds kans dat het ergens in back-ups is blijven staan. Tijd voor een grote schoonmaak.
Clean je cloud
Dataopslag en internetgebruik kosten energie, en veroorzaakt dus CO2-uitstoot. Meer dan je denkt. Eén mailtje is bijvoorbeeld al goed voor 0,3 gram CO2-uitstoot. Of neem Youtube, die is verantwoordelijk voor maar liefst 1% van de wereldwijde CO2-uitstoot! Wil je weten wat je zelf kunt doen om data te besparen? Op de website van 52wekenduurzaam.nl staan een aantal tips.
Hoe gaan we bij ADP om met data?
Klantdata bewaren we volgens de richtlijnen van de overheid. Bedrijven en zelfstandigen zijn verplicht hun administratie 7 jaar te bewaren. Dit staat in de wet. Er zijn ook gegevens die een bedrijf wel 10 jaar moet bewaren. ADP’s Workforce HR-dossier heeft een NEN 2082 certificaat en voldoet daarmee aan de hoogste veiligheidseisen voor digitaal dossierbeheer. Dit betekent dat overheidsorganisaties en ook bedrijven hun personeelsdossiers met ADP Workforce geheel volgens de eisen van de Archiefwet kunnen beheren.
Met betrekking tot onze eigen data stimuleren we medewerkers op regelmatige basis om oude, niet-relevante data op te ruimen. Jaarlijks vinden er steekproefsgewijze controles plaats bij de medewerkers om te controleren of er geen klant- en persoonsgegevens zijn opgeslagen in de persoonlijke folders. Deze controles passen in ons beleid met betrekking tot de data privacy wetgeving (Global Privacy Data Regulation). Naast deze controles wordt alle medewerkers diezelfde periode actief gevraagd om persoonlijke folders op te schonen. Zo draagt iedere medewerker bij aan een opgeruimde digitale ruimte.
Ada Knol
CSR Consultant
