Betrouwbare gegevens helpen je om slimme beslissingen voor je bedrijf te nemen wanneer het wordt geconfronteerd met veranderingen van welke aard dan ook. In het huidige economische en politieke klimaat is dit belangrijk voor elke organisatie. Het is dan ook geen verrassing dat 54% van de bedrijven wil dat hun payroll-teams meer tijd besteden aan gegevensanalyse.1
Inzichten op basis van payroll-gegevens versnellen je toegang tot nieuwe markten en helpen te voorkomen dat je zakelijke beslissingen neemt op basis van gebrekkige informatie.
Bij uitbreiding naar een nieuw land moet je het volgende weten:
- De kosten voor het werven van personeel in het land waar jouw bedrijf zich vestigt (benchmarking van vergoedingen)
- De salarissen, overheadkosten en overwerk van je payrollmedewerkers
- Of er vergelijkbare vestigingen in jouw organisatie zijn
Als je eenmaal je bedrijf hebt opgezet in een ander land, wil je goed zicht hebben op de productiviteit, loonkosten, wetswijzigingen, gelijke beloning en behoeften van investeerders. Ook wil je valutaschommelingen nauwlettend in de gaten houden. Je wilt dit alles ook kunnen vergelijken met soortgelijke vestigingen binnen je bedrijf.
Ga direct naar de bron...
Het begint allemaal bij de payroll. De payroll-gegevens zijn het nauwkeurigst, omdat ze bij elke salarisrun (bijvoorbeeld maandelijks of tweewekelijks) worden gecontroleerd. Maar ironisch genoeg kan het verzamelen van de gegevens nog steeds veel tijd kosten als het in verschillende systemen en formats gebeurt.
Veel HR- en payroll-teams besteden nog steeds onnodig veel uren aan het samenbrengen van informatie uit verschillende systemen in meerdere regio's. 41% van de bedrijven wil het liefst handmatig werk verminderen door afstemmingen tussen payroll- en andere bedrijfssystemen te automatiseren.1
... om een bron van strategische input te worden
In onze ervaring is het aantal salarisverwerkers waarmee je samenwerkt, sterk afhankelijk van twee belangrijke factoren. De eerste is of je wel of geen internationale payroll-strategie hebt, de tweede of je internationale uitbreiding organisch of via overnames is gegaan.
Van de organisaties die zeggen geen consistente payroll-strategie te hebben als onderdeel van hun internationale uitbreiding, gebruikt ongeveer een kwart (26%) voornamelijk eigen systemen en nog eens 26% een combinatie van eigen systemen en outsourcing.
Bedrijven hebben hun eigen redenen om deze verschillende systemen te gebruiken. Misschien heb je verouderde systemen na fusies en overnames, of heeft een lokale manager een salarisverwerker gekozen met een goede reputatie in het land.
Wat de reden ook is, het maakt alles moeilijker wanneer je gegevens moet verzamelen. Het consolideren van je payrollplatforms biedt inzicht in je payroll-proces en maakt het gemakkelijker om trends in het personeelsbestand op te sporen die de uitbreiding van je bedrijf kunnen ondersteunen of laten mislukken.
Een uniform cloud-based platform kan al je gegevens naadloos integreren, maakt het gemakkelijk om nauwkeurige, realtime gegevens te vinden en te delen wanneer je ze nodig hebt en houdt ze veilig en beschermd.
Zodra je een duidelijk beeld hebt van je payroll-gegevens, wordt het pas echt interessant. Zoek een salarisverwerker die jouw internationale payroll- en HR-gegevens aan elkaar kan koppelen, zodat je beschikt over informatie van onschatbare waarde voor je hele personeelsbestand.
Gebruik gegevens om de digitale transformatie van de payroll aan te sturen
Gegevens vormen de rode draad tussen de drie fasen van de digitale transformatie van elke payroll-functie.
- Optimalisatie
Elk groeiend bedrijf moet hun activiteiten optimaliseren. Voor de payroll betekent dit vereenvoudigen, verwerkingsfouten minimaliseren en kostenefficiënties realiseren.
De optimalisatie omvat ook de interne structuur van jouw payroll-functie. Of je dienstverleningsmodel nu gecentraliseerd, geregionaliseerd of locatiegebonden is, kun je snel de gegevens verkrijgen die nodig zijn voor beslissingen over bedrijfsgroei?
- Inzichtelijkheid
Dit is een belangrijk voordeel van het samenvoegen van je HR- en payrolloplossingen.
Toen aan internationale leiders werd gevraagd wat voor resultaten zij hoopten te zien na de digitale transformatie van de payroll, werden de volgende twee antwoorden het vaakst genoemd:
- Integratie van payroll met andere bedrijfs- en HR-systemen
- Meer betrouwbare software in de cloud
Inzicht hebben in de uitgaven is een vereiste voor de financiële afdeling van elk groeiend bedrijf. Of je bedrijf nu zelfstandig groeit of uitbreidt door fusies en overnames: je hebt betrouwbare modellen, prognoses en rapportage nodig. De ideale structuur om de gegevens te leveren die je nodig hebt, is er een waarin payroll-, HR- en financiële systemen volledig geïntegreerd zijn. We zagen echter dat slechts 47% van de internationaal actieve bedrijven hun payroll- en internationale boekhoudings- en financiële systemen geïntegreerd heeft, en slechts 45% hun internationale HR-system-of-record.1
Voor HR-teams betekent inzicht in personeelsgegevens een uitgebreide benchmarking, nauwkeurige planning van de arbeidsvoorwaarden en minder stress wanneer er rapporten nodig zijn. De mogelijkheid om trends in payrollgegevens te identificeren en bij te sturen is daarbij nu belangrijker dan ooit. Zo meldde McKinsey & Company in hun onderzoek 'Diversity matters even more' in 2023 dat bedrijven in het hoogste kwartiel voor vrouwen- en minderhedenrepresentatie 39% vaker beter presteren op financieel vlak dan bedrijven in het laagste kwartiel.2
- Wendbaarheid
De payroll-optimalisatie levert zichtbare, bruikbare gegevens over werknemers op en maakt de derde fase, wendbaarheid, mogelijk. Je kunt je alleen aanpassen en nieuwe manieren van werken vinden als je over de gegevens beschikt die nodig zijn om snel te handelen. Met bruikbare gegevens kun je niet alleen reageren op interne en externe veranderingen, maar ook nauwkeurige voorspellingen doen en anticiperen op nieuwe ontwikkelingen.
Gegevensgestuurde payroll levert informatie op die essentieel is voor jouw besluitvorming, voornamelijk wat betreft de kosten. En als je je payroll- en HR-gegevens koppelt, beschik je over een grote hoeveelheid personeelsinformatie waarmee je succesvol kunt zijn op nieuwe markten. Met andere woorden: gegevens sturen niet alleen je payroll aan, maar ook de groei van je bedrijf.
“Nu onze systemen geïntegreerd zijn, kunnen we vertrouwen op de nauwkeurigheid van ons HR-systeem voor het genereren van inzichten en dashboards. Deze gestroomlijnde gegevensflow heeft de kwaliteit van onze rapportage verbeterd, geeft ons financiële team de informatie die zij nodig hebben en heeft de planning, de budgettering en het volgen van ons medewerkersbestand geoptimaliseerd. Ons management gebruikt deze inzichten nu actief om beter inzicht in het bedrijf te krijgen en de strategische besluitvorming te ondersteunen.”
— Oluyomi Okunowo
SVP of Total Reward and People Operations, Wella Company
1. ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2. McKinsey & Company, Diversity matters even more: The case for holistic impact report 2023.
