Verander je internationale payroll: van backoffice-functie naar strategisch voordeel

De kracht van payroll: Wereldwijde payroll-enquête

Waarom ADP internationale payroll elk jaar onderzoekt

Elk jaar voert ADP onderzoek uit onder senior leiders die verantwoordelijk zijn voor payroll. Het doel van onze enquête is de prestaties, veerkracht en strategische bijdrage van payroll aan de internationale bedrijven van tegenwoordig te beoordelen. Alle 1486 ondervraagden werken bij multinationals met meer dan 1000 internationale medewerkers.

Belangrijke onderwerpen en aspecten van payroll:

• Nauwkeurigheid
• Efficiëntie
• Strategische waarde
• Vermogen om van een backoffice-functie te veranderen in een strategische zakelijke functie:

Nu bedrijven de coronapandemie achter zich laten, richten ze zich op het uitbreiden van activiteiten over de hele wereld. Respondenten hebben echter verschillende belangrijke problemen gezien die payroll eerst moet overwinnen voordat het de backoffice kan verlaten.

Wat zijn de wensen voor het verbeteren van internationale payroll?

Belangrijkste bevindingen: vier hoofdtehema's

1. Payroll onder vuur

• 6 op de 10 respondenten (61 procent) meldden dat hun payroll-activiteiten ten minste 1 keer in de afgelopen 24 maanden te maken hadden gehad met een beveiligingsinbreuk
• Door dit probleem direct aan te pakken heeft de payroll-infrastructuur de veerkracht om zakelijke groei te ondersteunen.

2. Is payroll toekomstbestendig?

• Complexere en variabelere werkpatronen betekenen dat transparantie, nauwkeurigheid en efficiëntie van payroll belangrijker zijn dan ooit, terwijl bedrijven schaalbare payrollteams, -technologie en -processen vereisen.
• Nu personeelstekort en inefficiëntie impact hebben op bedrijven, is dit de beste tijd om innovatieve payroll-systemen en -technologie te integreren om de administratieve last te verlichten.

3. Payroll die kan schalen

• Meer dan de helft van de respondenten (56 procent) gaf aan dat ze geen volledig zicht hebben op de prestaties, nauwkeurigheid en data van payroll voor al hun internationale locaties.
• Een meer gezamenlijke aanpak zorgt voor internationale efficiëntie, benchmarking en centrale leiding, wat essentieel is bij het betreden van nieuwe markten.

4. De strategie helpen realiseren met payroll-data

• Payroll-data beïnvloedt de strategie op het hoogste niveau: bijna de helft van de respondenten (45 procent) meldt dat senior managers er in toenemende mate om deze data vragen
• Betere integratie in bedrijfssystemen zorgt ervoor dat bedrijfsleiders de volledige waarde van payroll-data kunnen ontsluiten.

In de schijnwerper

Het rapport toonde aan dat data van grote waarde kan zijn omdat het leiders inzicht geeft in hun werkzaamheden en personeel. Maar data kan ook een kwetsbaar punt zijn als dit niet goed wordt beveiligd.

Beveiligingsinbreuken vormen een risico voor bedrijfscontinuïteit

Terwijl werkzaamheden steeds digitaler en meer verbonden worden, is cybercrime een van de grootste risico's geworden voor bedrijfscontinuïteit. Van de bedrijven die de afgelopen 24 maanden te maken hadden met ten minste 1 cyberaanval:

• Beschreef meer dan de helft (58 procent) de aanval als 'groot' (12 procent)
• Gaf bijna 1 op de 4 (24 procent) aan dat hun payroll te maken heeft gehad met drie of meer inbreuken

Door deze dreiging van cyberaanvallen stellen bedrijven het standaardiseren of integreren van hun payroll-activiteiten op internationaal niveau uit. Als bedrijven echter niets doen, zijn ze kwetsbaar voor verdere aanvallen die grote gevolgen kunnen hebben voor hun reputatie, regelgeving en de betrokkenheid van personeel. De oplossing? Payroll-systemen en -teams moeten worden gewapend om deze aanvallen te weerstaan door gebruik te maken van gedegen technologie, processen en training.

Automatisering als oplossing voor payroll-inefficiëntie en personeelstekort

Gezien het belang van payroll voor bedrijven is het zorgelijk dat slechts 1 op de 3 respondenten (33 procent) een payroll-nauwkeurigheid van gemiddeld 90 procent of hoger meldt voor alle regio's. Dit gebrek aan nauwkeurigheid gaat samen met, en wordt mogelijk veroorzaakt door, een tekort aan payroll-personeel. Meer dan een derde (37 procent) van de respondenten heeft in de laatste jaren ruim 10 procent van hun payroll-personeel zien vertrekken.

Wellicht als gevolg hiervan stellen werknemers de hoogte van hun vergoeding vaker ter discussie, waardoor de druk op toch al overbelaste payroll-teams verder toeneemt. Bijna de helft van de respondenten (45 procent) zegt dat ze nog altijd meer payroll-verzoeken zien dan voor de pandemie.

Administratie automatiseren

Er is een duidelijke kans om de invoer en afstemming van data te automatiseren door systemen te integreren en gerobotiseerde procesautomatisering (RPA) te gebruiken. Toch beslaat RPA voor meer dan de helft van de respondenten (53 procent) minder dan 30 procent van hun payroll-processen. Het versnellen van de implementatie en integratie van RPA-technologie zorgt voor aanzienlijk meer nauwkeurigheid en efficiëntie, waardoor medewerkers minder administratieve taken hoeven uit te voeren en zich kunnen richten op strategische activiteiten.

Volgende stappen: investeren in payroll betaalt zich uit

Payroll kan een strategische kracht in het bedrijf zijn door een flexibel, betrokken personeelsbestand te creëren en wereldwijde groei te ondersteunen. Het verandert echter alleen van de fundamentele toepassing (het betalen van personeel) naar het niveau van het faciliteren van de strategie als werknemers erop kunnen vertrouwen dat hun loonstrookje klopt en managers snel en gemakkelijk toegang hebben tot de data en rapporten.

Door zorgen op de korte termijn uit de wereld te helpen en payroll te zien als een strategisch voordeel, kunnen bedrijven een payroll-infrastructuur opzetten die de flexibiliteit en schaalbaarheid heeft om de komende 20 jaar en verder mee te groeien. Payroll moet het hoge tempo van veranderingen bij kunnen houden. Hoe langer organisaties wachten of blijven werken met lapmiddelen, des te groter is het risico. Om innovatie, efficiëntie en groei in het bedrijf te versnellen, moet payroll een uniform, internationaal, veilig en veerkrachtig payroll-model zijn. Payroll moet geïntegreerd worden in het bedrijf, wat zorgt voor consistentie in andere werkzaamheden en waardoor tijdrovende administratie niet langer nodig is.

TAGS: Payroll ADP® Global Payroll Multinational bedrijf HR Gidsen