Personeelsbeheer is een complexe taak, zeker in de moderne werkplek. Een goede software voor personeelsbeheer kan de taak beduidend eenvoudiger maken voor managers en HR-medewerkers. In dit artikel bespreken we waarom software voor personeelsbeheer onontbeerlijk is, welke impact het gebruik ervan heeft op je salarisadministratie, en hoe je de software naadloos integreert in je bedrijf.

Wat is software voor personeelsbeheer?

Personeelsbeheer is een brede term voor een variëteit aan taken, van het opstellen van planningen en schema’s tot het registreren van gewerkte uren en het verzekeren van naleving van relevante wetten en regels. Al deze taken manueel uitvoeren, kost bijzonder veel tijd en opent de deur voor fouten.

Software voor personeelsbeheer lost beide problemen tegelijk op: het zorgt ervoor dat medewerkers en middelen op een correcte en efficiënte manier worden toegewezen en automatiseert veel van het werk. Dat maakt op zijn beurt dat je een betere service kunt garanderen voor je klanten, en tegelijk je personeel tevreden houdt met gebalanceerde werkschema’s en goede communicatie. Bovendien krijg je meer greep op je kosten en een beter inzicht in mogelijkheden tot besparing.

De rol van software voor personeelsbeheer in je payroll-proces

Een ander voordeel van software voor personeelsbeheer is de integratie ervan met je payroll. Tijdsregistratie is een belangrijk onderdeel van software voor personeelsbeheer, en deze informatie kan rechtstreeks worden doorgestuurd naar je software voor salarisadministratie. Daardoor kunnen zaken als gewerkte uren en overuren automatisch berekend worden. Het resultaat: een correcte payroll waar nauwelijks manuele ingrepen bij komen kijken.

ADP heeft zowel software voor personeelsbeheer als voor salarisadministratie, die uiteraard naadloos op elkaar aansluiten. Maar ook als je software van verschillende providers gebruikt, kan de integratie vlot verlopen. Raadpleeg de partnerintegraties van ADP om de mogelijkheden voor jouw bedrijf te leren kennen.

De voordelen van software voor personeelsbeheer integreren met je payroll-systeem

Er zijn talloze voordelen aan het integreren van software voor personeelsbeheer en software voor salarisadministratie. Hier sommen we de belangrijkste op:

  • Minder kans op fouten. Omdat de data gecapteerd in de software voor personeelsbeheer automatisch wordt overgedragen naar je software voor salarisadministratie, is er geen kans op fouten door manuele overdracht. Zo wordt je personeel steeds correct betaald.
  • Besparing van tijd en middelen. Manuele dataoverdracht is een tijdrovende bezigheid. Software voor personeelsbeheer bespaart je HR-departement heel wat tijd, die je HR-medewerkers kunnen besteden aan het oplossen van complexe problemen waarbij automatisering niet kan helpen.
  • Meer veiligheid. Gereputeerde softwareproviders zorgen ervoor dat je data steeds veilig wordt opgeslagen en overgedragen, zodat je je geen zorgen hoeft te maken om privacy en naleving.
  • Meldingen bij fouten. Wanneer er inconsistenties in de data zitten of de data lijkt in te druisen tegen de bedrijfsregels of de wettelijke limieten op werk en overwerk, ontvang je automatisch meldingen van het systeem. Zo worden problemen snel gespot en opgelost.
  • Beter inzicht in je bedrijf. Met goede software voor personeelsbeheer kan je in een oogopslag inzicht krijgen in hoe mensen en middelen worden toegewezen. Zo kan je beslissingen maken op basis van actuele data en je HR-strategieën continu verbeteren.

Uitdagingen bij het integreren van software voor personeelsbeheer

Overschakelen naar nieuwe (software)systemen brengt altijd uitdagingen met zich mee, dat is niet anders wanneer je een software voor personeelsbeheer gaat gebruiken. De overschakelingsfase vraagt heel wat tijd, geduld en middelen van je HR-departement.

Hoe eenvoudig of ingewikkeld de overschakeling is, hangt sterk af van welke systemen je bedrijf al in gebruik heeft. Gebruik je al software voor personeelsbeheer en salarisadministratie, maar wil je overschakelen op een nieuwe provider, dan is het proces relatief eenvoudig. Werk je nog manueel voor (één van) beide systemen, dan vergt de overschakeling meer werk. Toch is deze investering de moeite waard, want op termijn bespaar je heel wat tijd eens de systemen geïnstalleerd zijn en manuele taken van je overnemen.

Een ander mogelijk probleem is de integratie tussen je software voor personeelsbeheer en je software voor salarisadministratie. Niet alle systemen integreren even vlot met elkaar, en problemen op dit vlak zorgen voor frustratie en verminderen de waarde van je investering. In sommige gevallen kan beide systemen overschakelen naar dezelfde provider een betere optie zijn.

Tot slot is een provider kiezen zelf al een uitdaging. Er zijn talloze oplossingen op de markt die meer productiviteit en inzicht beloven. Hoe maak je dan de juiste keuze? Het is belangrijk om goed marktonderzoek te doen, maar ook duidelijk te hebben wat jouw bedrijf precies nodig heeft. Zo kan je gericht op zoek gaan en vermijden dat je te veel gaat betalen voor een software met functies die je niet nodig hebt. Daarnaast is het natuurlijk een goed idee om te kiezen voor een gereputeerde provider met positieve reviews.

Hoe de software voor personeelsbeheer van ADP Sage hielp met haar payroll

Sage, zelf een provider van software voor financieel beheer, kiest voor ADP als haar globale payroll-partner. Sage was op zoek naar een gecombineerde oplossing voor HR en payroll die de ingewikkelde vereisten van een grote, internationale organisatie kon ondersteunen. Bij ADP vond het bedrijf wat het nodig had.

“We kozen voor ADP omdat het de marktleider is op het vlak van payroll-beheer over landsgrenzen heen. De oplossingen van ADP zijn zeer schaalbaar, zodat we ze eenvoudig kunnen uitbreiden en aanpassen aan wat het bedrijf nodig heeft”, vertelt Charlotte O’Driscoll, Global Payroll and People Projects Director bij Sage.

De uitdagingen van Sage:

  • Sage gebruikte 14 verschillende payroll-systemen in de verschillende landen waar het actief is. Dat leidde tot een gefragmenteerd proces. Sage was dringend op zoek naar een overkoepelende oplossing om het payroll-proces te standaardiseren over landsgrenzen heen.
  • Een alles-in-één oplossing vinden was lastig, aangezien ieder land andere regels, banksystemen en arbeidswetten heeft.
  • Als multinational efficiënt werken over grenzen heen was een grote uitdaging voor Sage.

Hoe ADP kon helpen:

  • ADP GlobalView, een cloud-gebaseerd softwaresysteem, vereenvoudigt internationaal payrollbeheer. Het biedt een gecentraliseerd platform voor het beheer van personeelsdata, maar voorziet ook integratie met lokale regelgeving om te verzekeren dat salarisadministratie volgens de regels gebeurt.
  • ADP Celergo is gemaakt voor kleinere territoria en stelt HR-professionals ertoe in staat om salarisadministratie over landsgrenzen heen efficiënt af te handelen dankzij eenvoudige toegang tot personeelsgegevens. De software stroomlijnt berekeningen en rapporten en standaardiseert internationaal payroll-beheer op effectieve wijze.
  • Beide oplossingen bevatten een gebruiksvriendelijk ‘self-service’ portaal, waar medewerkers hun gegevens kunnen raadplegen.

Conclusie

Goed geïntegreerde software voor personeelsbeheer en salarisadministratie maakt een gigantisch verschil voor je HR-departement. Het systeem garandeert naleving van relevante regels en wetten, minimaliseert de kans op fouten, en zorgt ervoor dat het hele departement efficiënter kan werken.

Medewerkersgegevens centraal beschikbaar stellen op een beveiligde manier bespaart tijd en middelen, en verhoogt de kwaliteit van je data. Een enkel systeem zorgt ervoor dat:

  • data automatisch wordt overgedragen tussen HR, systemen voor tijdsregistratie, en je salarisadministratie, zodat de kans op fouten verkleint;
  • de gebruikerservaring voor je medewerkers verbetert, zodat ze meer tevreden zijn;
  • de risico’s rond compliance sterk verminderd worden omdat data niet langer manueel overgedragen wordt.

ADP is de globale marktleider op het vlak van software voor personeelsbeheer en salarisadministratie. Onze technologie maakt de integratie tussen HR en payroll naadloos en bespaart je heel wat kopzorgen. Met oplossingen voor bedrijven van alle soorten en formaten verzekeren we dat ook jouw salarisadministratie vlekkeloos verloopt.

Boek nu een demo voor een persoonlijke demonstratie van hoe ADP jouw personeelsbeheer en salarisadministratie naar een hoger niveau kan tillen.