Wanneer je bedrijf groeit van een eenpersoonszaak naar een mkb en zelfs verder, worden taken als HR en salarisadministratie ook ingewikkelder. Als zaakvoerder kan dat frustrerend zijn: je wil immers focussen op je core business en uitbreiding, niet op administratieve taken. Je salarisadministratie uitbesteden kan dan de ideale keuze zijn om ruimte te creëren voor wat echt belangrijk is.

Daarmee willen we natuurlijk niet beweren dat salarisadministratie onbelangrijk is: integendeel, het is een van de belangrijkste onderdelen van je zaakvoering. Net daarom is het een goed idee om dit complexe gegeven over te laten aan experts ter zake. Wanneer je je salarisadministratie uitbesteedt aan een gereputeerd bedrijf, kan je er zeker van zijn dat er geen foutjes insluipen en dat je administratie steeds in orde is.

In dit artikel bekijken we in meer detail waarom salarisadministratie uitbesteden nou net zo voordelig is voor jouw bedrijf, en hoe je de juiste partner uitkiest om je salarisadministratie aan toe te vertrouwen.

De uitdagingen van salarisadministratie zelf doen

Zelf je salarisadministratie doen kan in het begin nog haalbaar lijken, wanneer je maar een handvol medewerkers hebt. Hoe meer medewerkers met verschillende statuten, anciënniteit en contractvormen, hoe ingewikkelder het echter wordt. Waar je bij het begin slechts enkele uren per week aan salarisadministratie moet besteden, wordt het al snel een deel- of zelfs voltijdse baan. Bovendien is er meer specialistische kennis voor vereist om zeker te zijn dat je voldoet aan alle wettelijke vereisten.

Daarnaast is salarisadministratie een tijdrovende bezigheid, al helemaal wanneer je niet de noodzakelijke kennis bezit en veel dingen moet opzoeken. In dat laatste geval loop je ook het risico dat er fouten in je administratie kruipen. Een gemiste komma of een typfoutje is snel gebeurd, maar kan grote gevolgen hebben, van een medewerker die niet correct betaald wordt tot boetes van de Belastingdienst.

De voordelen van salarisadministratie uitbesteden

Met zo veel risico’s en uitdagingen geassocieerd met je salarisadministratie zelf uitvoeren, is het niet moeilijk om de voordelen te zien van het outsourcen. Toch zetten we alle voordelen van salarisadministratie uitbesteden hier nog eens uitgebreid op een rijtje.

1. Minder fouten, meer compliance

Wanneer je je salarisadministratie overlaat aan experten ter zake, is de kans veel kleiner dat er fouten gebeuren. Payroll-professionals beschikken immers over software die veel onderdelen van het proces automatiseert en die fouten kan detecteren en signaleren. Bovendien bezitten experten de juiste kennis om te begrijpen waar mogelijke pijnpunten in het proces zitten. Een betrouwbare partner kan je salarisadministratie veel efficiënter laten verlopen.

Met professionals aan je zijde loop je ook minder risico op het onbedoeld breken van wetten en regels. De wetgeving rond belastingen en werkgeverschap is complex en verandert continu: op de hoogte blijven en zorgen dat je aan alle regeltjes voldoet, is een slopende taak. Voor experten ter zake is het echter hun dagelijks brood, waarmee ze zich met plezier in jouw plaats bezighouden.

2. Schaalbaar en flexibel

Zelf personeel aannemen dat instaat voor je HR-diensten en salarisadministratie, kan ingewikkelder zijn dan het lijkt. Naarmate je bedrijf groeit, wordt dit werk complexer en tijdrovender. Het kan daardoor erg lastig zijn om accuraat in te schatten voor hoeveel uur per week je iemand moet aannemen, en de werkdruk kan op korte tijd veranderen.

Neem je een externe partner onder de arm, dan kan deze flexibel met je meegroeien en een pakket op maat aanbieden. Zo betaal je nooit voor meer uren of personeel dan nodig is om je salarisadministratie op orde te krijgen. Bovendien kan je bij je partner terecht voor advies over veranderende omstandigheden, zoals flexibele uren of thuiswerk.

3. Privacy en databescherming gegarandeerd

Als werkgever is het belangrijk dat je je steeds houdt aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wanneer je personeelsgegevens verwerkt. Het is natuurlijk ook daarbuiten belangrijk om gevoelige gegevens zoals salarisdata steeds privé te houden.

Wanneer je salarisadministratie door experten geregeld wordt, hoef je je daar geen zorgen om te maken. Deze bedrijven weten hoe ze met confidentiële gegevens moeten omgaan en hebben procedures en systemen om privacy te garanderen. Zo hoef jij je niet bezig te houden met het uitzoeken van de beste firewalls, encryptie en dataopslag: je payroll-partner regelt het allemaal voor je.

4. Professioneel advies op maat

Wist je dat salarisadministratie uitbesteden je ook geld kan besparen? Niet alleen omdat je met een correcte administratie boetes vermijdt: HR-professionals kunnen je daarnaast adviseren over fiscale maatregelen en subsidies waarvan je gebruik kunt maken om je loonkosten zo laag mogelijk te houden (uiteraard zonder negatieve impact op de lonen van je medewerkers).

Bovendien kan professioneel beheer van je salarisadministratie je inzichten geven in je loonkosten die je anders niet had. De experten van ADP kunnen je adviseren over de beste statuten en contractvormen voor medewerkers op basis van de specifieke situatie van jouw bedrijf. Tot slot kunnen ze ook je belastingaangifte voor je regelen: nog een tijdrovende taak waar jij je geen zorgen meer om hoeft te maken.

5. Integratie met HR-systemen

Hoe meer je bedrijf groeit, hoe groter de behoefte aan HR-systemen die verdergaan dan alleen je salarisadministratie. Denk maar aan beloningsbeleid, verzuimmanagement, performance management, … Het zijn allemaal zaken waar je als goede werkgever in een competitieve arbeidsmarkt actief over moet nadenken.

Dat wordt heel wat eenvoudiger als je softwaresystemen hebt die vlot met elkaar kunnen communiceren én professionele partners die weten waar ze mee bezig zijn. ADP biedt beide: een geïntegreerd softwaresysteem waarmee je zowel je salarisadministratie als andere HR-zaken kunt regelen, én verschillende niveaus aan HR-outsourcing en begeleiding. Kortom: ADP kan een pakket op maat voor je samenstellen dat beantwoordt aan je behoeften in ieder stadium van je zaakvoering.

Salarisadministratie uitbesteden: een succesverhaal voor Amazon

ADP is een globale leider op het vlak van uitbesteedde salarisadministratie, een service die het uitvoert voor klanten als PayPal, Innocent en Amazon. Zo had Amazon UK op een bepaald moment hulp nodig met het vinden van een oplossing voor salarisadministratie die hen kon ondersteunen bij hun explosieve groei. Alleen software was in dit geval niet genoeg: ze hadden een team aan legislatieve experten nodig dat kon verzekeren dat het bedrijf voldeed aan wereldwijde compliance-regels en arbeidswetten.

Met ADP vond Amazon precies wat het nodig had. “Met ondersteuning van ADP konden we op korte tijd een half miljoen werknemers overschakelen op wekelijkse betaalcyclussen: de grootste versnelling in looncycli ooit. We konden ons geen fouten veroorloven, en we hadden weinig tijd. Dankzij de technologie van ADP is het zonder brokken gelukt. Het ADP-team stond helemaal klaar voor ons en wist de klus te klaren.”

De juiste partner voor salarisadministratie uitkiezen

Met een markt die zowat overloopt van de payroll-providers en andere salarisadministratiebedrijven, kan het moeilijk zijn om te weten hoe je de juiste keuze maakt. Verschillende providers bieden verschillende diensten, pakketten, software, opties, … Zie je door de bomen het bos niet meer? Deze factoren zijn belangrijk bij het maken van je keuze:

1. Gebruiksvriendelijkheid

Jij en je medewerkers zullen moeten werken met de software van je gekozen partner. Het is daarom belangrijk om te kiezen voor een software die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, zodat je personeel er snel mee weg is.

2. Aanpasbaarheid

Je wil natuurlijk een partner voor salarisadministratie die op jouw maat kan werken, maar ook mee kan groeien met je bedrijf. In welke mate is de provider in staat om op korte termijn zijn diensten aan te passen wanneer de behoeften van je bedrijf veranderen? Is het eenvoudig om je softwarepakket uit te breiden wanneer er extra medewerkers aan boord komen? Dit zijn belangrijke vragen om te stellen voor je je beslissing neemt.

3. Prijs

Uiteraard wil je niet betalen voor meer functies dan je nodig hebt. Ga daarom op zoek naar een provider die je modulair laat kiezen voor alleen de features die je nodig hebt. Bij ADP betaal je bijvoorbeeld alleen voor het aantal actuele medewerkers in het systeem.

4. Functies

Welke functies zijn beschikbaar in de software van je salarisadministratiepartner, en in welke mate kan je deze uitbreiden of integreren met andere software? Een voorbeeld: als je medewerkers hebt die moeten in- en uitklokken, is het wel zo handig als de uurregistraties automatisch integreren met de salarisadministratie. Communiceer dus goed aan potentiële partnerbedrijven wat je nodig hebt en verwacht.

5. Reputatie

Je wil natuurlijk zeker zijn dat je gekozen payroll-partner ook doet wat hij belooft. Daarom is het altijd een goed idee om te kiezen voor een gereputeerd bedrijf dat goede reviews en tevreden klanten kan laten zien.

Op zoek naar een betrouwbare partner om je salarisadministratie aan uit te besteden? ADP heeft meer dan 1 miljoen klanten wereldwijd en ondersteunt bedrijven en organisaties van alle soorten en maten. Je salarisadministratie is in veilige handen bij ADP. Neem vandaag nog contact op voor een demo.