Workforce management-software is een krachtige tool voor je bedrijf. Het helpt je met de naleving van alle relevante regels, de Nederlandse Belastingwet, en interne afspraken, en bespaart je team bovendien een hele hoop tijd. De software gaat efficiënt om met de administratieve taken die komen kijken bij het managen van je personeelsbestand in de moderne werkplek, van planningen opmaken tot HR-beheer en payroll.

Omdat workforce management-software deze processen in grote mate automatiseert, wordt je team productiever, vermindert de kans op fouten, en worden onboarding en werving eenvoudiger. Het resultaat is efficiënt personeelsbeheer en een lager risico op fouten tegen de compliance.

Compliance gaat over meer dan het naleven van de Nederlandse wetgeving, de belastingregels en de Arbowet. Wanneer je compliance-procedures in orde zijn, vormen ze een schild dat je zaak beschermt tegen reputatieschade en financiële verliezen. In dit artikel gaan we dieper in op hoe workforce management-software je kan helpen met het bewaken van compliance, hoe groot of klein je bedrijf ook is.

Wat is compliance?

Compliance in een bedrijfscontext duidt op het volgen van alle relevante wetten en regels rond arbeid in Nederland. Dat gaat van gezondheid tot gegevensbescherming, van belastingen tot ethiek. Compliance zorgt ervoor dat zaken zowel ethisch als legaal koosjer gevoerd worden, wat op zijn beurt zowel werkgevers als werknemers beschermt tegen juridische risico’s.

Dit zijn maar enkele voorbeelden van essentiële compliance-vereisten waarmee je rekening moet houden:

  • Gezondheids- en veiligheidsbeleid: Werkgevers moeten een veilige werkplek voorzien en zorgen voor ergonomische werkomstandigheden en een propere werkvloer.
  • Gegevensbescherming: Bedrijven zijn verplicht om gevoelige data van medewerkers te bewaren en beveiligen zoals beschreven in relevante wetten (zoals de AVG).
  • Arbeidscontracten: Bedrijven moeten zorgen dat contracten voldoen aan de wettelijke vereisten en dat medewerkers op de correcte manier worden geclassificeerd.
  • Gelijke kansen: Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werving op een eerlijke en transparante manier verloopt, en dat er niet gediscrimineerd wordt tegen minderheden of personen met een handicap.
  • HR-beleid: HR-teams moeten een robuust beleid volgen rond zaken als ouderschapsverlof, rouwverlof, disciplinaire procedures en dergelijke, zodat alle medewerkers weten wat ze moeten verwachten.
  • Belastingdienst: Alle bedrijven moeten correct geregistreerd zijn bij de KvK zodat ze op de juiste manier belast kunnen worden.
  • Rapportage: Zaken als boekhouding en medewerkersregisters moeten correct bewaard worden en voor de juiste termijn, vaak vijf jaar na datum.

Uitdagingen rond compliance

Zorgen dat je bedrijf steeds ‘compliant’ is, is geen sinecure. Het aantal regels en wetten – en uitzonderingen erop – waarmee je rekening houden moet, is schier eindeloos. Zelfs met de beste wil van de wereld is het vaak mogelijk om per ongeluk de regels te breken, door menselijke fouten of vergetelheden. Zeker kleinere bedrijven, die vaak met minder robuuste en ervaren HR-teams werken – als ze al HR-medewerkers aan boord hebben – lopen meer risico op onbedoelde inbreuken.

Helaas zijn de gevolgen hetzelfde of je nu per ongeluk of expres de wet breekt. Vaak resulteert het in stevige boetes, maar ook juridische gevolgen, onderzoek door toezichthoudende instanties en belastingaudits zijn mogelijk. Dit alles brengt kosten en mogelijk ook reputatieschade met zich mee.

De rol van workforce management-software in compliance

Een van de eenvoudigste manieren om het risico op zulke negatieve gevolgen te beperken, is het inzetten van workforce management-software. Zo’n programma vereenvoudigt en standaardiseert veel van de processen die relevant zijn voor compliance, zodat potentiële problemen automatisch opgemerkt worden. Zo behoud je als werkgever steeds een helder overzicht over je werkprocessen.

Zeker voor bedrijven met een complexe personeelsbasis, zoals remote teams of onregelmatige uren, is een goed systeem voor workforce management onontbeerlijk. Het is een centrale plek waar alle administratie rond personeelsbeheer, zoals tijdsregistratie, payroll en verlofaanvragen, verzameld wordt. Heel wat compliance-functies zijn ingebouwd in de software, zodat HR-teams gerust kunnen zijn dat ze steeds over de juiste informatie beschikken.

ADP Workforce Manager biedt bijvoorbeeld automatische updates die ervoor zorgen dat het systeem steeds de nieuwste wetswijzigingen in rekening brengt. Met automatische compliance-checks worden personeelsgegevens in real-time gemonitord om te verzekeren dat je aan de juiste kant van de wet blijft, bijvoorbeeld op vlak van overuren en minimumloon. Workforce Manager integreert ook naadloos met tools voor tijds- en aanwezigheidsregistratie, zodat gegevens over aan- en afwezigheid automatisch gesynchroniseerd worden. Zo ben je zeker dat je gegevensregistratie steeds correct is en dat al je data beschikbaar is voor rapportage en audits.

De voordelen van workforce management-software voor compliance

Of je nu een klein bedrijf bent of een wereldwijde corporatie: planningen opmaken voor teams op verschillende locaties, zorgen dat de schema’s ook zoals gepland worden opgevolgd, en daarbij ook nog de kosten in het oog houden, is een serieuze logistieke puzzel. Wanneer de planning in het honderd loopt, kan dat heel wat extra kosten opleveren in de vorm van ongeplande overuren en zelfs boetes vanwege compliance-inbreuken.

Workforce management-software maakt je bedrijf en personeel veel minder vatbaar voor deze problemen. ADP Workforce Management maakt data die vroeger moeilijk te tracken waren, direct zichtbaar en checkt automatisch de compliance. Zo kan je zeker zijn dat personeel steeds op tijd en correct betaald wordt, dat het maximumaantal overuren niet overschreden wordt, en dat zaken als vakantieregelingen en minimumbezetting altijd in orde zijn.

Dat al deze zaken oneindig veel manuren zouden kosten als iemand ze manueel moest opvolgen, hoeven we je vast niet te vertellen. Bovendien vermindert workforce management-software de kans op menselijke fouten sterk. Onregelmatigheden worden automatisch aangegeven, zelfs wanneer het gaat om wetten en regels van verschillende landen. Zo kan je steeds gerust zijn over je compliance.

Uit het leven gegrepen: Bray Leino

Het Londense bedrijf Bray Leino gebruikte tot voor kort een inefficiënt manueel HR-systeem dat vooral bestond uit handmatig beheerde spreadsheets. Dat leidde tot onnauwkeurige informatie en conflicterende gegevens, waardoor het bedrijf serieuze compliance-problemen riskeerde. Omdat Bray Leino slechts over een klein HR-team beschikt, ging een te groot aandeel van de tijd naar het beheren van deze spreadsheets, waardoor belangrijkere HR-taken in het gedrang kwamen.

De HR-oplossing van ADP bleek de redding te zijn. Het systeem werkt op alle platformen, medewerkers kunnen er zelf hun gegevens raadplegen, en de interface kan eenvoudig aangepast worden aan de wensen van de gebruiker. “Bij onze zoektocht naar een goede provider om onze payroll en medewerkersscreening aan uit te besteden, was de mogelijkheid om systemen helemaal naar onze hand te zetten een doorslaggevende factor”, vertelt HR-manager Gemma Churchill.

Hoe kies je de beste workforce management-software?

Wat de beste workforce management-software voor jouw bedrijf is, hangt af van allerlei factoren, zoals de grootte en sector van het bedrijf, hoe teams te werk gaan, en in welke landen het actief is. Deze drie stappen zijn alvast essentieel:

  1. Onderzoek je huidige workforce management-systemen: noteer welke processen belangrijk zijn en wie ervoor verantwoordelijk is. Bepaal ook welke van deze processen je wil automatiseren of veranderen in je nieuwe aanpak.
  2. Bevraag de relevante medewerkers over wat ze willen van een nieuw systeem voor workforce management. Verandering vraagt altijd tijd om geaccepteerd te worden; als je medewerkers van bij het begin meeneemt in het verhaal, wordt de implementatie heel wat eenvoudiger.
  3. Bekijk het aanbod op de markt en bepaal wat er mogelijk is binnen je budgetten. Vergeet niet om demo’s aan te vragen bij verschillende bedrijven, zodat je kunt ervaren wat het best bij je bedrijf past.

ADP Workforce Manager is een elegante oplossing voor personeelsbeheer die perfect integreert met ADP Global Payroll. In een centraal systeem kan je alle gegevens beheren, van aanwezigheid tot shiftplanning, en alle data wordt automatisch gesynchroniseerd met je payroll voor extra efficiëntie.

Workforce Manager biedt ook heel wat automatische rapporten en integreert met tal van andere systemen, zodat data overal tegelijk beschikbaar is. Zo kan je HR-personeel zich focussen op de strategische en inhoudelijke aspecten van personeelsbeheer, en dat terwijl je gerust kunt zijn over je compliance op alle vlakken.

Conclusie

Een goede software voor workforce management is essentieel als je je bedrijf wilt beschermen tegen inbreuken op de compliance. ADP is de uitverkoren partner voor wereldwijde bedrijven als Amazon, Cisco en PayPal: met ADP Workforce Manager kunnen ze gerust zijn dat hun compliance met lokale en internationale wetgeving steeds in orde is.

ADP Workforce Manager heeft heel wat ingebouwde tools voor compliance, zodat gegevens steeds accuraat worden opgeslagen en gedeeld en rapporten automatisch gegenereerd kunnen worden. Bovendien wordt het systeem meteen geüpdatet wanneer er wijzigingen doorgevoerd worden in de regelgeving. Ook daarover moet je je dus geen zorgen meer maken. Daarnaast zorgen geïntegreerde tools voor planning, verzuimmanagement, payroll, rapportage en compliance ervoor dat ADP Workforce Manager een ongeëvenaarde alles-in-éénoplossing is die je bedrijf naar een hoger niveau tilt. Boek nu een demo en ontdek hoe ADP ook jouw bedrijf kan helpen.