Overtime management is the process of managing and regulating overtime hours. These are hours worked beyond the scope of the scheduled working hours, like evenings, weekends, and holidays.

Een overwerkbeleid is in ieder bedrijf onontbeerlijk. Proactief overwerkbeheer zorgt ervoor dat je medewerkers eerlijk beloond worden voor hun werk en anderzijds niet te veel overuren draaien. In dit artikel bekijken we aan welke regels en wetten overwerk gebonden is, hoe je een goed overwerkbeleid opstelt, en hoe software je kan helpen bij het beheren van overuren.

Occasioneel overwerk is in de meeste sectoren onvermijdelijk: elk bedrijf krijgt wel eens te maken met strakke deadlines, seizoensgebonden toenames in werk, of plotse groei. Dat kan ervoor zorgen dat je personeel overuren moet gaan draaien. Daarbij is het wel belangrijk om de overuren van je medewerkers nauwgezet te beheren, zodat ze enerzijds gezond en productief blijven en anderzijds correct beloond worden voor hun inzet.

Om overuren proactief te reguleren en nauwkeurig bij te houden, is een overwerkbeleid op maat van je organisatie van groot belang. Daarbij moet je rekening houden met een aantal factoren: de relevante wetgeving, de regels of cao voor je sector, de verwachtingen en capaciteit van je medewerkers, en de administratieve kant van overwerkbeheer. In dit artikel bespreken we ze allemaal, zodat jij een effectief overwerkbeleid kunt opstellen dat werkt voor je bedrijf.

INHOUDSOPGAVE

Wetten en regels rond overwerk

Overwerk is gebonden aan een aantal wetten en regels in Nederland. De belangrijkste daarvan is de Arbeidstijdenwet (ATW). Deze bepaalt hoeveel iedere werknemer maximaal mag werken per dag, week en maand. Een standaard werkdag wordt gedefinieerd als 8 uur werk; voor overuren buiten deze 8 uur gelden de volgende regels:

  • Een werknemer mag maximaal 12 uur per dag werken.
  • Een werknemer mag maximaal 60 uur per week werken.
  • Over een periode van 4 aaneengesloten weken mag een werknemer gemiddeld maximaal 55 uur per week werken.
  • Over een periode van 16 weken mag een werknemer gemiddeld maximaal 48 uur per week werken.

Op deze regels gelden wel uitzonderingen voor specifieke beroepen en sectoren, zoals seizoenswerk of shiftenwerk. Daarnaast worden in veel sectoren en beroepen overuren geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Ga dus goed na welke beperkingen van toepassing zijn op jouw sector en bedrijf.

Overuren uitbetalen of tijd-voor-tijd?

Uiteraard ben je verplicht om medewerkers te compenseren voor gewerkte overuren (behalve als ze op vrijwillige basis overwerken of buiten de regels die je vastlegt in je overwerkbeleid). Compensatie voor overuren is vaak geregeld in de cao. Soms geldt het normale uurloon voor overwerk, soms komt er een toeslag bovenop. Is er geen regeling per cao, dan kan je zelf kiezen wat je compensatiebeleid voor overwerk is.

Daarnaast kan je er ook voor kiezen om met ‘tijd-voor-tijd’ te werken, waarbij medewerkers hun gewerkte overuren op andere momenten kunnen opnemen als verlof. Hierbij geldt dat de opgebouwde tijd in principe binnen de zes maanden moet opgenomen worden. In sommige gevallen is tijd-voor-tijd aanbieden niet mogelijk, zoals bij uitzendkrachten. Zij moeten overwerk altijd uitbetaald krijgen. Medewerkers mogen gewerkte overuren ook niet zomaar opnemen: ze moeten dit aanvragen en laten goedkeuren net als ander verlof.

Uren ‘teruggeven’ of uitbetalen met of zonder toeslag: naast wat door de cao bepaald wordt, is de keuze aan jou. Het is wel zo dat sommige werknemers hun overuren liever opnemen in de vorm van tijd-voor-tijd. Hoewel overuren aan hetzelfde tarief belast worden als gewone werkuren, kan overuren uitbetalen er immers voor zorgen dat een medewerker in een hogere belastingschijf terechtkomt en daardoor netto minder overhoudt. Medewerkers de keuze bieden wordt daarom vaak het best onthaald.

Andere overwegingen rond overwerk

Natuurlijk is de wet niet het enige waarmee je rekening moet houden wanneer je een overwerkbeleid opstelt. De wet bepaalt alleen maximumlimieten voor overwerk, maar daarom is het nog geen goed idee om die limieten op te zoeken. Steeds meer research toont aan dat (te veel) overwerk een negatieve impact heeft op verschillende vlakken:

  • Stress: overwerk en naderende deadlines kunnen medewerkers stress bezorgen, wat een sterke negatieve impact kan hebben op de gezondheid.
  • Burn-out: overwerk en de geassocieerde stress kunnen in extreme gevallen leiden tot burn-out, een ernstige aandoening die tot langdurig ziekteverzuim kan leiden.
  • Vermoeidheid: te veel overwerk leidt tot een slechte balans tussen werk en privé en kan medewerkers (over)vermoeid maken. Dat leidt al snel tot ziekteverzuim, concentratieproblemen en fouten op het werk.
  • Verminderde productiviteit: het spreekt voor zich dat vermoeide werknemers minder productief zijn. Er zijn limieten aan het menselijke concentratievermogen, hoe gemotiveerd iemand ook is.
  • Fouten en ongevallen: overmatig overwerk kan de kans op fouten en zelfs ongevallen op het werk verhogen.

Overtime Management

Een overwerkbeleid opstellen: tips

Zoals je ziet, is het een goed idee om overwerk in de mate van het mogelijke te beperken om je personeel gezond te houden en de kwaliteit van het werk te garanderen. Net daarom is een effectief overwerkbeleid zo belangrijk. Hier geven we je enkele tips mee voor het opstellen van een overwerkbeleid dat werkt voor jouw bedrijf.

1. Stel duidelijke richtlijnen op

Welke keuzes je ook maakt in je overwerkbeleid, het belangrijkste is dat de regels voor iedereen duidelijk zijn en dat ze eenvoudig toegepast kunnen worden. Een beleid met te veel uitzonderingen wordt algauw ingewikkeld en kan voor verwarring zorgen. Zorg ervoor dat de regels duidelijk in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement staan en dat alle medewerkers ze eenvoudig kunnen raadplegen.

2. Onderzoek wat werkt voor jouw organisatie

Overwerkbeheer ziet er in iedere organisatie anders uit. Dat is ook normaal, want ieder bedrijf krijgt te maken met een andere werklast. Een overwerkbeleid is dus niet iets dat je kunt overnemen uit een template. Je moet op zoek gaan naar wat redelijk en handig is voor jouw organisatie en jouw medewerkers. Een goede balans vinden kan tijd vergen.

3. Betrek medewerkers in het proces

Over balans gesproken: betrek medewerkers bij het opstellen van je overwerkbeleid, want zij zijn degenen die er gebruik van moeten maken. Wanneer ze zelf inspraak krijgen in het beleid, voelen ze zich meer gewaardeerd. Daarnaast leidt een overwerkbeleid dat gedragen is door de hele organisatie tot meer tevredenheid bij je personeel. Alleen maar voordelen, dus.

4. Evalueer je overwerkbeleid regelmatig

De werkdruk, de grootte van je bedrijf, de vereisten van je sector, … het zijn allemaal zaken die doorheen de tijd kunnen veranderen. Die veranderingen kunnen ervoor zorgen dat je overwerkbeleid niet meer zo effectief is. Halfjaarlijks of jaarlijks evalueren is daarom essentieel. Ook hierbij is je medewerkers consulteren belangrijk.

5. Maak overuren eenvoudig raadpleegbaar

Zowel voor jou als voor je medewerkers is een helder inzicht in de hoeveelheid gewerkte overuren van groot belang. Voor jou, zodat je kunt verzekeren dat overuren niet buiten de perken treden of negatieve gevolgen hebben. En voor je medewerkers, zodat ze precies weten op welke compensatie ze recht hebben/wanneer ze hun overuren moeten opnemen. Een goed systeem om overwerk te tracken is daarbij essentieel. Een software voor overwerkbeheer zoals die van ADP maakt het proces eenvoudig en intuïtief.

Uitdagingen bij overwerkbeheer en oplossingen

De grootste uitdaging bij overwerkbeheer is het accuraat tracken van de gewerkte overuren. Zeker in tijden van flexwerken en thuiswerken wordt het vaak moeilijker om het onderscheid te maken tussen normale uren en overuren. Een robuust systeem voor tijdsregistratie gekoppeld aan een software voor salarisadministratie is de ideale oplossing om dit proces te stroomlijnen.

Software voor overwerkbeheer zoals die van ADP laat medewerkers hun gewerkte uren registreren en berekent automatisch de overuren zoals gedefinieerd in het bedrijfsbeleid. Dit systeem biedt transparantie voor medewerkers, die de gegevens steeds kunnen raadplegen. Als werkgever heb je anderzijds toegang tot diepgaande rapporten die je inzicht bieden in tendensen rond overwerk binnen je bedrijf. Zo kan je je overwerkbeleid aanpassen op basis van actuele data.

Overwerkbeheer met software: een voorbeeld

Het bedrijf ISTOBAL handelt in schoonmaakoplossingen voor voertuigen. ISTOBAL had behoefte aan een software die inzichten bood in gewerkte uren en rapportages voor audits mogelijk maakte. Ze wilden onder andere de volgende functies:

  • Salarisadministratie op lokaal niveau.
  • Inzicht in medewerkersdata, inclusief overuren.
  • Een gestandaardiseerd proces voor salarisadministratie met gegarandeerde accuraatheid.
  • Een systeem dat voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
  • Het departement financiën toegang bieden tot salarisgegevens zonder risico’s op data-inbreuken.

ISTOBAL vond de ideale oplossing bij ADP, dat verschillende software-oplossingen combineert en integreert voor een naadloos proces. Veel van de manuele processen die het bedrijf gebruikte, zijn nu geautomatiseerd, wat tot heel wat tijdsbesparing leidt. Dankzij de cloud-gebaseerde software kunnen medewerkers altijd en overal hun gegevens en overuren raadplegen, ook wanneer ze op afstand werken.

Conclusie

Effectief overwerkbeheer is essentieel, maar niet eenvoudig, omdat een overwerkbeleid voor ieder bedrijf op maat opgesteld moet worden. Daarnaast vormt het accuraat registreren van overuren een uitdaging in onze moderne werkomgeving. Toch is een robuust beleid essentieel om te zorgen dat je bedrijf zich aan alle toepasselijke regels houdt en als goede werkgever fungeert voor alle medewerkers.

Software voor overwerkbeheer kan een grote rol spelen in het stroomlijnen van je overwerkbeleid. Een softwarepakket zoals ADP biedt real-time inzicht in gewerkte overuren, compensatie, en op te nemen overuren. Kortom, alles wat je nodig hebt voor een effectief overwerkbeleid dat zowel jou als je medewerkers ten goede komt.