Hoe HR-data je bedrijf efficiënter en succesvoller kan maken

HR-oplossingen zien er vandaag heel anders uit dan enkele decennia geleden. Vroeger ging HR vooral over het overnemen van administratieve taken zodat het bedrijf vlot kon draaien. Vandaag heeft je HR-departement een veel meer strategische, sturende rol, waarbij data en analyse ingezet worden om de bedrijfsdoelen te ondersteunen.

In dit artikel gaan we dieper in op hoe data ingezet kan worden binnen een HR-context om betere beslissingen te nemen, van werving tot medewerkerstevredenheid. We bekijken ook welke invloed zaken als AI en machine learning hebben op de evolutie van HR en hoe dit alles in jouw bedrijf ingezet kan worden.

Wat bedoelen we met HR-data?

HR-data is de term die we gebruiken voor alle gegevens die je verzamelt in de context van HR, en hoe je deze verwerkt, gebruikt en opslaat. Denk daarbij aan persoonsgegevens, werkgeschiedenis, performance reviews, gegevens over training en ontwikkeling, lonen en beloningen, … Alle informatie die je verzamelt, neemt de vorm aan van data.

Om ook iets te doen met die HR-data, moet er aan dataverwerking gedaan worden: mens en machine moeten samen aan de slag om de gegevens om te zetten in inzichten. Deze stap wordt steeds belangrijker en goede HR-software bevat er tal van opties voor. Zo wordt het mogelijk om betere beslissingen te nemen op basis van actuele data.

De rol van data in HR-oplossingen

De opkomst van dataverwerking betekent dat HR-management niet langer berust op intuïtie en giswerk. Dankzij geavanceerde data-analyse kunnen HR-teams beslissingen nemen op basis van werkelijke inzichten en cijfers. Op die manier wordt het veel eenvoudiger om via HR ook een echt effect uit te oefenen op de bedrijfsresultaten. Bovendien bespaart HR-software heel wat tijd omdat veel taken niet langer manueel moeten gebeuren.

Denk bijvoorbeeld aan personeelsbeheer. Zaken als afwezigheden bijhouden en shiften verdelen worden veel eenvoudiger gemaakt dankzij workforce management-software die HR-medewerkers in een oogopslag toont wie wel en niet beschikbaar is. Maar HR-data wordt ook voor andere zaken ingezet:

• De prestaties van medewerkers opvolgen, zodat groeimogelijkheden sneller geïdentificeerd kunnen worden.
• Analyseren hoe vlot het werven van nieuwe kandidaten verloopt en welke processen succesvol zijn.
• Feedback van medewerkers verzamelen en verwerken om medewerkerstevredenheid te verbeteren.
• Financiële gegevens analyseren om ervoor te zorgen dat medewerkers eerlijk en gelijk beloond worden.

Het doel van data-analyse is steeds om betere, meer relevante beslissingen te kunnen nemen die meteen de juiste impact maken.

Een voorbeeld uit de bedrijfswereld

Mondelēz International is een van de grootste producenten van snoepgoed en snacks ter wereld. Die schaal brengt uitdagingen met zich mee: omdat het bedrijf wereldwijd op verschillende manieren groeide, ontstond er ook een wildgroei aan technologieën en systemen. Mondelēz besloot zijn HR en salarisadministratie helemaal om te gooien om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

Het doel van dit proces was efficiëntiewinst realiseren, processen eenvoudiger en uniformer maken, en de werknemerservaring verbeteren. Het bedrijf koos ervoor om haar payroll en HR-functies uit te besteden aan ADP.

Volker Schrank, Head of HR Technology and Employee Experience bij Mondelēz, zei daarover: “Wanneer de technologie de zaken eenvoudig maakt, kan je als bedrijf gewoon focussen op innovatie. Je kan vooruit met je bedrijf in plaats van steeds maar oplossingen te zoeken voor hoe je een verouderde oplossing aan de praat kunt houden.”

Onze casestudy over de samenwerking met Mondelēz International demonstreert hoe je als bedrijf data kunt inzetten in je HR-teams om meer resultaatgericht te werk te gaan. Lees de casestudy hier in het Engels.

Werven op basis van HR-data

Eén van de zaken waarop een beter gebruik van HR-data een grote impact maakt, is werving. HR-teams kunnen de data rond vorige vacatures en wervingsprocessen eenvoudig analyseren en gebruiken om het proces vlotter te doen verlopen of het ideale profiel op te stellen. Zo maak je meer kans om meteen de beste kandidaat voor een vacature aan te nemen. Er gaat ook minder tijd verloren aan het manueel uitfilteren van kandidaten die niet aan de basisvereisten voldoen.

Analyse met behulp van algoritmes en AI helpt HR-departementen ook met hun planning. Zo zijn steeds meer HR-tools in staat tot voorspellende analyse. Op basis van historische data kan het systeem trends en patronen identificeren, zodat je HR-team voorbereid is op hogere werklast op bepaalde momenten in het jaar, bijvoorbeeld.

Medewerkers betrekken en de prestaties verbeteren

Ook medewerkersprestaties en tevredenheid zijn factoren waarbij het gebruik van HR-data van pas komt. Gegevens rond productiviteit en prestaties analyseren biedt inzicht in het welzijn en de vooruitgang van medewerkers in hun baan. Zo kan meer verzuim bijvoorbeeld een indicator zijn voor dalende motivatie. Wanneer je deze gegevens in real-time te zien krijgt, kan je sneller ingrijpen, voor het probleem uit de hand loopt. Je kunt met andere woorden meer proactief aan personeelsbeheer doen.

Daarnaast kan HR-data krachtig ingezet worden om de werknemerstevredenheid te verbeteren. Hoe meer feedback je kan verzamelen – en hoe vlotter je deze feedback kan verwerken – hoe meer inzicht je krijgt aan wat bijdraagt aan tevredenheid, motivatie en retentie bij je personeel. Zo kan je middelen inzetten waar nodig en niet in het wilde weg initiatieven invoeren die misschien helemaal niet werken.

Uitdagingen bij het implementeren van HR-data

Meer dataverwerking in de HR brengt dan wel veel voordelen met zich mee, maar de implementatie ervan kan bedrijven voor uitdagingen stellen. Databescherming en privacy zijn een grote bezorgdheid. Daarnaast kan een gebrek aan technische en analytische kennis voor problemen zorgen. En soms hebben mensen en management gewoon moeite met verandering.

Veel van deze bezwaren en problemen kunnen verholpen worden door te kiezen voor een betrouwbare, eenvoudig te gebruiken workforce management-software. Een goede software voor Human Capital Management (HCM) stroomlijnt allerlei verschillende processen in één eenvoudig systeem, zodat het je personeel na een korte leerperiode heel wat tijd bespaart.

Een HCM-systeem zorgt ervoor dat je steeds een volledig overzicht én een diep inzicht hebt in je personeelsbestand. Wanneer je erover denkt om over te schakelen op een HCM-systeem, is het belangrijk om eerst na te denken over wat je doelen zijn en na te gaan of je beschikt over de juiste databronnen. Stel vast welke processen zullen wijzigen door de implementatie van het systeem en bereid je hele team er grondig op voor.

Vergeet niet dat educatie hier de sleutel is: je personeel heeft opleiding en ondersteuning nodig om het nieuwe systeem te integreren. Dat kost tijd, dus ga nooit af op eerste reacties om de waarde van een nieuw systeem in te schatten. Kiezen voor een partner die uitgebreide ondersteuning biedt, zoals ADP, kan kinderziektes snel van de baan helpen.

De toekomst van HR-data

Nieuwe ontwikkelingen in de technologie bieden nog meer kansen op efficiëntiewinst door het gebruik van HR-data. Generatieve AI en machine learning transformeren vandaag al heel wat workflows omdat het automatiseren van routineuze taken steeds eenvoudiger wordt. Ze zorgen er ook voor dat inzichten in HR-data steeds meer granulair en gedetailleerd worden, en dat patronen sneller zichtbaar worden. Zo kunnen zaken als personeelsomloop met meer precisie voorspeld worden.

De snelheid van nieuwe ontwikkelingen kan bij bedrijven tot een vrees leiden dat ze steeds achterophinken en dat nieuwe investeringen een jaar later alweer achterhaald zijn. Kies daarom voor een provider van HR-software die zelf ook gericht is op innovatie en ontwikkeling, en die je toegang geeft tot frequente updates en nieuwe toepassingen.

Conclusie

De datarevolutie vindt ook plaats in HR, waar het allerlei processen transformeert, van wervingsstrategie tot compensatie en tevredenheid. Het helpt moderne HR-teams en werkgevers in het maken van strategische, weloverwogen beslissingen die echt impact maken waar dat nodig is.

Uiteraard bestaan er uitdagingen rond de implementatie en snelle ontwikkeling van HR-technologie, maar de impact hiervan kan geminimaliseerd worden door ervaren providers, en weegt in ieder geval niet op tegen de vele voordelen van HR-data. Bedrijven die niet meedoen aan de datarevolutie, hinken al snel achterop.

Ben jij ook op zoek naar een moderne, allesomvattende, eenvoudig te gebruiken oplossing om het meeste te halen uit je HR-data, dan is ADP iHCM de oplossing. Een cloudplatform dat zowel payroll als human capital management en HR-beheer omvat, zodat alle data steeds binnen handbereik zijn. Neem contact op voor een demo en ervaar de kracht van digitaal HR-management.

FAQ

Wat is HR-data?

De term HR-data omvat alle gegevens over medewerkers en hun productiviteit die je als werkgever verzamelt, opslaat en verwerkt, zoals persoonsgegevens, loonstroken, aan- en afwezigheid, en meer.

Hoe kan je HR-data inzetten bij werving?

Met HR-data kan je bijvoorbeeld kandidaatprofielen opstellen op basis van vorige medewerkersgegevens, of voorspellen wanneer je waarschijnlijk meer personeel zult moeten aannemen. Zo kan je vlotter werven en het proces verkorten.

Hoe helpt HR-data met de productiviteit van je medewerkers?

Data over de prestaties van je medewerkers kan inzicht bieden in hun productiviteit en helpen met het identificeren van gaten in de kennis of een gebrek aan motivatie. Daardoor kan je gerichte maatregelen op maat nemen om al je medewerkers productiever en meer betrokken te maken.

Hoe kan HR-data gebruikt worden voor strategische keuzes?

Data biedt real-time inzicht in de processen in je bedrijf, zodat je meer gerichte beslissingen kunt nemen en het effect van die beslissingen beter kunt evalueren. Zo zijn je strategische beslissingen gebaseerd op de realiteit en niet op aanvoelen of giswerk.

Welke uitdagingen komen er kijken bij het implementeren van HR-dataverwerking?

Bij het verwerken van HR-data moet je steeds denken aan de privacy en gepaste maatregelen nemen om de data te beschermen. Ook een gebrek aan technische kennis en een weerstand tegen verandering kunnen een uitdaging zijn. Goede training en ondersteuning, plus een HR-software die handig in gebruik is, kunnen deze problemen verhelpen.

Hoe zal HR-data evolueren in de toekomst?

AI en machine learning zullen een grote invloed uitoefenen op de HR-sector. Deze technologieën kunnen heel wat repetitieve, manuele taken overnemen of vereenvoudigen, zodat HR-personeel meer tijd vrijmaakt voor persoonlijke gesprekken en strategische beslissingen.