Salarisadministratie is een complex proces, ingewikkelder dan veel zaakvoerders initieel beseffen. Medewerkers betalen lijkt misschien niet moeilijk, maar bij salarisadministratie komen allerlei berekeningen kijken van belastingen, premies, bonussen en dergelijke meer. Deze complexiteit verhoogt het risico op fouten, met alle gevolgen van dien.

Eén van de grootste uitdagingen is de naleving van alle geldende wetten en regels, die ook nog jaar na jaar veranderen. Daardoor kunnen er fouten in je salarisadministratie en boekhouding sluipen, zelfs wanneer je de beste bedoelingen hebt. Goede software voor salarisadministratie kan al veel helpen in het neutraliseren van dit risico.

Bedrijven met branches en personeel in verschillende regio’s of landen krijgen daarnaast te maken met een unieke uitdaging: het uitvoeren van salarisadministratie over grenzen heen, waarbij ze rekening moeten houden met uiteenlopende wetten en regels. Ook hier kan software voor salarisadministratie een grote hulp zijn.

Verder kunnen er uitdagingen ontstaan rond het beheren van bonussen en andere vormen van compensatie. Je bedrijf heeft behoefte aan een strategische aanpak rond zaken als pensioenregeling, secundaire arbeidsvoorwaarden, reisbudgetten, verzekeringen en dergelijke meer, die zowel rekening houdt met de kosten voor je bedrijf als de tevredenheid van je medewerkers. En tot slot zijn er nog de wetten rond gegevensbescherming en privacy waarmee je rekening dient te houden in de administratie.

Veelvoorkomende uitdagingen rond salarisadministratie

Hieronder gaan we dieper uit op de verschillende uitdagingen die je als zaakvoerder kunt tegenkomen op het vlak van salarisadministratie, en bespreken we maatregelen die je kunt nemen om alles vlot te laten verlopen.

Inhoudsopgave

Naleving van wetten en regels

Steeds up-to-date blijven met de nieuwste wetten en regels rond arbeid, is een significante uitdaging. Jaar op jaar veranderen er zaken, wat kan resulteren in onbedoelde fouten. Maar ook onbedoelde fouten kunnen je bedrijf boetes opleveren. De gespecialiseerde kennis die nodig is om fouten te vermijden, kan dan weer kostbaar zijn om in huis te halen.

Ook het accuraat berekenen van loonheffingen, premies en andere zaken die je moet afhouden op het loon van je medewerkers is een uitdaging. Deze berekeningen zijn immers verschillend voor verschillende medewerkers, afhankelijk van zaken als senioriteit, loonschijf, contractvorm, … Deze berekeningen manueel uitvoeren, opent de deur voor fouten. Een goede software voor salarisadministratie zorgt ervoor dat je je om naleving en berekeningen geen zorgen hoeft te maken: het systeem blijft up-to-date met de evoluerende regels en automatiseert alle berekeningen. Dat is efficiënter én minder risicovol.

Gegevensbescherming

Bij salarisadministratie komen heel wat (persoons)gegevens kijken. Enerzijds is het belangrijk dat deze gegevens steeds correct worden overgedragen van het ene systeem naar het andere om fouten te vermijden. Anderzijds is het jouw plicht als werkgever om gegevens op een veilige manier op te slaan en te verwerken. Daarbij moet je onder andere rekening houden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Om inbreuken tegen te gaan, zijn er enkele zaken die je als werkgever kunt doen: gegevens opslaan in de cloud met tweestapsverificatie, data-encryptie gebruiken, gebruikersrechten beperken tot geautoriseerd personeel, … Goede software voor salarisadministratie heeft deze beschermingen ingebouwd. Ga zeker na welke beveiligingsprotocollen de provider gebruikt wanneer je op zoek gaat naar een software voor salarisadministratie.

Tijd en kosten besparen

Salarisadministratie is een tijdrovende taak die alleen maar complexer wordt naarmate je bedrijf groeit. Investeren in uitbesteding of een geïntegreerde software kan duur lijken, waardoor bedrijven deze stap uitstellen. Toch is manuele salarisverwerking of gebruikmaken van verschillende systemen vaak kostbaarder wanneer je rekening houdt met de uren die erin kruipen en de grotere kans op fouten.

De overschakeling naar een nieuwe software voor salarisadministratie kan afschrikwekkend lijken, omdat er op de korte termijn veel middelen en tijd in kruipen. Op termijn betaalt deze investering zichzelf echter veelvoudig terug in tijdswinst en mentale rust.

Software-integratie

Kies je ervoor om software voor salarisadministratie te gebruiken, dan kan de integratie met andere softwaresystemen een stevige uitdaging vormen. Software is er om zaken te automatiseren en gegevensverwerking eenvoudiger te maken, maar slecht werkende integraties kunnen daarbij roet in het eten gooien.

Bij het uitkiezen van een softwareprovider is het daarom belangrijk om je goed te informeren over de mogelijke integraties en de schaalbaarheid van de software. Gereputeerde providers bieden vaak meer integraties aan en beschikken gewoonlijk ook over eigen systemen voor zaken als tijdsregistratie en personeelsbeheer, die uiteraard naadloos aansluiten op de software voor salarisadministratie.

Communicatie met medewerkers

Heldere, proactieve communicatie met medewerkers is belangrijk voor je bedrijf, ook wanneer het op salaris aankomt. Wanneer medewerkers zelf eenvoudig hun salarisgegevens kunnen bekijken in een online portaal, kan je HR-dienst vaak heel wat vragen vermijden.

Een goede software voor salarisadministratie biedt deze mogelijkheid aan als deel van het pakket dat je ontvangt. Digitale rapportage verbetert de transparantie van je salarisadministratie en betekent tegelijk dat eventuele vergissingen snel en efficiënt opgespoord en verholpen kunnen worden. Bovendien helpt het om meer vertrouwen en tevredenheid te creëren bij medewerkers.

Internationale salarisadministratie

Bedrijven met vestigingen in verschillende landen krijgen met unieke uitdagingen te maken rond personeelsbeheer en salarisadministratie. In elk land gelden andere regels rond belastingen, contractvormen, arbeidsvoorwaarden en dergelijke, wat de zaken snel onoverzichtelijk maakt. Software voor salarisadministratie die rekening houdt met de lokale wetgeving, helpt al beduidend. Maar de communicatie tussen verschillende softwaresystemen vormt dan weer een uitdaging op zich.

Een gecentraliseerd systeem dat om kan met de regels en berekeningen van verschillende landen, en dat managers tegelijk een gecentraliseerd overzicht biedt over personeelsdata en loonkosten, is de ideale oplossing. ADP Celergo biedt een naadloos internationaal payroll-systeem dat de manuele werklast sterk vermindert.

Fouten snel opsporen

Fouten in je salarisadministratie kunnen grote gevolgen hebben, zowel voor de medewerker die verkeerd of te laat betaald wordt, als voor je bedrijf. Verkeerde loonheffingen kunnen immers tot boetes leiden. Daarom is het cruciaal dat fouten en discrepanties snel opgespoord kunnen worden.

Software voor salarisadministratie maakt dit proces beduidend eenvoudiger. Met digitale rapporten die inzicht bieden in alle manuele handelingen, weet je meteen waar het fout ging. En het systeem geeft je meldingen wanneer gegevens indruisen tegen de arbeidswetgeving. Bovendien heb je meteen toegang tot uitgebreide rapporten wanneer er een audit komt, zodat je personeel hier geen kostbare uren aan verliest.

Conclusie

Je salarisadministratie op orde houden is van het grootste belang als bedrijf. Het bespaart je tijd, vermijdt fouten, en zorgt ervoor dat medewerkers tevreden blijven. De beste tool die je hierbij kan helpen, is een goede software voor salarisadministratie die flexibel aanpasbaar is aan de veranderende behoeften van je bedrijf.

Met ADP heb je de ideale partner aan je zijde voor alles wat met HR en salarisadministratie te maken heeft. Met verschillende softwareoplossingen op maat van grote en kleine bedrijven over landsgrenzen heen, vind je ongetwijfeld een oplossing die werkt voor jouw bedrijf. Duizenden klanten gingen je voor, waaronder Amazon, Cisco en PayPal. Klaar om je bedrijf naar het volgende niveau te brengen? Bekijk ADP’s globale oplossingen voor salarisadministratie en neem contact op voor kosteloos advies op maat.