Sinds 2020 hebben veel bedrijven grote stappen gemaakt in hun initiatieven betreffende digitalisering van informatie en processen. Deze plotselinge versteiling van de technologie-adoptiecurve heeft de gevestigde manier van werken veranderd. Hierdoor herzien bedrijfsleiders niet alleen het samenspel van alle uitbestede technische oplossingen, maar ook de manier waarop de achterliggende, complexe, zakelijke partnerschappen waarde aan de organisatie kunnen toevoegen.
Een groeiend ecosysteem van interne en externe bijdragers
Uitbesteding bestaat in welke vorm dan ook sinds de industriële revolutie, hoewel de term pas sinds de jaren tachtig in zijn moderne vorm als een reguliere bedrijfsstrategie wordt gebruikt. Sindsdien vertrouwen veel bedrijven op de voordelen van samenwerking met externe partners om:
- de productiviteit te optimaliseren en kostenefficiëntie te bereiken;
- toegang te krijgen tot nieuwe technologieën en talentenpools;
- zichzelf te helpen herpositioneren als reactie op economische cycli en opkomende trends.
Onze manier van werken is nu veranderd. Bedrijfsleiders bij internationaal groeiende bedrijven hebben nu meer aandacht voor hun outsourcing-waardenetwerken. Ze willen zich namelijk aanpassen aan de verwachtingen en de dynamiek in het 'nieuwe normaal'.
Tegelijkertijd ervaren veel bedrijven dat grenzen tussen groepen interne bijdragers vervagen. Full- en parttime vast personeel, tijdelijke werknemers en derden, zoals freelancers en consultants, vormen allemaal een essentieel onderdeel van het HR-ecosysteem, of ze nu wel of niet direct op de payroll staan.
Waarom bedrijven payroll uitbesteden
Een goed voorbeeld van een non-core bedrijfsfunctie: tientallen jaren geleden kozen bedrijven ervoor om het werk binnen de payroll-afdeling als een van de eerste functies uit te besteden. (ADP, opgericht in 1949, was de pionier van deze nieuwe industrie als een handmatige payroll-verwerkingsaanbieder.)
De redenen waarom bedrijven hun payroll-activiteiten uitbesteden, zijn in de loop der jaren redelijk consistent gebleven. Doorgaans beslissen bedrijven iets dergelijks bij situaties waarbij 'de druppel de emmer doet overlopen'. Denk aan boetes voor niet-naleving, een inbreuk op de gegevensbeveiliging of een hoog personeelsverloop veroorzaakt door fouten tijdens het berekenen van de lonen van werknemers. HR- en financiële leiders besteden payroll routinematiger uit wanneer ze te maken krijgen met intern beperkt personeel of technologisch vermogen.
Deze motivaties hebben nog altijd de overhand, naast meer strategische bedrijfsdoelen die bovenaan de agenda van groei-gerichte bedrijven staan, zoals:
These motivations prevail today, alongside more strategic business aims surfacing at the top of the agenda of growth-focused firms, such as:
|
Verbetering van de operationele efficiëntie, verlaging van de kosten en verbetering van de prestaties |
65% van de senior payroll-professionals zegt dat ze aan het bekijken zijn hoe hun bedrijf de payrollwerkzaamheden kan uitvoeren met minder payrollmedewerkers1 |
|
Toegang tot betere rapportage- en analysetools als onderdeel van digitale transformatie van payroll |
45% van de senior payroll-professionals zou graag zien dat de payroll-teams meer tijd besteden aan analyses en rapportage1 |
|
Payroll-gegevens integreren met andere HR-applicaties en tijd- en aanwezigheidssystemen |
32% zegt dat de IT-teams van de organisatie gemiddeld meer dan 30 uur per week besteden aan het beheren van de gegevensstroom tussen bedrijfs- en salarissystemen1 |
72% van de bedrijven is bereid om uitbesteding van alle of de meeste van hun payroll-processen te overwegen1
Aanpassen aan een veranderende omgeving
De verwachting is dat de wereldwijde markt voor de uitbesteding van payroll in de periode 2024-2029 zal toenemen met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 5%.² Wat is de oorzaak van een dergelijk opmerkelijke groei?
Sinds 2020 zijn bedrijven begonnen hun ecosysteem van leveranciers uit te breiden en samen te werken met een breder scala aan partners als reactie op verschillende belangrijke sociaal-economische veranderingen. (Deze omvatten een grotere focus van consumenten en werknemers op de waarden van wereldwijde samenwerking, verstoringen van de toeleveringsketen en de verschuiving naar een meer geografisch verspreid personeelsbestand).
Vandaag de dag vragen organisaties meer van payroll dan ooit tevoren. Het is niet langer voldoende om alleen nauwkeurig en tijdig salarissen te betalen, payroll is strategischer geworden. Bedrijven ontdekken dat het kan helpen de loyaliteit van personeel te laten toenemen en nieuwe talentacquisitie te bevorderen. Bovendien verbetert het efficiëntie doordat de winstgevendheid toeneemt terwijl intelligente gegevens worden gebruikt om betere besluitvorming aan te sturen. Payroll is nu een bijdragende factor aan de bedrijfswaarde, niet meer alleen een declaratie onderaan de streep. Om dit echter goed te kunnen aanbieden, erkennen bedrijven de behoefte aan echte expertise. Daarom besteden steeds meer bedrijven hun payroll uit.
Hier vind je enkele belangrijke drijfveren voor de transformatie van internationale payroll en lees je hoe het uitbesteden van payroll bedrijven kan helpen dit te bereiken:
- AI integreren in het payroll-proces. De druk is hoog om meer te doen met minder en bovendien zijn de effecten van het personeelstekort merkbaar. Meer bedrijven vertrouwen op technologie om processen te stroomlijnen, herhalende taken te versnellen en te helpen met complexe vereisten zoals data analytics.
- De medewerkerservaring verbeteren. Bedrijven willen innovatieve betaalmethoden en services gebruiken om medewerkers meer flexibiliteit te bieden. Hiermee zorgen ze ervoor dat personeel tevreden en loyaal blijft.
- Gegevensbeveiliging verbeteren. Cyberaanvallen komen steeds vaker voor, dus het behouden van gegevensintegriteit is nog nooit zo essentieel geweest.
- Naadloze integratie leveren. Organisaties hebben behoefte aan meer integratie van payroll-gegevens met andere bedrijfssystemen om minder tijd te hoeven besteden aan het beheren van informatie.
- Payroll-vaardigheden en -talent waarborgen. Met hogere verwachtingen komt de behoefte aan meer gespecialiseerde vaardigheden om te voldoen aan de strategische doelen van het bedrijf.
Hoe zorg je - qua wereldwijde payroll-functie - voor de juiste balans tussen interne middelen en uitbestede expertise? Wat zijn de belangrijkste overwegingen?
Een ecosysteem van payroll-partners organiseren en leiden
-
Interne overeenstemming bereiken over het optimale aantal payroll-partners voor je organisatie
Veel bedrijven vertellen je dat een enkele wereldwijde payroll-aanbieder niet alle payroll-werkzaamheden in meerdere landen kan verrichten. ADP heeft echter klanten met uitbestede payroll-strategieën die vrolijk het tegenovergestelde zeggen.
Verlaagt de samenwerking met een groter aantal payroll-aanbieders inherent de kwaliteit van de klantleverancierrelatie? Het is zeker waar dat meer B2Bpartnerschappen resulteren in onvermijdelijke gevolgen:
- Meer leveranciersbeheer en verantwoordelijkheden omtrent samenwerkingsverband
- Minder interne controle
- Kostenimplicaties
- En de behoefte aan een opzettelijk geïntegreerde technologische aanpak om een uitgebreid partnerecosysteem te beheren
De mate van consolidatie hangt af van je toekomstvisie op de payroll-functie van je bedrijf en hoe je van plan bent om er een strategisch bedrijfsmiddel van te maken. Ben je op zoek naar externe partners om de capaciteiten van je interne payroll-specialisten aan te vullen, of wil je het grootste deel van het werk op je nemen via een volledig beheerde serviceovereenkomst?
Qua drijvende factor achter het optimale aantal ecosysteempartners van je bedrijf zou het niet om de grootte of locatie van je personeelsbestand moeten gaan, maar om wat het meest logisch is voor je bedrijf. Een echte partner zal de belangen van je bedrijf voor ogen hebben, wat echter invloed heeft op de configuratie van je wereldwijde netwerk van payroll-aanbieders.
-
Het risico van onderlinge afhankelijkheden beperken
We hebben er al een paar genoemd, maar er zijn nog andere risico's om over na te denken, en niet in de laatste plaats op het gebied van technologielicenties.
- Hoe werken de afzonderlijke technologieën van leveranciers samen en kan dit verband op enig moment nadelig zijn voor je bedrijf?
- Heb je alle manieren vastgesteld en meegenomen waarop gegevens delen tussen aanbieders een risico vormt?
- Als je met een zakenpartner aan een applicatie hebt samengewerkt, moet je je bedrijf dan beschermen door middel van gezamenlijk intellectueel eigendom?
- Heb je een kosteneffectiviteitsonderzoek uitgevoerd om te analyseren of het geheel van externe aanbieders momenteel meer bijdraagt aan je waardenetwerk dan interne middelen?
-
Een strategie ontwikkelen om deze onderling verbonden relaties te coördineren en te benutten
Bij leveranciersbeheer draait het om meer dan alleen een toegewijd team dat verantwoordelijk is voor kostenbeheersing en risicobeperking. Hoe weet je zeker dat jouw netwerk van uitbestede payroll-aanbieders op de meest effectieve manier samenwerkt? Je kunt beginnen om de interacties en end-to-endprocessen in het ecosysteem in kaart te brengen. Stel zwakke punten en statistieken vast waarmee je niet alleen de individuele prestaties bijhoudt, maar ook de algehele netwerkeffectiviteit.
Wat is het magische getal?
Er is geen universeel aantal payroll-aanbieders. Dit getal is afhankelijk van de grootte, locaties, behoeften en doelen van je organisatie. Sommige bedrijven krijgen met interne constructies en intriges te maken waardoor er niet één verplichte payroll-uitwerking haalbaar is. Andere werken met één aanbieder die niet alle landen kan bestrijken. Weer andere krijgen te maken met beperkingen op het gebied van gegevensbeveiliging waardoor de implementatie van een wereldwijd payroll-model in hun regio wordt belemmerd.
Wat zijn de voordelen van een wereldwijd partnerschap voor de uitbesteding van payroll?
Uitbesteding is niet alleen een middel om een doel te bereiken: bedrijven verwachten en behoeven tegenwoordig een echte zakenpartner. Maar welke criteria zijn essentieel bij het selecteren van een dergelijke payroll-partner en wat zijn de inherente risico's? Hoe breng je een wederzijds voordelige zakenrelatie tot stand en zorg je dat deze degelijk genoeg is om mogelijke herstructureringen, afsplitsingen en uitbreidingen te doorstaan?
We hebben een korte gids samengesteld zodat je de waarde van een potentiële payroll-partner kunt bepalen. Daarnaast kun je veiligstellen of een dergelijke partner over de ervaring en het inzicht beschikt om een belangrijke rol in je waardenetwerk te spelen. Download de gids hier.
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 Technavio, ‘Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2025-2029’
