Hoe u IT meekrijgt in het plan om uw payroll te transformeren

Achterhaald of nog niet ontdekt? Een nieuwe kijk op payroll.

Als u een payrolltransformatie probeert te verkopen aan uw IT-collega's, krijgt u misschien de vraag: waarom moeten we veranderen? Het antwoord, zoals u dat vindt in deze gratis gids van ADP, is dat uw organisatie het zich eenvoudigweg niet langer kan veroorloven om payroll te negeren als manier om kosten te verminderen en de operationele efficiëntie te vergroten.

Met COVID-19 richt 66% van de besluitvormers hun aandacht op kostenoptimalisatie, terwijl 34% prioriteit geeft aan operationele efficiëntie¹

In de huidige markt is het verbeteren van uw payrollfuncties een hele logische. zakelijke beslissing: zorgen voor wendbaarheid, het welzijn van medewerkers ondersteunen en tegelijkertijd de efficiëntie van uw digitale infrastructuur verzekeren die ook nog aan de wet- en regelgeving voldoet. De kans is groot dat de IT-stakeholders in uw organisatie een checklist hebben met eisen waaraan een payroll-oplossing moet voldoen:

Payroll optimaliseren

Nu we weten hoe een ideale payroll-oplossing eruitziet, is het tijd om het verborgen potentieel van payroll ten volle te benutten via optimalisatie. Dit houdt in dat u uw payroll migreert naar een digitale payroll-oplossing. Voor deze stap heeft u de steun van meerdere teams in de organisatie nodig, waaronder de IT-afdeling. Of u nu besluit om payroll uit te besteden of de taak te geven aan een interne afdeling, uw IT-collega's spelen een centrale rol in het ondersteunen van deze overgang.

Zodra de payroll is geoptimaliseerd, kunnen IT-teams zich concentreren op taken die meer tijd vergen, zoals upgrades implementeren, gegevensbeveiliging beheren en het integreren van payroll met andere HR-oplossingen.

Hoe payrolltransformatie uw IT-doelstellingen ondersteunt

Payrollmodernisatie heeft een duidelijk bedrijfsvoordeel. Dus hoe kan het migreren van payroll naar de cloud, of naar een betere aanbieder, helpen bij het ondersteunen van bredere IT-doelstellingen?

Het antwoord, als u nadenkt over het transformeren van payroll, is om de verleiding te weerstaan om niets te doen. De gemiddelde multinational heeft 32 verschillende salarissystemen, wat resulteert in hoge personeelskosten, complexiteit van de systemen en een gebrek aan integratie.⁶ Payroll in huis houden is bewezen duur en onpraktisch. Overbelaste medewerkers moeten proberen te voldoen aan wet- en regelgeving, zorgen dat de organisatie blijft draaien, dat gegevens goed beveiligd zijn en dat systemen van derden regelmatig worden geüpdatet.

Wilt u overstappen naar de cloud? Kies dan voor een betrouwbare aanbieder, zoals ADP, die u een maatwerkoplossing kan aanbieden die aansluit bij de mate van ondersteuning die uw organisatie nodig heeft.

De overstap naar de cloud heeft ons meer flexibiliteit gebracht. Het systeem kan groeien of krimpen naargelang onze organisatie dat vereist en we kunnen onze cloudcapaciteit makkelijker opschalen.

Steve Drury, Pay Service Lead, Cargill ⁷

Risico lopen of beschermen

Het is zeer belangrijk om uw payroll over te zetten naar een betrouwbare aanbieder die beveiliging serieus neemt. Beveiliging is automatisch geïntegreerd in de payrollsoftware van ADP zodat uw zonder hoofdbrekens kunt voldoen aan de wet- en regelgeving. Andere beveiligingskenmerken waarop u moet letten bij de aanbieder van uw keuze zijn:

• Beveiligings-, risico- en privacyspecialisten die de gegevens van klanten beschermen
• 24/7 en 365 dagen per jaar geavanceerde beschermingsondersteuning vanuit meerdere Critical Incident Response Centers
• Continue gegevensmonitoring door specialisten in geval van verdachte activiteit
• Ieder kwartaal nieuwe beveiligingspatches voor de cloudsoftware

Duur of besparend?

Payroll-oplossingen in de cloud vereisen wel een investering, maar op de lange termijn zijn ze kosteneffectiever dan payroll op locatie. Payrollmigratie kan sneller significant rendement opleveren. Dus als u overweegt hiervoor te kiezen, denk dan aan het volgende:

• Organisaties die van een oplossing op locatie zijn overgegaan naar de ADP-cloud, bespaarden tussen de 15 en 35 procent ⁸
• Volgens een onderzoek van Forrester Consulting waarin de totale economische impact (TEI) van ADP Global Payroll werd geëvalueerd, konden organisaties een ROI halen van 134 procent en hun investering terugverdienen binnen 12 maanden⁹

Waarom consolideren?

In plaats van meerdere salarissystemen kan de weg voorwaarts voor u en uw IT-collega's één eenvoudige, schaalbare payroll-oplossing zijn. Met een geïntegreerd internationaal payrollproces  kunnen u en uw teams in één oogopslag gegevens zien van medewerkers wereldwijd. Zorg dat u een aanbieder kiest met een op maat gemaakte dienst die meegroeit met uw organisatie en alle locaties. Andere voordelen van consolideren zijn:

• De kostenefficiëntie van één internationale payroll
• Het is eenvoudiger om updates en beveiligingspatches toe te passen
• Naadloos gegevens delen tussen verschillende landen zonder IT-ondersteuning voor AVG
• Integratie met andere systemen voor Human Capital Management (HCM) is ongecompliceerd
• Lager beveiligingsrisico van één internationale payroll in vergelijking met meerdere lokale systemen
• Minder behoefte aan externe HR- en payrollleveranciers door implementatietraining en hulpbronnen voor onderhoud

De juiste salarisverwerker kiezen voor uw organisatie

Of u nu op zoek bent naar een nieuwe salarisverwerker of uw huidige regeling onder de loep neemt, probeer uzelf de volgende vragen te stellen:

• Is de door u gekozen payrollsoftware beschikbaar in de cloud?
• Biedt de door u gekozen payrollsoftware geavanceerde beveiligingsfuncties?
• Ondersteunt de door u gekozen salarisverwerker implementatie?
• Ondersteunt de door u gekozen payrollsoftware geavanceerde functionaliteiten zoals procesautomatisering?
• Kan de door u gekozen payroll-oplossing worden geïntegreerd met HCM-software?
• Ondersteunt de door u gekozen payroll-oplossing uw digitale transformatie-initiatieven?
• Ondersteunt de door u gekozen payroll-oplossing uw bedrijfscontinuïteitsplan?
• Biedt de door u gekozen payroll-oplossing alle functionaliteit die u nodig heeft om uw payrollproces om te vormen en uw IT-prioriteiten te ondersteunen?

Een betrouwbare aanbieder zal met u samenwerken om te zorgen dat alle leden van uw interne team, dus ook IT-stakeholders, gedurende de hele transitie naar een payroll-oplossing in de cloud worden geïnformeerd en ondersteund.