De impact die nieuwe technologische ontwikkelingen hebben op de werking en ontwikkeling van payrollsoftware, valt niet te overschatten. De manier waarop we onze salarisadministratie vandaag verwerken, heeft haast niets meer te maken met de geprinte loonstrookjes en rommelige spreadsheets van weleer. Vandaag integreren digitale programma’s met Human Resource Managementsystemen, zodat je steeds een compleet overzicht hebt over je personeel.

Payrollsoftware heeft dus al een hele ontwikkeling doorgemaakt, en het verhaal is nog niet af. Payroll en technologie gaan vandaag hand in hand. In dit artikel bespreken we wat er veranderd is, en wat nog komen gaat: hoe AI, blockchain en deep learning zorgen voor meer efficiëntie, accuraatheid en veiligheid in de verwerking van salarisadministratie, en hoe je deze technologieën kunt inzetten in je bedrijf.

De opkomst van nieuwe technologie in payrollsystemen

Payroll en technologie staan niet stil. De manier waarop we salarisadministratie verwerken, is de laatste jaren behoorlijk veranderd onder invloed van innovaties zoals AI, cloud computing en blockchain. Zo betekent de opkomst van cloudcomputing dat bedrijven toegang hebben tot hun payroll van overal ter wereld, en dat data veilig gesynchroniseerd kan worden.

Dat AI een verregaande invloed op de wereld heeft, hoeven we je niet meer te vertellen. Ook op payrollsoftware heeft deze revolutie een effect. ADP test bijvoorbeeld het gebruik van generatieve AI in zijn payrollsoftware om de kans op menselijke fouten te verminderen en taken te automatiseren die anders veel tijd in beslag zouden nemen. Denk daarbij aan data-invoering, belastingberekeningen en compliance-checks.

Cloudcomputing: verbeterde toegang en schaalbaarheid

De opkomst van cloudcomputing betekent in essentie dat je toegang krijgt tot de beste dataverwerkingsprogramma’s en dataopslag, zonder dat je grote investeringen moet doen in het aankopen en beheren van een eigen systeem. Cloudtechnologie geeft je toegang tot een snelle software waar je ook bent, terwijl je data centraal worden opgeslagen. Zo zijn gegevens overal en altijd toegankelijk en kan het systeem gemakkelijker meegroeien met je bedrijf.

Payrollbedrijven zoals ADP gebruiken cloudsoftware om verwerkingsprocessen te vereenvoudigen en tegelijk de data van klanten beter te beschermen. Met een payrollsysteem in de cloud kunnen je medewerkers zelf hun gegevens raadplegen, wat de frictie in het HR-proces vermindert en zorgt voor meer tevredenheid.

Sommige organisaties staan aarzelend tegenover cloudtechnologie. Ze houden data liever in eigen beheer omdat dat veiliger lijkt, of ze zijn bang dat de overgang naar cloudsoftware te veel tijd en middelen in beslag zal nemen. Uit onderzoek blijkt echter dat cloudsystemen stilaan de norm worden, waardoor databeheer steeds moeilijker zal worden voor bedrijven die de overstap niet willen maken. Software die niet in de cloud werkt, wordt steeds zeldzamer.

AI en machine learning: automatisering en accuraatheid

Ongetwijfeld de grootste impact van AI en machine learning op software voor salarisadministratie is de automatisering van repetitieve taken, die nu veel nauwkeuriger uitgevoerd kunnen worden. AI zorgt ervoor dat teams meer tijd kunnen steken in het nemen van doordachte beslissingen dankzij het verlichten van de administratieve takenlast.

Zo laten de payrolldiensten van ADP je salarisadministratie vlotter verlopen door automatische gegevensinvoering en validering van data. Dat betekent: geen risico meer op typfouten, en heel wat tijd bespaard. De AI kan het systeem ook automatisch updaten met nieuwe belastingberekeningen of regels. Zo kan je zeker zijn dat je altijd de juiste tarieven toepast en geen fouten maakt.

Daarnaast helpt AI met het maken van betere voorspellingen op basis van bestaande gegevens, en het analyseren van patronen in de data. Op die manier kan AI je helpen in je planning: het systeem kan je bijvoorbeeld laten weten wanneer er meer kosten en tijd naar payroll zullen moeten gaan, zodat jij en je team voorbereid zijn op de hogere werkdruk.

Maar ook buiten de salarisadministratie kan de voorspellende analyse van AI handige toepassingen hebben. Patronen in verzuim en personeelsverloop herkennen betekent dat je HR-team ook op deze zaken voorbereid kan zijn en proactief te werk kan gaan. Naarmate AI slimmer wordt, zullen steeds meer toepassingen mogelijk zijn in payroll- en HR-software.

Blockchain: veiligheid en transparantie

Blockchaintechnologie brengt ook een revolutie teweeg in payrollsoftware. Blockchain slaat gegevens en activa op als transacties in een gedecentraliseerd grootboek. Deze transacties kan je beschouwen als blokken (‘blocks’) in een digitale keten (‘chain’) binnen een peer-to-peer netwerk. Wanneer een gegeven verplaatst of van eigenaar wisselt, blijft de oorspronkelijke transactie bestaan.

Omdat de transacties in een blockchain niet bewerkt of aangepast kunnen worden, voegt dit een extra laag van veiligheid en verantwoording toe aan je salarisadministratie. Via blockchain worden gevoelige persoonsgegevens en salarisdata versleuteld en gedecentraliseerd, zodat het risico op datalekken of ongeautoriseerde toegang sterk verlaagt.

Het gedecentraliseerde blockchainnetwerk biedt complete transparantie en verzekert dat payrolltransacties niet gewijzigd of gehackt kunnen worden. Zo kan je bedrijf het risico op fraude met je salarisadministratie zo goed als volledig elimineren. Voorlopig bestaan er nog niet veel payrollsystemen die blockchain gebruiken, maar deze technologie biedt veel mogelijkheden voor de toekomst.

Zo’n mogelijke toepassing zijn ‘smart contracts’ of slimme overeenkomsten, waarbij digitale contracten worden opgesteld die automatisch een script uitvoeren wanneer bepaalde voorwaarden vervuld zijn – bijvoorbeeld, het uitvoeren van maandelijkse betalingen op bepaalde data wanneer alle berekeningen in het systeem correct bevonden worden. Dit zou nog een volgende stap zijn in het efficiënter maken van salarisadministratie, waaraan manuele handelingen en instanties als banken nauwelijks nog te pas komen.

Betalingen in real-time en wereldwijde payrollverwerking

Hogesnelheidsbreedband en mobiele 5G-technologie betekent dat betalingen nu veel sneller, vaak zelfs in real-time, uitgevoerd en ontvangen kunnen worden. Zeker voor bedrijven met een wereldwijde payroll is dit een grote verbetering. Vertragingen door een verschil in tijdzones, feestdagen in andere landen, of een lange verwerkingstijd zijn niet langer een probleem. Kortom: iedereen wordt op tijd betaald ongeacht locatie, wat de medewerkerstevredenheid in de hand werkt.

Toch is een globale payroll beheren nog steeds geen eenvoudige taak, met de vele verschillende wetten en regels rond arbeid en belastingen en de berekeningen die komen kijken bij fluctuerende wisselkoersen. Al deze zaken zijn zowat onmogelijk te regelen zonder een payrollsoftware die zich mee aanpast aan de realiteit van de arbeidsmarkt vandaag. Gelukkig neemt een software als ADP Celergo al deze taken grotendeels van je over.

De rol van data-analyse in payrollverwerking

Data-analyse is vandaag essentieel voor een goede salarisadministratie. Nieuwe technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat data verzamelen en analyseren steeds eenvoudiger wordt. Zo kunnen beslissingen gemaakt worden op basis van werkelijke inzichten en cijfers.

In de context van payrollverwerking zorgt betere data-analyse ervoor dat op zowat alle vlakken scherpere beslissingen genomen kunnen worden, van budgetverdeling tot personeelsevolutie. En dankzij AI is een eenvoudige zoekterm ingeven al genoeg om meteen de relevante statistieken te zien te krijgen. Rapporten opmaken en rondsturen was nog nooit zo gemakkelijk.

Toekomstmuziek: de volgende innovaties in payrollsoftware

Wat brengt de toekomst voor payroll en technologie? Technische innovatie staat niet stil: nieuwe ontwikkelingen in AI en blockchain zullen ongetwijfeld leiden tot nieuwe toepassingen, ook in de salarisadministratie. Daarnaast wordt bestaande technologie ook op nieuwe manieren toegepast: denk maar aan IoT-toepassingen en snelle internetverbindingen, die thuiswerk steeds gemakkelijker maken.

Wat betekenen deze innovaties dan voor HR-professionals? Geen zorgen: de rol van payroll professionals blijft belangrijk, maar de inhoud van het werk zal wel verschuiven. Nu steeds meer dagelijkse, repetitieve taken kunnen worden overgenomen door softwaresystemen, kunnen HR-medewerkers de focus verleggen naar de complexe problemen waar hun input een grotere meerwaarde heeft. Strategische beslissingen op basis van geautomatiseerde data en het onontbeerlijke menselijke contact in het HR-proces zullen de belangrijkste onderdelen van het takenpakket worden.

Uitdagingen en overwegingen

De implementatie van nieuwe technologieën, zeker AI, roept ook vragen en bedenkingen op. Het is belangrijk om deze zaken grondig te onderzoeken voor technologische innovaties geïmplementeerd worden. Zo weten we dat ook AI vooroordelen kan hebben of zaken kan hallucineren als het systeem niet grondig getraind en getest is om deze problemen eruit te filteren. Een accurate datatoevoer is ook van groot belang, want als de basisgegevens verkeerd zijn, kan het systeem uiteraard geen juiste antwoorden geven.

Het is daarom niet verbazend dat veel bedrijven aarzelen over de integratie van AI in hun processen. Uiteindelijk staat AI nog in de kinderschoenen. Daarnaast vergt de integratie van AI heel wat investeringen in de vorm van geld en tijd. Mensen moeten opgeleid worden en vaak is de creatie van een nieuwe positie nodig die het overzicht behoudt over de implementatie en haar gevolgen. Het is in ieder geval aan te raden om goed na te denken over het invoeren van nieuwe technologieën in je bedrijf en zeker niet overhaast te werk te gaan.

Conclusie

Het moge duidelijk zijn dat nieuwe technologische ontwikkelingen een verregaande invloed uitoefenen op het HR-landschap. Deze technologieën versoepelen het payrollproces in veel gevallen en besparen bedrijven tijd en op termijn ook geld, maar over de implementatie ervan moet wel grondig nagedacht worden om problemen te vermijden.

Het is een goed idee om te vertrouwen op experts in het veld, zodat je zeker kunt zijn dat de toepassingen die ze aanbieden uitgebreid getest zijn en alle nodige veiligheidsmechanismes bevatten. Met klanten als Amazon, Cisco en Lenovo is ADP de uitverkoren partner voor veel van de grootste spelers op de markt. Meer weten over onze softwareoplossingen? Neem nu contact op en ontdek wat ADP voor jouw bedrijf kan betekenen.