Wat zijn payroll management systems en welke voordelen bieden ze?

Een payroll management system is gespecialiseerde software waarmee bedrijven payrollprocessen, zoals het uitrekenen van nettosalarissen en belastingen, kunnen stroomlijnen en automatiseren. Dit bespaart de werkgever tijd en voorkomt fouten.

24% van de werknemers geeft aan dat ze altijd of vaak
onderbetaald worden. In 2021 was dit 20%¹.

Een van de belangrijkste taken van een werkgever is garanderen dat medewerkers nauwkeurig uitbetaald worden, zeker in moeilijkere tijden. Ons rapport People at Work 2022 toonde aan dat een aanzienlijk aantal medewerkers te maken krijgen met onjuiste salarisbetalingen. Een effectief systeem dat dit proces kan automatiseren is dus ongetwijfeld belangrijk voor de motivatie, de betrokkenheid en het behoud van medewerkers.

De functies van payroll management systems

Het payroll management system zorgt voor de verwerking van de payroll voor medewerkers.

Laten we nader bekijken wat deze software allemaal kan.

Lonen berekenen

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de gewerkte uren voor elke medewerker correct worden vastgelegd. Hiervoor zijn functies ingebouwd in de software voor payroll management. Nadat alle bruto inkomens zijn berekend, moeten de inhoudingen worden uitgerekend. Hieronder vallen belastingen, vrijwillige inhoudingen zoals levensverzekeringen en verplichte inhoudingen zoals alimentatie of betalingen van studieleningen. Wat er overblijft na het aftrekken van de inhoudingen, is het salaris dat de medewerker krijgt. Dit wordt het nettosalaris genoemd.

Belasting berekenen

Bedrijfseigenaren zijn verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen en verplichte verzekeringspremies op de lonen van medewerkers. Payroll management systems kunnen dit proces automatiseren. In het Verenigd Koninkrijk is het bijvoorbeeld belangrijk om software te gebruiken die goedgekeurd is door de Britse belastingdienst. Dan kun je voldoen aan regelgeving voor arbeid en belasting en voorkom je boetes. De Britse belastingdienst is een overheidsinstantie in het VK die gaat over belastingen en arbeidsvoorwaarden. Het Britse systeem voor het innen van sociale verzekeringen en loonheffing heet PAYE (Pay As You Earn).

Voldoen aan verplichtingen inzake administratie

Elk land heeft zijn eigen juridische vereisten omtrent het bijhouden van de payroll-administratie. De Britse wet verplicht werkgevers om de payroll-administratie te bewaren gedurende minimaal drie jaar na het belastingjaar waarin deze is opgesteld. Alhoewel er geen regels zijn over hoe de administratie precies bewaard moet worden, moet deze wel altijd kloppend, leesbaar en compleet zijn. De Britse belastingdienst kan de payroll-administratie van een werkgever controleren om te verifiëren dat deze de juiste hoeveelheid belasting afdraagt. Als de administratie onvolledig is, schat de belastingdienst zelf wat een bedrijf moet betalen en wordt er een boete opgelegd.

In het VK moeten werkgevers onder andere de volgende informatie bewaren:

  • Hoeveel is uitbetaald aan medewerkers en hoeveel is ingehouden.
  • Payrollrapporten voor de belastingdienst, samen met de maandelijkse PAYE-opgaven (hierin staat wanneer nieuwe medewerkers starten en of er medewerkers gepromoveerd of met pensioen gegaan zijn).
  • Betalingen aan de belastingdienst, zoals belastingen en sociale verzekeringen.
  • Ziekmeldingen en vakantiedagen.
  • Arbeidsvoorwaarden of declaraties die belastbaar zijn.
  • Belastingcodes voor loonheffing.

Salarisspecificaties voor medewerkers

Een andere belangrijke functie van een payroll management system (naast het uitbetalen van salarissen) is het maken van salarisspecificaties voor medewerkers. Op deze specificaties moet het salaris duidelijk aangegeven staan, inclusief loonpercentages, inhoudingen, het brutosalaris en het nettosalaris.

Wat zijn de voordelen van werken met software voor payroll management?

Wanneer een werkgever ervoor kiest om een payroll management system te gaan gebruiken, krijgt de werkgever meer tijd om zich te richten op de groei van het bedrijf. Het aanhouden van nauwkeurige payrollprocessen is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van werkgevers. Het kan erg uitdagend en tijdverslindend zijn om dit allemaal zelf en zonder steun van buitenaf te doen.

Laten we kijken naar de belangrijkste voordelen van software voor payroll management.

Betrouwbare en precieze berekeningen

Een effectief payroll management system zorgt dat de lonen van medewerkers correct worden berekend, inclusief de verplichte en vrijwillige inhoudingen.

Zelfwerkzaamheid voor medewerkers

Met een functie voor zelfwerkzaamheid in payroll management systems kunnen medewerkers direct hun payrollbescheiden inzien en persoonlijke gegevens bijwerken.

Automatische meldingen

Deze functie kan opgespoorde fouten aan de werkgever doorgeven, zodat deze de fouten kan corrigeren om te garanderen dat de payroll correct wordt uitgevoerd.

Minder fouten

Systemen met geïntegreerde functies, zoals het bijhouden van gewerkte uren en de berekening van het nettosalaris, verminderen of elimineren repetitieve gegevensinvoer en beperken zo het aantal fouten tijdens de verwerking van de payroll en de uitbetaling van medewerkers.

Hulp bij voldoen aan regelgeving

Naast het automatiseren van inhoudingen en rapportage voor naleving van belastingvereisten houden sommige gespecialiseerde leveranciers van payroll management de werkgever ook op de hoogte van veranderingen in regelgeving die invloed kunnen hebben op het bedrijf en de verplichtingen inzake payrollrapportage.

Nauwkeurige administratie

Software voor payroll management kan profielen maken voor elke medewerker, zodat alle payroll-administratie wordt opgeslagen en makkelijk kan worden samengevoegd, doorzocht of gedownload.

Casestudy

Casestudy: Soepelere payroll voor FedEx

Voordat ADP vervoerder FedEx bijstond met nieuwe, geïntegreerde software voor payroll management:

  • omvatte de payroll meer dan 100 teams wereldwijd
  • gebruikten ze meer dan 68 verschillende tools en toepassingen in Europa
  • hadden ze meer dan 490.000 internationale teamleden
  • had 60% van de medewerkers geen toegang tot een digitaal aanwezigheidssysteem

FedEx is actief in meer dan 220 landen en heeft een wagenpark van 180.000 voertuigen die direct te herkennen zijn aan hun bekende merk. Daarnaast hebben ze ook 678 vliegtuigen. Ze vervoeren elke dag 15 miljoen pakketten.

Het bedrijf had niet alleen problemen met de logistiek, maar ook bij het delen van beste praktijken en het garanderen van de gegevensbeveiliging.

Twee jaar nadat ADP’s samenwerking met FedEx begon

"Met ADP Global Payroll kan ik nu controleren welk land de payroll op tijd af heeft en of er landen zijn die hun deadline hebben gemist. Ik hoef dus geen informatie bij meerdere payrollteams op te vragen. We hebben nu internationaal ownership en één systeem om informatie te verzamelen, waarin alle gegevens in dezelfde indeling staan. Bovendien kunnen we met de gestandaardiseerde systemen ook gestandaardiseerde controles uitvoeren."

– Natascha Moore, International Payroll Manager en Global Process Owner Payroll bij FedEx

Wil je meer weten over de payroll management systems van ADP?

Werkgevers zoals jij maken al 70 jaar gebruik van de voordelen die de payroll management systems van ADP bieden. Onze producten zijn flexibel en besparen je tijd en geld. Daarnaast is onze suite van producten ontworpen voor jouw zakelijke behoeften, ongeacht hoe groot je bedrijf is en waar het gevestigd is.