Het kiezen van een salarisverwerker

Als je op zoek bent naar een salarisverwerker, heb je waarschijnlijk al besloten je payroll uit te besteden aan een betrouwbare derde partij. Om je bij deze stap te ondersteunen, hebben we een handige gids samengesteld om je te helpen omdat payroll en HR al je bedrijfsonderdelen betreffen. Aan welk model voor beheerde salarisverwerking je ook de voorkeur geeft, het is belangrijk de beste salarisverwerker te kiezen die bij je budget past. Zorg dat je bedrijfsdoelen op korte en lange termijn helder zijn en stel een systematische checklist op met vragen die je aan leveranciers kunt stellen. De juiste salarisverwerker gaat voor de nabije toekomst je zakenpartner zijn. Dus hoe beter je weet wat je wilt en waar je naar toe gaat, hoe gemakkelijker de implementatie en doorvoering is – en hoe beter hun technologie jouw strategische groei kan ondersteunen.

Wat is een salarisverwerker?

Een salarisverwerker is een extern bureau waarop bedrijven een beroep doen wanneer ze niet zelf de stress en kosten willen dragen van een eigen payrollsysteem. Afhankelijk van de aangeboden vorm van beheerde salarisverwerking berekent het externe bureau de salarissen van personeel, verzorgt het alle vereiste inhoudingen, helpt het je te voldoen aan de nieuwste regels en verzendt het aangiftes naar de relevante overheidsinstanties.

Een van de opties is volledig beheerde salarisverwerking. Daarvan is sprake wanneer een bedrijf zijn payrollactiviteiten volledig overlaat aan het externe bureau. Afhankelijk van de omvang van het bedrijf, de complexiteit van de zakelijke activiteiten, specifieke vereisten en de bedrijfstak, kunnen salarisverwerkers een volledige suite met beheeroplossingen voor payroll en HR leveren.

Kan een salarisverwerker je helpen je doelen te halen?

Wat wil je als bedrijf bereiken? Misschien wil je meer zicht hebben op je payroll- en HR-gegevens. Of droom je van een meer coherente, gestroomlijnde salarisverwerking die nauwkeurig en op tijd wordt uitgevoerd. Als je een multinational bent, heb je mogelijk een wereldwijd systeem voor salarisverwerking nodig, zodat je met één registratiesysteem je personeelsgegevens diepgaand kunt analyseren en je strategie op grond daarvan kunt aanpassen. Hoe duidelijker je visie is en hoe beter je weet hoe technologie je kan helpen deze te realiseren, hoe effectiever je de implementatie en doorvoering kunt plannen.

Houd rekening met je unieke behoeften

Beslis wat je organisatie echt nodig heeft van een salarisverwerker, zodat je weet welk model je nodig hebt. Misschien heb je beheerde verwerking nodig waarbij een deskundig bureau zoals ADP je payroll nauwkeurig en tijdig verzorgt, je belastingen en inhoudingen berekent en loonstrookjes uitschrijft? Als je een wereldwijd bedrijf bent of medewerkers hebt met verschillende niveaus van betalingsvoorkeuren en uiteenlopende HCM (Human Capital Management)-behoeften, dan kun je kiezen tussen beheerde verwerking of een volledig uitbesteed model, aangeduid als Payroll Comprehensive Outsourcing Services (Uitgebreide uitbestede salarisverwerking). Er is sprake van volledige uitbesteding wanneer de leverancier, naast verzorging van alle payrollaspecten, je medewerkers ondersteunt met een speciale hulplijn voor al hun payrollbehoeften. De juiste leverancier zorgt ook dat je bedrijf alle regels naleeft door rekening te houden met alle regionale en nationale richtlijnen. De hamvraag hierbij is binnen je bedrijfscultuur te beoordelen hoeveel of hoe weinig controle je teams uit handen willen geven. Daarom moet je zorgvuldig onderzoek doen naar leveranciers.

Veiligheid en privacy van medewerkersgegevens boven alles

Vanwege de AVG en COVID-19 zijn de veiligheid en privacy van je personeelsgegevens essentieel voor je zakelijke succes. De leverancier die je kiest, moet dat ook hoog in het vaandel dragen. Vraag leveranciers hoe zij je bedrijfsgegevens opslaan, overdragen en er back-ups van maken. Onderzoek wat hun beleid voor fraude en zakelijke veerkracht is – en lees de kleine lettertjes. Beveiligingsinbreuken worden frequenter, en dan met name phishingaanvallen (een toename van 72% naar 83% tussen 2017 en 2021)[1]. Volgens de Cyber Security Breaches Survey 2021 verliest bij 39% van de bedrijven die inbreuken of aanvallen melden, één op de vijf bedrijven (21%) geld, gegevens of andere activa.[2] De gemiddelde kosten van alle beveiligingsinbreuken die bedrijven in de afgelopen 12 maanden hebben geleden, worden geschat op £ 8.460.[3]

Zorg voor een robuust implementatiemodel

We nemen aan dat de door jou gekozen leverancier de belangrijkste functionaliteit biedt waarnaar je op zoek bent. Het volgende punt op je checklist voor een externe salarisverwerker is een succesvol implementatiedossier en een aantoonbaar programma om je payroll snel en efficiënt van de grond te krijgen. Helpen ze je personeel om alles soepel in gang te houden? Hebben ze een effectieve strategie voor veranderingsbeheer? En is er in je organisatie een executive sponsor en een ambassadeursnetwerk om de nieuwe technologie te helpen accepteren?

Plan de aanvaarding tijdig

Niet iedereen in je bedrijf ziet uit naar verandering. Daarom is planning vereist. Bereid je tijdig voor omdat niet alleen je personeel, maar ook je systemen en gegevens er klaar voor moeten zijn. Aanvaarding van de oplossing door de belanghebbenden is essentieel in de eerste stadia. Gebruik veranderingsbeheer, transparante communicatie en training om de overgang voor medewerkers van alle niveaus te vergemakkelijken. De door jou gekozen leverancier moet ervaring hebben met deze essentiële beginfase.

Kies het juiste serviceplan

Je nieuwe payroll- en HR-oplossing valt of staat met het achterliggende ondersteuningsmodel. Zorg voor voldoende klantondersteuning voor je behoeften. De juiste verwerker biedt schaalbare bescherming die omhoog en omlaag kan worden aangepast aan je budget en veranderende eisen. Lees het servicecontract nauwkeurig en stel vragen als iets onduidelijk is. Omvat je plan een speciaal serviceteam met grondige expertise op het gebied van payroll en naleving? Krijg je toegang tot strategische adviseurs en heeft de leverancier een klantennetwerk waarmee je best practices kunt delen?

Gebruik gegevens voor concurrentievoordeel

Of je nu je personeelsplanning wilt verbeteren of concurrerende compensatiepakketten wilt bieden om toptalent aan te trekken, data-analyse wordt steeds belangrijker voor bedrijven. Voeg aan je checklist een leverancier toe die kan helpen je vereisten voor data-analyse te evalueren en inzichten kan toepassen om je groei te ondersteunen. Vraag of je de beschikking krijgt over een gecentraliseerde dataset en analyses kunt aanpassen aan je inzichten. Essentieel zijn ook toegang tot sectorbrede gegevens voor benchmarking en voorspellende analyses om te helpen bij prognoses.

Beoordeel de geschiedenis van de leverancier en waar diens toekomstige focus op ligt

Denk op bedrijfsniveau aan samenwerking met een gevestigde leverancier waarvan de technologie en het servicemodel je veranderende eisen ondersteunen. Je salarisverwerker moet op zijn minst innovatie waarderen en daar actief mee bezig zijn – constant op zoek zijn naar oplossingen om te voldoen aan nieuwe zakelijke uitdagingen.

Ontwikkel je personeelsstrategie

Het hele punt van automatisering en integratie van je payroll- en HR-systemen is niet om op dezelfde weg door te gaan, maar om operaties te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren, de betrokkenheid van personeel te versterken en domeinen voor kostenverlaging te vinden. Controleer of je nieuwe salarisverwerker personeel ondersteunt bij elke stap van de levenscyclus van medewerkers. De juiste oplossing bevat hulpmiddelen en strategieën om de prestaties van je payroll- en HR-teams te maximaliseren, recruitment te verbeteren en zicht te bieden op uitgaven in het hele bedrijf.

Niet ‘gewoon’ payroll

De COVID-19-pandemie heeft blootgelegd hoe kwetsbaar een lappendeken van payroll- en HR-systemen kan zijn bij plotselinge veranderingen. Uit recent onderzoek blijkt dat door de pandemie 66% van de besluitnemers voorrang gaf aan kostenoptimalisatie, tegen 34% aan operationele efficiëntie.[4] Payroll is ooit misschien een back-officefunctie geweest. Tegenwoordig echter is het front-office en staat het centraal bij toekomstgerichte bedrijven en kan het in combinatie met digitale technologie een strategisch voordeel worden.

Vragen om aan een potentiële salarisverwerker te stellen:

  • Is de door jou gekozen payrollsoftware beschikbaar in de cloud?
  • Biedt de door jou gekozen salarisverwerker:
    • ondersteuning voor implementatie?
  • Biedt de door jou gekozen payrollsoftware:
    • geavanceerde beveiligingsfuncties?
    • geavanceerde functionaliteit zoals procesautomatisering?
  • Biedt de door jou gekozen payrolloplossing:
    • integratie met HCM-software?
    • hulp bij initiatieven voor digitale transformatie?
    • mogelijkheden voor je bedrijfscontinuïteitsplan?
  • Als het antwoord op al deze vragen ‘Ja’ is, dan biedt de door jou gekozen payrolloplossing alle gewenste functionaliteit om je payrollproces te transformeren en je IT-prioriteiten te ondersteunen.[5]

ADP als je salarisverwerker kiezen

De juiste externe salarisverwerker kan je bedrijf naar het volgende niveau brengen met behulp van HCM-expertise, data-analyse en technische ondersteuning om je organisatie te transformeren en strategische groei te bevorderen.

ADP heeft meer dan 70 jaar ervaring als salarisverwerker met gedeeltelijk of volledig beheer voor tal van klanten in 140 landen. Neem contact met ons op als je een expert wilt spreken over de voordelen van onze volledig beheerde salarisverwerking.

[1] Cyber Security Breaches Survey 2021 - GOV.UK (www.gov.uk)

[2] Cyber Security Breaches Survey 2021 - GOV.UK (www.gov.uk)

[3] Cyber Security Breaches Survey 2021 - GOV.UK (www.gov.uk)

[4] CIO DIVE: De nieuwe bedrijfstechnologische prioriteiten van 2020

[5] ADP, TANLAP IT Decision Makers’ ebook 2021, p 14.

TAGS: Payroll Salarisadministratie Multinational bedrijf Grote onderneming Blog Post