Vereenvoudig je internationale payroll met ADP Celergo

Salarisadministratie beheren over landsgrenzen heen is geen eenvoudige zaak. Als je verantwoordelijk bent voor een internationale payroll, hoeven we je dat niet uit te leggen. De inherente complexiteit van salarisberekeningen en belastingen wordt nog veel groter wanneer je ook nog rekening moet houden met een kluwen aan arbeidswetten, regels, belastingdiensten en softwaresystemen.

Daarbij komt nog de stress over fouten maken, want die kunnen bijzonder grote gevolgen hebben. In het beste geval wordt een medewerker wat te laat betaald – op zich al onaanvaardbaar, maar eenvoudig recht te zetten. In het ergste geval krijg je te maken met stevige boetes en straffen voor het breken van de wet. Een goed systeem dat de kans op fouten zo veel mogelijk minimaliseert, is dan ook essentieel.

Vaak ontstaat echter het omgekeerde: een wildgroei aan verschillende processen en systemen in ieder land, waardoor het globale overzicht helemaal verloren gaat. Hoewel lokale expertise gebruiken op zich een goede zaak is om aan lokale wetgeving te voldoen, zorgt dit ervoor dat het bijzonder moeilijk wordt om centraal te budgetteren en inzicht te krijgen in je kosten. In dit artikel bekijken we hoe je dankzij ADP Celergo het beste van beide werelden kunt krijgen: een globale oplossing die toch verzekert dat je in orde bent met alle lokale regels.

ADP Celergo: een overzicht

Een internationale payroll afhandelen vereist een diepgaand begrip van lokale wetten en regels rond arbeid en belastingen. Daarnaast heb je een manier nodig om om te gaan met schommelingen in de wisselkoers, zodat je budgetten niet uit hun voegen treden.

ADP Celergo is een marktleidende software voor globale salarisadministratie die deze zaken in rekening brengt en zo je internationale payroll stroomlijnt en vereenvoudigt. Het wordt mogelijk om je volledige, wereldwijde payroll te beheren vanuit een enkel platform. Met ADP Celergo kan je:

• Personeel overal ter wereld correct en op tijd betalen.
• Salarisdata en HR-rapportage wereldwijd consolideren.
• HR-processen beheren op elke locatie.
• Uitbreiden naar nieuwe landen of net krimpen wanneer nodig.
• Lokale wetten naleven dankzij gestandaardiseerde globale processen.

Celergo integreert standaarden voor internationale payroll met lokale providers, zodat de software alles voor jou regelt: wetsveranderingen, berekeningen, naleving, budgettering en payroll-rapportage.

Enkele van de belangrijkste functies van Celergo die jou helpen met het vereenvoudigen van je internationale payroll:

• Vereenvoudigde administratie: internationale salarisadministratie beheren en afhandelen binnen de juiste termijn gebeurt moeiteloos.
• Gestroomlijnde processen: bespaar kosten met gestandaardiseerde workflows en verregaande automatisering.
• Accuraatheid verzekerd: verminder het risico op menselijke fouten met geautomatiseerde dataoverdracht.
• Schaalt mee met je zaak: Celergo kan meegroeien met je bedrijf en is aanpasbaar aan de behoeften van je zaak op ieder moment.
• Verbeterde veiligheid: bescherm persoonsgegevens en salarisdata met geavanceerde security- en privacymaatregelen.

De voordelen van ADP Celergo voor je internationale payroll

ADP Celergo vereenvoudigt je internationale payroll omdat je alles kan beheren binnen een enkel systeem met een gestandaardiseerd werkproces. Met naadloze integraties, online rapportage en verregaande databeveiliging til je je salarisadministratie moeiteloos naar een hoger niveau.

Celergo kan zich ook aanpassen aan de behoeften van je bedrijf, hoe het ook evolueert. Of je bedrijf nu uitbreidt naar nieuwe regio’s, krimpt, of de focus verlegt: Celergo is volledig flexibel in te stellen op basis van wat je nodig hebt.

Het programma biedt ook diepgaande data-inzichten en analyse in de vorm van handige rapporten. Zo kunnen bedrijven in real-time inzicht krijgen in hun globale bedrijfsvoering, ook per locatie. De automatische rapporten minimaliseren de kans op menselijke fouten, zodat je zonder problemen de beste beslissingen kunt nemen voor je HR-strategie.

Ook de waarde van accurate, tijdige salarisadministratie waar je ook bent, mag niet onderschat worden. Het is een belangrijke factor in medewerkerstevredenheid. Door de administratieve barrières rond internationale payroll te verwijderen, zorgt Celergo ervoor dat al je mensen correct en op tijd betaald worden – goed voor je retentie en imago als werkgever.

Bovendien kan je via Celergo niet alleen je medewerkers, maar ook wettelijke instanties en derden betalen via een beveiligde betaalprovider. Met ADP Celergo Payment Support Services (PSS) wordt het hele proces van payroll tot betaling geautomatiseerd, maar behoud je toch de controle via een enkel toegangspunt. Daarbij krijg je ondersteuning van de PSS-experten van ADP, die je kunnen helpen met vragen over grensoverschrijdende betalingen en arbeidswetten.

Celergo implementeren in je bedrijf

Celergo kan naadloos integreren met de reeds bestaande payrollsystemen in je bedrijf. In zes stappen kan je al van start gaan met Celergo:

1. Evalueer je huidige payrollproces en bepaal welke zaken verbeterd kunnen worden (bijvoorbeeld compliance of beveiliging).
2. Stel een gedetailleerd plan op met een tijdslijn voor de integratie en een budget.
3. Pas de instellingen van Celergo aan voor de behoeften van je bedrijf en denk goed na over vereiste stappen voor databescherming of compliance voor je de update uitvoert.
4. Test je nieuwe payrollsysteem geïntegreerd met Celergo voor je het lanceert om zeker te zijn dat alles goed werkt.
5. Zorg voor uitgebreide training voor je medewerkers in de salarisadministratie om zeker te zijn dat ze vlot kunnen werken met de nieuwe payrollsoftware.
6. Maak de overgang naar het nieuwe, geïntegreerde systeem, maar houd een oogje in het zeil voor kinderziektes. Blijf je HR-teams ondersteunen tot ze helemaal gewend zijn aan de nieuwe werkwijze.

Vier belangrijke elementen voor een vlotte transitie en implementatie

Om de overgang naar Celergo nog vlotter te laten verlopen, is het een goed idee om met de volgende zaken rekening te houden:

1. Zorg dat alle relevante partijen mee aan boord zijn: betrek al je stakeholders van bij het begin in de beslissingen en de overgang, zodat iedereen aan dezelfde kar trekt.
2. Stel je flexibel op: verandering is altijd moeilijk, dus een flexibele opstelling en probleemoplossend denken zijn essentieel.
3. Zet je data op orde: check dat al je gegevens ordelijk en correct zijn voor je aan de integratie met Celergo begint, dat maakt de overdracht gemakkelijker.
4. Maak een plan voor het oplossen van problemen: fouten zijn in het begin onvermijdelijk, dus stel een robuust plan op waarmee je problemen snel kunt detecteren en oplossen.

Celergo in actie

FedEx ondervond heel wat uitdagingen met zijn payroll. Deze werd wereldwijd door wel 100 verschillende teams uitgevoerd, die weinig met elkaar communiceerden. Zo ontstonden er aparte silo’s en een gebrek aan mogelijkheden tot escalatie van problemen. In Europa alleen al werden 68 verschillende applicaties gebruikt voor de salarisadministratie. Toen de GDPR van kracht werd, vormde deze gedecentraliseerde aanpak een groot risico op data-inbreuken.

Dankzij ADP slaagde FedEx erin om zijn internationale payroll te transformeren tot een veel efficiënter proces. De salarisadministratie is nu transparanter, zodat medewerkers zeker kunnen zijn dat ze op tijd betaald worden en payroll-teams vlotter met elkaar kunnen communiceren.

“Dankzij ADP Global Payroll kan ik nu direct checken welke landen op tijd betaald zijn en of er ergens een deadline gemist is, zodat ik niet apart van ieder team gegevens moet opvragen”, vertelt Natascha Moore, International Payroll Manager & Global Process Owner Payroll bij FedEx. Het bedrijf prees Celergo ook voor zijn capaciteit om overzicht te bieden over gegevens en ze op dezelfde manier weer te geven ongeacht de databron.

Conclusie

ADP Celergo biedt een alles-in-één oplossing die de complexiteit van internationale payroll danig vereenvoudigt. Het systeem verzekert naleving van nationale regels en verhoogt de efficiëntie en accuraatheid, zodat HR-teams tijd kunnen vrijmaken voor de belangrijke zaken. Celergo groeit mee met je bedrijf en biedt uitgebreide mogelijkheden voor rapportage, zodat het je payrollproces transformeert en moeiteloos de moderne tijd binnenloodst.

Zoals met elk nieuw systeem vergt ook de implementatie van Celergo enige planning en voorbereiding, maar de voordelen en besparingen wegen moeiteloos op tegen de initiële investering. Ontdek hoe Celergo ook jouw bedrijf kan transformeren: boek nu een demo