Wat hebben bedrijven die een internationale groei doormaken nodig van payroll?

Leidinggevenden weten al tientallen jaren dat ze zich moeten focussen op de kernactiviteiten van hun bedrijf – de activiteiten die de meeste winst opleveren en de organisatie toekomstbestendig maken – om zich te onderscheiden en concurrerend te blijven.

Dit geldt met name wanneer je bedrijf zich klaarmaakt om internationale markten te betreden. In deze periode ligt de druk meestal hoog en is het belangrijk dat het overbelaste personeel voldoende tijd krijgt die nodig is om zich te wijden aan initiatieven die van cruciaal belang zijn voor de bedrijfsdoelstellingen.

Ondernemingen weten dat ze met betrouwbare derden moeten samenwerken om zich te kunnen focussen op hun kernactiviteiten. De verwachting is dat de wereldmarkt voor de uitbesteding van bedrijfsprocessen in 2024 USD 302.617,9 miljoen waard was en in 2030 USD 525.228,5 miljoen zal bereiken, uitgaande van een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 9,8% tussen 2025 en 2030,¹ omdat ondernemingen ernaar streven hun kwetsbare punten in de bedrijfsvoering tot een minimum te beperken, hun wendbaarheid te verbeteren en de bedrijfskosten, die de aandacht van beleggers trekken, te verlagen.

Payroll is een uitstekende backoffice-kandidaat voor uitbesteding, aangezien:

• Efficiëntieverbeteringen met de juiste technologie en service snel kunnen worden bereikt
• Veel van de terugkerende, administratieve taken en berekeningen eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden
• Een verbeterde nauwkeurigheid dure opgelegde sancties kan verminderen

Wat heb je nodig van een payroll-partner nu je onderneming uitbreidt naar nieuwe internationale gebieden? Om die vraag te beantwoorden, moeten we eerst onderzoeken wat je onderneming verwacht van een payroll-systeem.

Wat verwachten je leidinggevenden van payroll?

Optimalisatie als norm

Het managementteam verwacht dat een payroll-functie de groei van het bedrijf op ieder moment weet te ondersteunen. In werkelijkheid had het financieel en HR-personeel echter lagere verwachtingen. Uit het onderzoek van PayrollOrg blijkt dat slechts 28% van de bedrijven een geformaliseerde wereldwijde payroll-strategie heeft, 30% eraan werkt en 42% helemaal geen strategie heeft. Er is dus nog een lange weg te gaan om de ambities van bedrijven op het gebied van internationale uitbreiding te ondersteunen.²

Aan payrollverantwoordelijken is gevraagd of zij een geformaliseerde internationale payrollstrategie hadden²

42% Nee

30% Er wordt aan gewerkt

28% Ja

Gegevens geschikt voor strategische input

Het hoger management verwacht niets anders dan één 'bron van waarheid' als het aankomt op de payroll-gegevens; een bron die kan en moet dienen als een essentieel onderdeel van de commerciële en groeistrategieën.

Met betrouwbare payroll-gegevens kunnen bedrijven gegevensgestuurde beslissingen nemen die de efficiëntie verbeteren en het fundament vormen voor succes. Zo zou 46% van de payroll-verantwoordelijken graag integratie tussen payroll- en HR-systemen in één 'system of record' op globaal niveau willen zien.³ Dit kan leiden tot gestroomlijnde processen, minder fouten en waardevollere inzichten in personeelstrends en -kosten.

Ingebouwde flexibiliteit

De omvang van het personeelsbestand in een land varieert naarmate de bedrijfsomgeving verandert. Ieder bedrijf zou een payroll-systeem moeten hebben dat in staat is om zich daaraan aan te passen. De waarheid is echter dat bedrijven vaak verschillende payroll-strategieën gebruiken wanneer ze een nieuwe markt betreden. Uit ons eigen onderzoek blijkt dat 37% samenwerkt met een wereldwijde aanbieder voor marktspecifieke expertise. 23% heeft een lokaal payroll-team opgezet, hoewel het vinden van gekwalificeerd personeel steeds moeilijker wordt. Tot slot werkt 19% samen met een lokale salarisverwerker en 18% met een Employer of Record voor het afhandelen van de payroll.³

Conform de regelgeving

Leidinggevenden verwachten op z'n minst dat een payroll-systeem in staat is om compensatie om te zetten van een bruto- naar een nettoloon, zonder daarbij de wet- en regelgeving te schenden. Om aan de voortdurend veranderende regels in verschillende landen te voldoen, zijn echter legio juridische deskundigen nodig die deze aanpassingen bijhouden en de vaak dubbelzinnig geformuleerde wetten interpreteren.

Om te voldoen aan de arbeidswetgeving, de belastingwetgeving, de rechten op secundaire arbeidsvoorwaarden, de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, de rapportagevereisten en de wetgeving inzake gegevensbescherming, geven bedrijven er vaak de voorkeur aan om de hulp in te schakelen van een internationale salarisverwerker.

Voordat je de complexe uitdaging van compliance in nieuwe buitenlandse markten aanvaardt, is het van cruciaal belang om een duidelijk beeld te hebben van wat je payroll-aanbieder je kan bieden.

Wat verwachten werknemers van het payroll-systeem van hun bedrijf?

Werknemers vertrouwen op nauwkeurige payroll voor hun financiële gezondheid en willen dat deze eerlijk en makkelijk toegankelijk is. Voldoen aan deze verwachtingen is de sleutel tot tevredenheid en loyaliteit.

Uit ons onderzoek blijkt eveneens dat de gemiddelde payroll-nauwkeurigheid in landen waar organisaties hun hoofdkantoor hebben, 85% is.³ Veelvoorkomende fouten zijn het gevolg van onnauwkeurige gegevens, problemen met tijdregistraties en gebrekkige automatisering. Door processen te automatiseren, kunnen bedrijven fouten minimaliseren.

Het goede nieuws is dat payroll-teams hier bovenop zitten. Bijna de helft van de ondervraagde respondenten (49%) houdt de nauwkeurigheid van payroll bij en ongeveer vier op de tien (43%) houdt het herstel van payroll-fouten en de hoeveelheid loonaanpassingen die gedaan moeten worden bij (39%). Slechts 1% van de organisaties houdt hier geen rekening mee.³

Een eerlijke werkplek

Onderzoek toont regelmatig aan dat de meerderheid van de wereldwijde beroepsbevolking 'salaris' als het belangrijkste aspect van hun baan beschouwt. Loonongelijkheid raakt mensen dan ook diep.

Wanneer medewerkers het gevoel hebben gelijk te worden betaald, beschikken hun werkgevers waarschijnlijk over betrokken en productievere teams, en minder personeelsverloop.

Hoewel het percentage medewerkers dat vond ongelijk te worden betaald daalt, blijft de genderkloof bestaan. Wereldwijd vindt een aanzienlijk deel (28%) van de ondervraagde vrouwen dat zij oneerlijk betaald worden, vergeleken met minder dan een kwart (23%) van de ondervraagde mannen. In 15 van de 34 markten waarin de enquête werd afgenomen, zei zelfs meer dan 30% van de vrouwen ongelijk te worden betaald.⁴

Door internationale payroll-gegevens te begrijpen, kunnen bedrijven effectieve loonstrategieën implementeren en voor een gelijk speelveld zorgen bij het betreden van nieuwe markten.

Wat zijn de verwachtingen van je HR-/ payroll-team?

Uit de antwoorden van de ondervraagde HR-, finance- en payroll-verantwoordelijken bleek dat de respondenten een duidelijk beeld hebben van de voordelen die een payrolltransformatie hen kan opleveren. Uit de verschillende antwoorden blijkt dat er nog vooruitgang moet worden geboekt voordat payroll-professionals echt aan de bedrijfsbehoeften kunnen voldoen.

Een toekomstbestendige oplossing die inspeelt op het nieuwe normaal

HR-teams willen een salarissysteem dat communiceert met populaire HCM-software van derden op manieren waarover ze zich geen zorgen hoeven te maken. Een gesynchroniseerd ecosysteem dat veranderende manieren van werken (op afstand, flexibel, hybride) en verschillende soorten werknemers (vast in dienst, op uitzendbasis of als consultant) verwelkomt.

Meer zichtbare gegevens = beter haalbare verbeteringen

Er is veel vraag naar payroll-medewerkers met kennis van gegevens en maar weinig aanbod. Je hebt eenvoudige manieren nodig om snel betrouwbare personeelsgegevens te verzamelen en deze in rapporten te verwerken die leidinggevenden kunnen gebruiken om suggesties van werknemers te valideren en businesscases voor verandering te onderbouwen.

Wat is het belangrijkste dat je met payrolltransformatie wilt bereiken?³

Beschermde werknemersgegevens

Payroll-teams waarderen meer dan wie dan ook de gevoeligheid van de gegevens waarmee ze dagelijks werken. Personeelsgegevens lopen vandaag de dag nog meer risico omdat veel mensen werken op afstand. Het is dan ook geen wonder dat 93% van de payroll-professionals gegevensbeveiliging noemt als een zeer belangrijk of kritisch onderdeel van de payroll-strategie van hun bedrijf.³

Backoffice verlichten door een efficiëntere aanpak

Payroll-medewerkers willen dat hun bedrijven maatregelen treffen om handmatig werk en inefficiënte werkwijzen te verlichten. Bij ADP hebben we een toename geconstateerd van het aantal vragen van potentiële klanten die staan te popelen om meer te weten te komen over de voordelen van automatisering, omdat ze streven naar een grotere capaciteit voor het meer strategische denken.

Uit ons onderzoek blijkt dat 58% van de bedrijven onderzoekt of kunstmatige intelligentie (AI) werk uit handen kan nemen. 50% heeft de sprong gemaakt en is begonnen met het automatiseren van handmatige processen. Daarnaast heeft 41% al zogenaamde Robotic Process Automation (RPA) geïntroduceerd om de efficiëntie en nauwkeurigheid van betalingen te verhogen. Naarmate deze technologieën verder ontwikkeld worden, zullen bedrijven steeds meer innovaties in hun payroll kunnen gaan gebruiken.³

Een internationaal payroll-partnerschap voor groei

Om terug te komen op onze eerdere vraag: wat heb je nodig van een payrollpartner nu je onderneming uitbreidt naar nieuwe internationale gebieden? Toewijding om aan al deze verwachtingen te voldoen en jou te helpen je payroll snel operationeel te maken in je nieuwe internationale vestigingen.

Maar hoe beïnvloedt de door jou gekozen uitbreidingsstrategie (autonoom of niet-organisch) de payroll en je partnerschap met een salarisverwerker?

Download De cruciale rol van payroll in internationale bedrijfsuitbreiding voor ideeën over hoe je je payroll kunt voorbereiden op de doelstellingen in je nieuwe markten.

¹ Horizon Grand View Research, Business Process Outsourcing Market Size & Outlook
² The 2024 PayrollOrg (PAYO) ‘Getting the World Paid’ survey
³ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
⁴ ADP Research, People at Work 2025: A Global Workforce View