Wat hebben bedrijven die internationaal groeien nodig van payroll?

Leidinggevenden weten al tientallen jaren dat, om onderscheidend en concurrerend te blijven, ze zich moeten richten op de kerncompetenties van hun bedrijf; de centrale activiteit die de meeste winst oplevert en de organisatie toekomstbestendig maakt.

Dit geldt met name wanneer je bedrijf zich klaarmaakt om internationale markten te betreden. In deze periode is de druk vaak hoog en is het belangrijk dat het overbelaste personeel alle tijd krijgt die nodig is om initiatieven te nemen die van cruciaal belang zijn voor de bedrijfsdoelstellingen.

Om zich op hun kernactiviteiten te kunnen concentreren, weten ondernemingen dat ze met betrouwbare derden moeten samenwerken. De verwachting is dat de wereldmarkt voor de uitbesteding van bedrijfsprocessen in de periode 2022-2030⁶ zal groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 9,1%, omdat ondernemingen ernaar streven hun kwetsbare punten in de bedrijfsvoering tot een minimum te beperken, hun wendbaarheid te verbeteren en de bedrijfskosten, die de aandacht van beleggers trekken, te verlagen.

Payroll is een uitstekende backoffice-optie voor uitbesteding, aangezien:

Efficiëntieverbeteringen met de juiste technologie en service snel kunnen worden bereikt

• Veel van de terugkerende, administratieve taken en berekeningen eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden
• Een verbeterde nauwkeurigheid dure opgelegde sancties kan verminderen

Wat heb je nodig van een payrollpartner nu je onderneming uitbreidt naar nieuwe internationale gebieden? Om die vraag te beantwoorden, moeten we eerst onderzoeken wat je onderneming verwacht van een payrollsysteem.

Wat verwachten je leidinggevenden van payroll?

Optimalisatie als norm

Het managementteam verwacht dat een payrollfunctie de groei van het bedrijf op ieder moment weet te ondersteunen. In werkelijkheid hebben de leidinggevenden op de financiële en HR-afdelingen lagere verwachtingen; bijna een derde (30%) is er niet van overtuigd dat hun salarissysteem de plannen van de onderneming voor een groei in het buitenland kan ondersteunen.²

Gegevens geschikt voor strategische input

Het hoger management verwacht niets anders dan één ‘bron van waarheid’ als het aankomt op de salarisgegevens; een bron die kan en moet dienen als een essentieel onderdeel van de commerciële en groeistrategieën.

In een enquête van ADP geeft 47% van de administratief verantwoordelijken echter aan dat ze geen antwoord konden geven op de meeste vragen die leidinggevenden stelden in het kader van de strategische besluitvorming.²

Eén van de belangrijkste oorzaken hiervan is een gebrek aan die ene bron van waarheid: 74% van de ondervraagden gebruikte nog steeds meerdere payrollsystemen in verschillende landen,² waardoor ze gehinderd werden om duidelijke managementrapporten van hoge kwaliteit te leveren.

Ingebouwde flexibiliteit

De omvang van het personeelsbestand in een land varieert naarmate de bedrijfsomgeving verandert. Ieder bedrijf zou een payrollsysteem moeten hebben dat in staat is om zich daaraan aan te passen.

Ook hier komen de ervaringen op de werkvloer niet overeen met deze verwachting. 61% van alle administratief verantwoordelijken die werden ondervraagd, gaf aan dat ze hun loonlijst niet konden aanpassen aan veel van de behoeften van het bedrijf tijdens de pandemie, terwijl 33% aangaf niet over een payrollsysteem salarissysteem te beschikken dat de uitbreidingsplannen kon ondersteunen.² Dit in tegenstelling tot de bedrijven die gebruik maken van een uniform, wereldwijd payrollsysteem; zij gaven aan wel de flexibiliteit te hebben om gegevens snel te analyseren en op te schalen om de groei van het bedrijf te ondersteunen.

Conform de regelgeving

Leidinggevenden verwachten op z’n minst dat een payrollsysteem in staat is om compensatie om te zetten van een bruto- naar een nettoloon, zonder daarbij de wet- en regelgeving te schenden. Om aan de voortdurend veranderende regels in verschillende landen te voldoen, zijn echter legio juridische deskundigen nodig die deze aanpassingen bijhouden en de vaak dubbelzinnig geformuleerde wetten interpreteren.

Om te voldoen aan de arbeidswetgeving, de belastingwetgeving, de rechten op secundaire arbeidsvoorwaarden, de gezondheidsen veiligheidsvoorschriften, de rapportagevereisten en de wetgeving inzake gegevensbescherming, geven bedrijven er vaak de voorkeur aan om de hulp in te schakelen van een internationale salarisverwerker.

Toch gaf 24% van de leidinggevenden op de financiële en HR-afdelingen aan niet de ondersteuning van hun payrollpartner te krijgen die ze nodig hebben om aan de voorschriften te blijven voldoen.² Dit is een essentieel punt dat je beter kunt oplossen voordat je je op een nieuwe internationale markt richt, wat het naleven van de wet- en regelgeving nog gecompliceerder maakt.

Wat verwachten werknemers van het salarissysteem van hun bedrijf?

Simpel gezegd? Ze willen er geen seconde over hoeven na te denken.

Een van de basisprincipes van de relatie tussen werknemer en werkgever is dat bedrijven hun personeel op tijd en correct betalen wat ze hebben verdiend.

Alles wijst er echter op dat ondernemingen hun contractuele verplichtingen steeds minder vaak nakomen. Uit onderzoek van ADP blijkt dat zowel werknemers als werkgevers overal ter wereld last hebben van problemen bij het uitbetalen van salaris.³

Dit is een zorgelijke situatie, zeker in een tijd waarin medewerkers over de hele wereld hun mogelijkheden afwegen. Zoals de Harvard Business Review het stelt: “De vaak emotionele en ingrijpende impact van Covid-19 heeft mensen doen heroverwegen wat ze van hun werkgever willen en nodig hebben – en of ze het werk überhaupt nog wel willen doen. De YOLO (You Only Live Once)-beweging, de antiwerkbeweging op Reddit en het anti-werkprotest in China ("tang ping", platliggen) laten bijvoorbeeld zien dat er een multidimensionale internationale impuls is die mensen wegdrijft van traditionele banen.”⁵

Uit ons onderzoek blijkt dat een aanzienlijk deel (30%) van de werknemers over de hele wereld actief op zoek is naar een andere baan of al van baan is veranderd.³ Hoewel covid deze trend in een stroomversnelling heeft gebracht, dragen onderliggende problemen met betrekking tot de werknemerservaring – ook op het gebied van salarisadministratie – hier aan bij. Werknemers verwachten dat werkgevers hun loonadministratie hebben gemoderniseerd in reactie op tekortkomingen die tijdens de pandemie aan het licht zijn gekomen en dat ze niet alleen afgaan op stresstests om verbeteringen door te voeren op basis van recente ervaringen.

Er zijn zoveel concurrerende en aantrekkelijke opties die werknemers weglokken van traditionele rollen dat je je geen fouten of ongemakken bij de salarisadministratie kunt veroorloven.

Een eerlijke werkplek

Er zeker van zijn dat bedrijven hun personeel eerlijk betalen voor het werk dat ze doen, is voor veel werknemers een echte ‘dealbreaker’ geworden. Driekwart (76%) gaf aan te overwegen een nieuwe baan te zoeken als ze zouden ontdekken dat er een oneerlijke loonkloof tussen vrouwen en mannen is of als hun bedrijf geen diversiteits- en inclusiviteitsbeleid heeft.³

Heb je up-to-date salarisgegevens waarmee je kunt aantonen dat er sprake is van eerlijke beloning (of aan de hand waarvan je actie kunt ondernemen om ongelijkheden te verhelpen), nu je je opmaakt om personeel te werven in een (of meerdere) nieuwe markt(en)?

Over eerlijke beloning gesproken, uit het People at Work-onderzoek van ADP Research Institute (ADPRI) blijkt dat 61% van de werknemers het komende jaar een salarisverhoging verwacht, waar 76% bereid is erom te vragen als ze van mening zijn dat ze er een verdienen.³ (Vrouwen zijn daarentegen minder geneigd om te vragen om een salarisverhoging of promotie.⁴) Alleen wanneer je over betrouwbare internationale payrollgegevens beschikt, zul je in een geloofwaardige positie verkeren om leidinggevenden te adviseren over initiatieven op het gebied van gelijke beloning, zodat je in je nieuwe markt vanaf het eerste moment gelijke concurrentievoorwaarden creëert.

Wat zijn de verwachtingen van je HR-/ en salarisadministratieteam?

Uit de antwoorden van de ondervraagde HR-, finance- en salarisverantwoordelijken bleek dat de respondenten een duidelijk beeld hebben van de voordelen die een payrolltransformatie hen kan opleveren. Uit de verschillende antwoorden blijkt dat er nog vooruitgang moet worden geboekt voordat payrollprofessionals echt aan de bedrijfsbehoeften kunnen voldoen.

Een toekomstbestendige oplossing die inspeelt op het nieuwe normaal

HR-teams willen een salarissysteem dat communiceert met populaire HCM-software van derden op manieren waarover ze zich geen zorgen hoeven te maken. Een gesynchroniseerd ecosysteem dat veranderende manieren van werken (op afstand, flexibel, hybride) en verschillende soorten werknemers (vast in dienst, op uitzendbasis of als consultant) verwelkomt.

Meer zichtbare gegevens = beter haalbare verbeteringen

Er is veel vraag naar salarisadministrateurs met kennis van gegevens en maar weinig aanbod. Je hebt eenvoudige manieren nodig om snel betrouwbare personeelsgegevens te verzamelen en deze in rapporten te verwerken die leidinggevenden kunnen gebruiken om suggesties van werknemers te valideren en businesscases voor verandering te onderbouwen.

Wat zou je het liefst uit een payrolltransformatie willen halen? (gemiddelde van de drie meest gegeven antwoorden)

Beschermde werknemersgegevens

Salarisadministrateurs waarderen meer dan wie dan ook de gevoeligheid van de gegevens waarmee ze dagelijks werken. De gegevens van werknemers lopen tegenwoordig nog meer risico nu meer mensen op afstand werken – 47% van de werknemers trapt in phishing terwijl ze vanuit huis werken, terwijl de gemiddelde kosten van een datalek als gevolg van werken op afstand kunnen oplopen tot wel $ 137.000.⁶

Geen wonder dat 27% van de administratief verantwoordelijken strengere protocollen voor gegevensbeveiliging wil om in de toekomst aan de regelgeving te voldoen.²

Backoffice verlichten door een efficiëntere aanpak

Salarisadministrateurs willen dat hun bedrijven maatregelen treffen om handmatig werk en inefficiënte werkwijzen te verlichten. Bij ADP hebben we een toename geconstateerd van het aantal vragen van potentiële klanten die staan te popelen om meer te weten te komen over de voordelen van automatisering, omdat ze streven naar een grotere capaciteit voor het meer strategische denken dat na de pandemie vereist is. Op dit moment geeft slechts 2% van de administratief verantwoordelijken aan dat meer dan 50% van hun internationale payrollprocessen worden uitgevoerd door gerobotiseerde procesautomatisering (RPA).⁷ Het potentieel is dus enorm.

Een internationaal payrollpartnerschap voor groei

Om terug te komen op onze eerdere vraag: wat heb je nodig van een payrollpartner nu je onderneming uitbreidt naar nieuwe internationale gebieden? Toewijding om aan al deze verwachtingen te voldoen en jou te helpen je salarisadministratie snel operationeel te maken in je nieuwe internationale vestigingen.

Maar hoe beïnvloedt de door jou gekozen uitbreidingsstrategie — autonoom of niet-organisch — de salarisadministratie en je partnerschap met een salarisverwerker?

1- Grand View Research, Business Process Outsourcing Market Size, Share & Trends Analysis Report By Service Type (Customer Services, Finance & Accounting), By End-Use (IT & Telecommunication, BFSI), By Region, And Segment Forecasts, 2022 - 2030
2- ADP, Het potentieel van payroll: Global payroll survey 2021 
3- ADP Research Institute, People at Work 2022: A Global Workforce View 
4- PwC, Global Workforce Hopes and Fears Survey 2022
5- Harvard Business Review, Workers Don’t Feel Like a 9-to-5 Job Is a Safe Bet Anymore, 2022
6- Deloitte, Impact of COVID on cybersecurity
7- ADP, The potential of payroll: Global payroll survey 2022