11 februari, 2022
De overheid staat voor de grote uitdaging om in de komende jaren de uitstroom van gepensioneerde werknemers op te vangen. Voor de HR-afdeling rust er een schone taak om te zorgen dat de kennis van deze vaak ervaren ambtenaren niet verloren gaat. Ik denk dat een strategische personeelsplanning op basis van data uit het HR-systeem hierbij onmisbaar is.
Kennistekort voorkomen
Hoe urgent het is om de uitstroom van ambtenaren die (binnenkort) uittreden goed op te vangen? Wat mij betreft enorm! We kennen allemaal wel voorbeelden van medewerkers die al 20+ jaren ergens werken en werkelijk alles weten over de organisatie, de klanten en projecten. Bij de overheid, of dat nu bij het Rijk, de Provincie of bij gemeenten is, komt dit relatief vaak voor, de gemiddelde leeftijd is bijna 50. De komende jaren gaan veel oudere werknemers met pensioen, waardoor het zaak is om hun vertrek goed op te vangen. Je kunt daar als overheidsorganisatie niet mee wachten tot een maand voor de pensionering, maar moet dit eigenlijk al ver van te voren zien aankomen. En niet alleen dat, je moet zorgen dat het vertrek van deze werknemers niet voor een kennistekort zorgt door op tijd in te grijpen. Maar hoe?
Scenarioplanning op basis van HR-data
Op basis van HR-data kun je als overheidsorganisatie de uitstroom van grote groepen medewerkers zien aankomen. Leeftijd, de verwachte uitdiensttreding, opleiding en vaardigheden, al dit soort gegevens geven je een beeld van de omvang van de uitstroom en de hoeveelheid kennis die daarmee verloren dreigt te gaan. Het biedt echter ook een unieke kans om op basis van scenario’s nu al aan de slag te gaan met het voorkomen van een kennistekort.
Je kunt bijvoorbeeld kijken naar het pakket van opleidingen en ontwikkelmogelijkheden wat je medewerkers biedt. Wat is er nodig om de huidige, jongere medewerkers mee te geven zodat ze over drie of vier jaar moeiteloos de functies van oudere medewerkers die dan met pensioen gaan, kunnen overnemen? Door op deze manier te kijken naar HR-data, voorkom je dat iemand straks nog een meerjarige opleiding moet volgen terwijl hij of zij eigenlijk al meteen de kennis daarvan moet hebben omdat een collega met pensioen gaat. Je zorgt voor continuïteit, kennisbehoud, wat belangrijk is omdat overheidsorganisaties steeds kennisintensiever worden. Tegelijkertijd zorg je voor goede interne ontwikkelmogelijkheden, wat aantrekkelijk is om medewerkers langer aan je organisatie te binden.
Ook op het gebied van talentwerving is scenarioplanning op basis van HR-data belangrijk. We zien overal om ons heen dat er personeelstekorten zijn en het in verschillende sectoren erg lastig is om talent aan te trekken. Dat is bij de overheid niet anders. Als een vacature intern niet kan worden opgevuld, zal dus tijdig een externe vervanger gevonden moeten worden. Dan is het wel zo prettig als je als HR nu al weet dat over enkele jaren die zoektocht afgerond moet zijn en waar je in de komende periode precies naar op zoek moet.
HR-systeem als basis
Hoe zorg je als overheidsorganisatie nu dat je ook daadwerkelijk in staat bent om met dit soort scenario’s te werken als het gaat om het voorkomen van een kennistekort? Ik denk dat je in elk geval moet zorgen dat je een HR-systeem hebt waar je op overzichtelijke wijze data mee kunt raadplegen en waaruit je heldere rapportages kunt halen. Aan de ene kant heb je zo in één oogopslag de data die je nodig hebt om relevante analyses te trekken, aan de andere kant kan dit ook tot nieuwe inzichten leiden als je verbanden legt tussen data die je eerder nog niet hebt vergeleken of gecombineerd. Maak je gebruik van allerlei losse systemen voor HR-data, dan wordt het veel lastiger om met scenario’s te werken en aan strategische personeelsplanning te doen. Dat zou zonde zijn, want naast de sterk toenemende digitalisering en het taakgericht/projectmatig werken is de uitstroom van ervaren personeel dé uitdaging die voor HR-afdelingen van overheidsorganisaties de komende jaren het meeste impact heeft. Dankzij de inzet van strategische personeelsplanning zorg je dat je hier goed op voorbereid bent.
Heb je vragen over hoe strategische personeelsplanning in te zetten binnen jouw organisatie? Of wil je meer weten over welke mogelijkheden een HR-systeem op dit vlak biedt? Neem dan vrijblijvend contact op, ik denk graag met je mee.
Ook is ADP aanwezig bij het jaarcongres ‘HRM in de Overheid’ op donderdag 21 april 2022. Dit congres is al reeds 10 jaar succesvol als het jaarcongres vóór & dóór HR, lijn, directie/bestuur en gemeentesecretarissen werkzaam in de overheid. Wij gaan hier graag verder met u in gesprek over dit onderwerp! Meer weten? Klik dan hier.
