Drie stappen om kosten te verminderen met payrollsoftware

In het spoor van de coronapandemie kunnen bedrijven het zich niet langer veroorloven payroll te negeren als ze op zoek zijn naar nieuwe manieren om kosten te verminderen en productiviteit te verhogen. Uit een recent onderzoek van CIO Dive blijkt dat "tijdens corona 66 procent van de beleidsvormers de focus heeft gericht op kostenoptimalisatie, terwijl 34 procent zich heeft gericht op operationele efficiëntie.[1]

Het is misschien onverwacht om payroll te zien als belangrijke speler, maar payroll is niet langer alleen een backoffice-functie. Payroll staat steeds vaker in het middelpunt van toekomstgerichte bedrijfsvoering, verbinden van HR, IT, finance en andere sleutelfuncties. Het antwoord op deze nieuwe strategische functie voor payroll ligt in oplossingen die krachtige cloudbased payrollsoftware gebruiken. Bedrijven kunnen vervolgens kosten besparen door handmatige administratie te automatiseren, papieren taken te digitaliseren en personeelsgegevens te consolideren.

Hoe payrollsoftware werkt

Cloudbased payrollsoftware maakt het gebruik van payroll eenvoudiger door herhalende en tijdrovende administratie te automatiseren en stroomlijnen, wat eerder foutgevoelig was door de handmatige uitvoering ervan. Hierdoor hoeven HR-teams niet langer routinevragen te beantwoorden en kunnen ze zich richten op strategischere initiatieven, zoals het aantrekken en behouden van werknemers.

Voordelen van payrollsoftware

Het automatiseren van payroll met cloudsoftware heeft veel voordelen voor je bedrijf. Dit zijn onder andere:

  • De druk van het voldoen aan regelgeving en belastingwetgeving verminderen
  • Payroll en HR integreren om administratieve processen te stroomlijnen
  • De ervaring van je werknemers verbeteren via één uniforme oplossing
  • Systeemkosten verminderen met één naadloos proces voor gegevens en workflow

De noodzaak voor cloudbased payrollsoftware is duidelijk, maar toch blijven veel bedrijven doorgaan met on-premise software.

Waarom bedrijven payrollsoftware nodig hebben

On-premise payroll is duur en onpraktisch geworden voor veel bedrijven vanwege de hoge doorlopende kosten. Dit geldt vooral als organisaties een slopende pandemie achter zich laten die grote economische impact had en duidelijk maakte dat veel payrollsystemen, die zo lang genegeerd en niet onderzocht zijn, niet geschikt zijn. Een goed voorbeeld hiervan is dat de gemiddelde multinational 32 verschillende salarissystemen heeft, wat resulteert in hoge personeelskosten, complexiteit van de systemen en een gebrek aan integratie.[2]

En hoewel er een eerste investering nodig is, kunnen bedrijven gemiddeld 15-35 procent besparen door over te stappen van on-premise naar cloudbased payrollsoftware.[3] Een recente enquête van Forrester Consulting, waarvoor ADP opdracht heeft gegeven, heeft aangetoond dat bij het beoordelen van de totale economische impact van de overstap naar payrollsoftware van ADP Global, bedrijven profiteerden van een return on investment (ROI) van 134 procent, met terugverdiening in 12 maanden.[4]

Drie manieren waarop payrollsoftware kosten kan besparen

Laten we nu eens zeggen dat je de sprong hebt gewaagd en hebt geïnvesteerd in cloudbased payrollsoftware. In een recente handleiding van payrolltransformatie, heeft ADP vastgesteld dat er drie stappen zijn om je payroll te optimaliseren, wat kan resulteren in lagere kosten:[5]

Fase één - Optimalisatie

Fase twee - Zichtbaarheid

Fase drie – Flexibiliteit

Elimineer kosteninefficiënties en zoek manieren om je payrolloplossing te vereenvoudigen.

Voer wijzigingen door die het mogelijk maken loongerelateerde gegevens binnen je organisatie te delen om samenwerking en besluitvorming te ondersteunen.

Zorg voor flexibiliteit in je payrolloplossing zodat je nieuwe manieren van werken kunt integreren.

Elimineren van de complexiteit op lange termijn.

Volledig inzicht in de uitgaven.

Flexibiliteit van de kernactiviteiten.

Vereenvoudigde en gemoderniseerde processen.

Strategisch cashmanagement.

Lokale naleving verzekeren en globale risico's verlagen.

Verhoogde teamproductiviteit.

Nauwkeurige modellen, prognoses en rapporten.

Doorbetaling van de lonen van al het personeel.

Aanzienlijke kostenbesparingen.

Stimuleren van belangrijke inzichten.

Aanpassen aan bedrijfsleven en regelgeving.

Payrollkosten verminderen in je eigen organisatie

Het kan overweldigend zijn om te bepalen waar je moet beginnen bij het transformeren van je payrollaanbod. Door prioriteit te geven aan de volgende doelstellingen, zul je echter operationele en financiële voordelen zien in je bedrijf:

  • Automatiseer tijdrovend werk - stel je eens voor dat je payrollsysteem de administratieve druk van personeel en managers kan verlichten. Dankzij kunstmatige intelligentie (KI) en machine learning is het nu eenvoudig een groot aantal payroll- en HR-werkzaamheden te automatiseren, waaronder gegevensverzameling en tijdregistratie, afwezigheidsbeheer en planning. Automatisering maakt rapporten, analyses en voorspellingen in real time mogelijk zodat je zakelijke leiders toegang krijgen in personeelsinzichten en personeel beter kunnen managen.
  • Digitaliseer papiergebaseerde taken – één bedrijf is erachter gekomen dat 40 procent van de tijd van hun payrollteam werd besteed aan het offline[6],  scannen en afdrukken van documenten. Door deze processen te digitaliseren kun je kosten besparen voor het opslaan en beveiligen van deze papieren documenten.
  • Meer functies toevoegen aan je payrollsysteem - door beleidsregels te integreren in je payrollsysteem, zoals onkostenvergoeding en betaald verlof, kunnen je teams kostbare tijd besparen, omdat er geen noodzaak is om afzonderlijke systemen te beheren.
  • Consolideer je rapporten en analyses - in plaats van meerdere providers biedt cloudbased payroll een betrouwbaar en geconsolideerd beeld van je payroll op alle gebieden waar je actief bent. Het hebben van een uniform beeld is essentieel voor het bieden van inzichten in patronen, voor rapporten en analysen en bij het ondersteunen van meer strategische beslissingen.[7]

De voordelen van consolidatie

Het consolideren van je payrollplatformen vergroot niet alleen de zichtbaarheid van al je kosten in het bedrijf. Omdat je kunt reageren op trends en inzichten, wordt payroll een belangrijke bron voor strategisch inzicht. Bovendien hoef je met gegevens die op één locatie zijn geconsolideerd niet langer te betalen voor software die je niet gebruikt.[8]

Er zijn veel andere kostenbesparende voordelen van consolidatie, zoals:[9]

Je systemen vereenvoudigen om naleving te verzekeren en de winstmarge te vergroten

  • Bespaar tijd en geld
  • Verminder de kosten en complexiteit van het uitvoeren van meerdere diensten
  • Verlaag de kosten en behoud de controle
  • Krijg eenvoudiger toezicht en vastleggen van data
  • Profiteer van eenvoudigere, actuele rapporten
  • Houd veranderende regelgeving voor payroll bij en voorkom dure boetes

Je processen versterken om operationele flexibiliteit te vergroten en uitgaven te optimaliseren

  • Beheer middelen effectiever
  • Krijg inzichten in payroll en HR door toepassingen toe te voegen aan een open platform voor het delen van gegevens
  • Schaal op en af indien nodig
  • Verbeter strategisch kostenbeheer
  • Verlaag de medewerkerskosten en vereenvoudig de administratie
  • Krijg volledige zichtbaarheid om te grote uitgaven te herkennen en nalevingsrisico's te minimaliseren om winstgevendheid

Het nemen van beslissingen te verbeteren. 

  • Benut mogelijkheden om te groeien
  • Ontwikkel financiële flexibiliteit door geoptimaliseerde kosten en prestaties
  • Breid je personeelsbestand indien nodig uit
  • Neem betere beslissingen op basis van betere informatie
  • Krijg volledig inzicht in zowel je payroll als je medewerkersbestand – in één of meerdere landen
  • Ontdek een dieper begrip van de vereisten van medewerkers en potentiële problemen.

Vragen die je kunt stellen aan een payrollsoftwareprovider

Er zijn veel dingen om aan te denken bij de overstap van handmatige of on-premise payrollsystemen naar cloudbased payrollsystemen. Het is belangrijk dat je goed onderzoek doet, goed plant en je goed voorbereidt. Begin met vragen op te stellen die je kunt vragen aan derde partijen, en zorg ervoor dat alle belanghebbenden in het bedrijf hierbij betrokken zijn.

Mogelijke vragen omvatten: Is de payrollsoftware eenvoudig te gebruiken door teams met verschillende niveaus van IT-beheersing? Voldoet de software aan regelgevingsvereisten? Voert de software wijzigingen voor je bedrijf regelmatig door? Hoe eenvoudig krijg je deskundige ondersteuning voor, tijdens en na implementatie?

De juiste payrollprovider wordt je strategische partner bij deze belangrijke transformatie en moet daarom goed overwogen worden.

ADP heeft meer dan 70 jaar ervaring in het innoveren van payrollsoftware. We helpen bedrijven, groot en klein, bij het stroomlijnen van hun werkzaamheden en het verminderen van kosten door beheerde payrollservices uit te besteden. Neem contact met ons op als je met ons wil samenwerken aan het verminderen van je payrollkosten en de voordelen van payrollsoftware wil ontdekken.

 

[1] CIO Dive: De bedrijfstechnologische prioriteiten van 2020.

[2] ADP Global HCM Decision Makers’ Research, 2017.

[3] ADP Payroll Unplugged.

[4] Forrester Consulting, Total Economic Impact™ (TEI) onderzoek naar payroll van ADP Global, oktober 2020.

[5] ADP, Een nieuwe kijk op payroll: ebook voor beleidsvormers in de IT, 2021.

[6] Protiviti, Remedying complex payroll structure.

[7] ADP, Optimising Payroll ebook, 2021.

[8] ADP, Optimising Payroll ebook, 2021.

[9] ADP, Een nieuwe kijk op payroll: Er gebeuren mooie dingen als je payroll en HR samenbrengt, 2021.

TAGS: Payroll Salarisadministratie Multinational bedrijf Grote onderneming Blog Post