Performance management is onontbeerlijk voor iedere werkomgeving. Het is een evaluatietechniek waarbij je mensen centraal stelt en het managementproces zo transparanter, gelijkwaardiger en effectiever maakt. Het resultaat? Een gelukkiger team, en mooie bedrijfsresultaten op de koop toe. Een onmisbaar onderdeel van je werknemersbeheer dus.

Performance management, ook wel prestatiemanagement genoemd, helpt bedrijven om de werknemersprestaties te evalueren en te ondersteunen. Door individuele doelen te stellen die overeenkomen met de bredere doelen van het bedrijf, kan je de productiviteit een boost geven. Bovendien creëer je zo een betere band met je medewerkers: dankzij regelmatige opbouwende feedback, check-ins, en het tracken van vooruitgang, voelt je personeel zich echt gewaardeerd. Dat heeft dan weer een positief effect op je retentie.

Net als onze werkomgeving is ook het concept van performance management danig veranderd doorheen de tijd. De gevreesde jaarlijkse evaluatie heeft plaats geruimd voor systematisch werknemersbeheer, gekenmerkt door doorlopende, flexibele communicatie in twee richtingen. Zo kunnen medewerkers en managers samen naar gedeelde doelen toewerken en hun verwachtingen tegenover elkaar op een realistische manier duidelijk stellen.

Wat is performance management?

Performance management is een veelomvattende term. In essentie gaat het om een proces waarbij heldere doelen gesteld worden, vooruitgang actief wordt opgevolgd, en regelmatig feedback gegeven wordt. Het doel: medewerkers helpen om hun productiviteit binnen het team te optimaliseren en werknemersprestaties actief stimuleren en belonen. Er komen verschillende stappen bij kijken: evaluaties op zowel team- als individueel niveau, het bieden van coaching en ontwikkelingskansen, het erkennen van goede prestaties, en het faciliteren van verbetering waar nodig.

Goed prestatiebeheer resulteert in een win-win: als bedrijf kan je beter herkennen waar en hoe medewerkers waarde bijbrengen, en die medewerkers krijgen op hun beurt de kans om zichzelf te ontwikkelen en om te groeien in hun rol. Het is wel belangrijk om dit proces van bij het begin goed aan te pakken. Dat betekent: heldere doelen stellen, eventuele problemen vroeg signaleren, en het ontwikkelen van vaardigheden zo uitgebreid mogelijk ondersteunen. Gebrekkig werknemersbeheer kan tot allerlei HR-problemen leiden en erg demoraliserend zijn voor medewerkers.

Methodes en technieken voor prestatiebeheer

De tijd van de gevreesde jaarlijkse performance review is voorbij. Als modern bedrijf investeer je maar beter in doorlopende evaluaties van je werknemersprestaties. De methodes en aanpak kunnen variëren van bedrijf tot bedrijf, maar het doel is steeds continue vooruitgang op basis van heldere data-inzichten.

Hoe pak je dat aan? Enkele technieken en methodes voor performance management die je kunt gebruiken:

  • SMART-goals: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden
  • 360-feedback: een proces waarbij medewerkers elkaar anoniem evalueren
  • Frequente, informele gesprekken met medewerkers

Het belangrijkste voordeel van deze aanpak is dat je erg snel kunt inspelen op problemen en meteen kunt bijsturen waar nodig. De essentie van prestatiebeheer is dus een consequente aanpak waarbij je frequent feedback geeft.

Tools en software voor performance management

Uiteraard zijn er ook tools die je kunnen helpen bij het implementeren en uitvoeren van een performance management-strategie. Zo kan de Workforce Management-software van ADP je heel wat tijd besparen door de evaluatie van werknemersprestaties te automatiseren en de doelen van individuele medewerkers te linken aan de bredere strategische streefdoelen van je organisatie. Met dit systeem voor werknemersbeheer kan je vooruitgang meetbaar maken over je hele organisatie heen en communicatie tussen managers en medewerkers bevorderen.

Je leest het al, data is je beste vriend wanneer het op performance management aankomt. Met de software voor Workforce Management (WFM) van ADP kan je dan ook in real-time inzicht krijgen in doelen, vooruitgang en KPI’s per medewerker en team. Heb je nog meer HR-ondersteuning nodig? ADP biedt ook outsourced personeelsmanagement, HR-advies op maat, en full-service oplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven.

Het belang van feedback en coaching voor performance management

Feedback kan moeilijk zijn om te krijgen én te geven, maar het is toch van groot belang. Alleen dankzij feedback kunnen medewerkers op alle organisatieniveaus kansen krijgen om te groeien en inzicht verwerven in de redenen waarom sommige zaken moeilijk verlopen. Het is dan ook belangrijk om feedback te normaliseren binnen je organisatie. De beste manier om dat te doen? Eénrichtingsverkeer vermijden.

Wanneer feedback in twee richtingen mag gaan, wordt het veel gemakkelijker om open conversaties te voeren. Maak dan ook duidelijk dat feedback vanwege medewerkers naar managers net zo welkom is als omgekeerd. Ook de manier waarop feedback gegeven wordt is van belang: zorg dat niet alleen kritiek aan bod komt, maar ook appreciatie voor goede werknemersprestaties. Wanneer je een open, transparante cultuur van feedback geven creëert op de werkvloer waarbij empathie centraal staat, voelt iedereen zich thuis. Zo verschuift je eigen positie ook van manager naar coach.

Effectief doelen stellen en KPI’s gebruiken

We hebben allemaal doelen nodig in het leven: ze geven ons richting en motivatie. Maar wanneer doelen onduidelijk of onrealistisch zijn, kunnen ze net het omgekeerde effect hebben en een grote domper zetten op het moreel. Ook op de werkvloer is het daarom belangrijk om op een effectieve manier doelen te stellen.

Vaak worden daarvoor ‘key performance indicators’ of KPI’s gebruikt. Maar hoewel KPI’s een goede basis kunnen vormen voor doelstellingen, zijn het geen doelen op zich. Een doelstelling is iets waar je naartoe werkt, terwijl een KPI je inzicht geeft in je vooruitgang naar dat doel toe. Het is belangrijk om beide zaken niet met elkaar te verwarren.

Wanneer je doelen stelt voor medewerkers, is het belangrijk dat die SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, en Tijdsgebonden. Deze elementen maken je doelstellingen helder en tastbaar voor je medewerkers. Zo maak je de vertaalslag van de bedrijfsstrategie naar specifieke werkpunten en doelen voor iedereen. De relevante KPI’s kan je vervolgens gebruiken om te evalueren hoe het vlot met die doelen.

Tips voor beter performance management

Wil je je prestatiebeheerstrategie verbeteren, dan is doorlopende evaluatie essentieel. Zo kan je meten of je aanpak rond werknemersbeheer het gewenste effect heeft en inzicht verwerven in wat wel en niet werkt voor je bedrijf. Daarvoor heb je data nodig, waarbij ADP Workforce Manager je kan helpen. De software verzamelt performancedata in real-time, zodat groeikansen eenvoudig geïdentificeerd kunnen worden en omgezet in heldere strategieën.

Daarnaast wordt vaak het PDCA-model gebruikt voor performance management. Dat staat voor Plan, Do, Check, Act: vier stappen in een cyclus die je steeds kunt herhalen om je prestatiebeheer te evalueren en verbeteren. Dat gaat zo in zijn werk:

  • Plan: bepaal je doelen en de stappen die je moet ondernemen op weg ernaartoe.
  • Do: implementeer de veranderingen.
  • Check: evalueer de resultaten van je actie.
  • Act: maak de verandering permanent en/of herstart de PDCA-cyclus.

Performance management en thuiswerken

Thuiswerken en remote werk zijn niet meer weg te denken uit de moderne organisatie. Maar performance management op afstand brengt ook uitdagingen met zich mee. Communicatieproblemen, twijfels over de betrokkenheid van remote medewerkers, en de moeilijke balans tussen flexibiliteit en productiviteit zijn slechts enkele voorbeelden. Deze situatie vereist dan ook een andere aanpak om te verzekeren dat je prestatiebeheer eerlijk en gebalanceerd is voor alle medewerkers, remote of niet.

Het is daarbij van belang om goed na te denken over je communicatiestrategie, zodat je een gevoel van camaraderie creëert binnen je team. Software kan je daarbij helpen, bijvoorbeeld videoconferenties en taakbeheer-apps zoals Slack of Trello, waarmee je heldere, tastbare doelen kunt stellen voor alle teamleden.

Performance management: legale en ethische overwegingen

Gelijkwaardigheid is essentieel voor een gezonde werkcultuur. Eerlijkheid en transparantie zijn dan ook de belangrijkste overwegingen in je evaluatiebeleid. Dat betekent onder andere dat niet alleen medewerkers, maar ook managers regelmatig geëvalueerd worden op een objectieve manier. Vergeet bovendien niet om een inclusiviteitsbeleid op te stellen dat rekening houdt met medewerkers met beperkingen en gendergelijkheid, zowel voor evaluaties als trainingen.

Conclusie

Performance management verandert mee met de tijden en vereist dan ook een moderne aanpak aangepast aan je organisatie. Traditionele jaarlijkse evaluaties ruimen baan voor regelmatige feedback, formeel en informeel. Ook de indicatoren die gebruikt worden om je werknemersprestaties te evalueren, worden meer holistisch, met een focus op samenwerking en welzijn. Flexibele doelstellingen, welzijnsevaluaties en regelmatige check-ins zijn daarbij essentiële tools in je workforce management toolkit.

Effectief performance management erkent individueel talent en identificeert hoe dat talent bijdraagt aan de organisatiedoelen. Het is niet alleen een manier om medewerkers te evalueren: het is vooral een kans om hen te doen uitgroeien tot uitzonderlijke werkkrachten.

Heb je hulp nodig bij je prestatiebeheerstrategie, dan staat ADP klaar voor je. ADP Workforce Manager automatiseert je evaluatieprocessen en creëert precieze, tastbare doelstellingen op basis van real-time data. Kortom: de manier bij uitstek om de prestaties van je medewerkers en de doelen van je bedrijf samen te brengen.