Salarisadministratie uitbesteden of niet: het is een vraag die veel bedrijven zich stellen. Salarisadministratie zelf regelen kan goedkoper lijken, maar de kans dat er fouten in je boekhouding sluipen, is ook groter – met mogelijk rampzalige gevolgen. In dit artikel bekijken we hoe salarisadministratie uitbesteden je kan helpen om te voldoen aan alle wetten en regels van de Belastingdienst.

De complexiteit van loonheffingen

Als werkgever is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle aspecten van je werkproces – dus ook je salarisadministratie – voldoen aan de relevante regels en wetten. Dat is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Iemand simpelweg maandelijks betalen klinkt niet zo ingewikkeld. Maar als werkgever moet je loonheffingen afdragen aan de Belastingdienst, en de berekening daarvan is meteen heel wat complexer.

Wat zijn loonheffingen precies? Het zijn belastingen en premies die je als werkgever betaalt aan de Belastingdienst in de plaats van je medewerker. Je stort alleen het nettoloon door aan de medewerker, de rest van het brutobedrag gaat naar de Belastingdienst. Berekenen hoeveel de loonheffing voor iedere werknemer bedraagt, is echter niet eenvoudig. De loonheffing bestaat immers uit verschillende onderdelen die op verschillende manieren berekend worden. Dit zijn de vier verplichte onderdelen van loonheffing in Nederland:

1. Loonbelasting

Iedereen die werkt, moet inkomensbelasting betalen aan het einde van het fiscale jaar. Als je dat volledige bedrag echter in één keer aan het einde van het belastingjaar zou moeten betalen als werknemer, zou het duizenden euro’s bedragen. Om deze situatie te vermijden, is de loonbelasting ingevoerd. Dit is in principe een soort voorheffing op de inkomensbelasting. Als werkgever betaal je de loonbelasting rechtstreeks aan de Belastingdienst voor iedere medewerker, zodat hun inkomstenbelasting grotendeels automatisch betaald wordt.

2. Premie volksverzekeringen

De volksverzekeringen beschermen inwoners van Nederland tegen de financiële impact van zaken als ouder worden, kinderen krijgen, langdurige zorg moeten verlenen en dergelijke. Iedereen die werkt, moet premies afdragen voor de volksverzekeringen. Als werkgever doe je dat in de plaats van je medewerker: een percentage van diens loon gaat rechtstreeks naar de Belastingdienst voor dit doel.

3. Premie werknemersverzekeringen

De werknemersverzekering is een verplichte verzekering die werknemers beschermt tegen inkomstenverlies ten gevolge van ziekte, arbeidsongeschiktheid of werkloosheid. Dit is de verzekering die ervoor zorgt dat mensen die zonder werk vallen, een uitkering kunnen krijgen via de WW. Als werkgever draag je deze premies af in naam van je medewerkers.

4. Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet

Volgens de Zorgverzekeringswet moet iedere werknemer verplicht verzekerd zijn tegen ziektekosten. De medewerker draagt een nominale premie af aan diens zorgverzekeraar, en daarnaast betaal jij als werkgever de werkgeversheffing Zvw.

Salarisadministratie uitbesteden of een medewerker aannemen?

Zoals je ziet, zijn loonheffingen niet bepaald eenvoudig. Daarbij komt nog de administratie rond bonussen, ziekteverzuim, vakantie, pensioen en dergelijke. Een goede software voor salarisadministratie kan je al een eind op weg helpen, maar je salarisadministratie overlaten aan iemand met de juiste kennis en ervaring, is de veiligste keuze op het vlak van compliance.

Daarbij kan je ervoor kiezen om een medewerker aan te nemen die zich vooral focust op je salarisadministratie, of om je salarisadministratie uit te besteden aan een gereputeerd bedrijf. Wat de juiste keuze is voor jouw organisatie, hangt af van verschillende factoren. Is je bedrijf eerder klein, dan is een medewerker fulltime aannemen voor HR en salarisadministratie vaak niet mogelijk of voordelig.

Maar ook als groot bedrijf kan uitbesteding van je salarisadministratie een goede keuze zijn. Een partner die gespecialiseerd is in salarisadministratie kan met je bedrijf meegroeien en meer of minder uren besteden naargelang nodig. Wanneer je zelf iemand aanneemt, kan de fluctuatie in werkdruk een groter probleem vormen. Ook kan een gereputeerde partner de professionaliteit en uitstraling van je bedrijf verbeteren en zo bijdragen aan een sterke employer brand.

De voordelen van salarisadministratie uitbesteden voor compliance

Wil je zeker zijn dat je salarisadministratie voldoet aan alle geldende regels en wetten, dan is uitbesteding de meest betrouwbare keuze. Dit zijn de voordelen waarvan je kunt genieten wanneer je je salarisadministratie outsourcet:

1. Expertise in de Belastingwet

Neem je een gereputeerd salarisadministratiebedrijf onder de arm, dan kan je er zeker van zijn dat je samenwerkt met experten op het vlak van belastingen en naleving. Door de administratie over te laten aan experten, weet je dat de juiste loonheffingen steeds worden afgehouden bij iedere medewerker. Je hoeft je geen zorgen te maken om complexe situaties zoals deeltijdse indiensttreding, langdurige ziekte of zelfs internationale wetgeving: een betrouwbare partner als ADP weet steeds precies wat te doen in deze gevallen.

Bovendien zijn externe salarisadministratiepartners op de hoogte van updates aan de wetgeving en zorgen ze ervoor dat hun personeel regelmatig training ondergaat om de beste ondersteuning te kunnen bieden. Zo hoef je zelf niet op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op dit vlak.

2. Bescherming van persoonsgegevens

Als werkgever moet je voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), ook met je salarisadministratie. Daarnaast vereist de Belastingdienst dat je bepaalde gegevens jarenlang bijhoudt om audits mogelijk te maken. Over deze zaken hoef je je geen zorgen te maken wanneer je je salarisadministratie uitbesteedt. Je partnerbedrijf heeft procedures en maatregelen die ervoor zorgen dat de privacy van medewerkers steeds beschermd wordt en dat alle gegevens correct bewaard worden.

3. Voorkomen van fouten

Fouten in je salarisadministratie kunnen je duur komen te staan. Verkeerd ingevulde data en kleine onnauwkeurigheden kunnen je bij een audit achteraf vele duizenden euro’s kosten aan achterstallige belastingen en boetes. Een situatie die je absoluut wil vermijden, dus. Door je salarisadministratie uit te besteden, maak je de kans op fouten veel kleiner. Je partnerbedrijf heeft immers software en procedures die een groot deel van het proces automatiseren en fouten automatisch detecteren.

4. Kosten besparen

Werknemers zijn een grote kostenpost voor je bedrijf. Een ervaren payroll-partner kan je echter advies geven over de beste manieren om te besparen op loonbelasting of fiscale maatregelen waarvan je gebruik kunt maken. Zo kan je onder bepaalde omstandigheden gebruikmaken van de werkkostenregeling, of bepaalde aftrekposten gebruiken om een loonkostenvoordeel te verkrijgen. Een goede partner gaat voor jou op zoek naar alle mogelijke besparingen en past deze automatisch voor je toe.

5. Ondersteuning bij audits

Te maken krijgen met een audit kan erg veel stress veroorzaken. Wanneer je erop kunt vertrouwen dat je salarisadministratie op orde is en alle documenten direct beschikbaar zijn, valt deze stress helemaal weg. Je partner voor salarisadministratie stelt alle relevante documenten voor de audit beschikbaar aan de Belastingdienst en helpt met het beantwoorden van vragen. Zo moet jij je nergens zorgen om maken en kan je je blijven concentreren op je bedrijfsvoering.

Salarisadministratie uitbesteden: een succesverhaal

Het Londense bedrijf Bray Leino voerde zijn salarisadministratie tot voor kort handmatig uit in spreadsheets. Dat proces bleek op alle vlakken inefficiënt. Het zette de deur open voor fouten bij de data-invoering en gaf geen duidelijk inzicht in de data. Bovendien kostte het manuele werk bijzonder veel tijd.

Het bedrijf besloot in zee te gaan met ADP om zijn salarisadministratie te digitaliseren en het risico op compliance-fouten te verlagen. “Voor ons was het vooral belangrijk dat we het systeem voor salarisadministratie konden aanpassen aan onze specifieke behoeften”, getuigt HR-manager Gemma Churchill. Dat bleek ook mogelijk met ADP en de integratie was een succes voor Bray Leino.

Conclusie

Je salarisadministratie uitbesteden aan een betrouwbare partner brengt heel wat voordelen met zich mee. Het verkleint de kans op fouten in je administratie en berekeningen en zorgt ervoor dat je gegevens steeds veilig zijn. Bovendien kan het je kosten besparen, enerzijds omdat je niet met onverwachte boetes te maken krijgt, anderzijds omdat een team van experten je kan helpen gebruikmaken van voordelige fiscale maatregelen.

Uiteraard is het van belang om daarbij de juiste partner te kiezen. Met een gereputeerde partner als ADP, dat wereldwijd duizenden klanten helpt met hun salarisadministratie, kan je op beide oren slapen. Boek vandaag nog een demo en ontdek hoe ADP jouw bedrijf kan ondersteunen.