Of je onderneming nu organisch groeit of via fusies en overnames, je moet je nieuwe personeel vanaf het begin conform de wet- en regelgeving kunnen betalen. Toch noemt bijna een kwart (22 procent) van de payroll-managers het 'betalen van werknemers’ als een van de grootste uitdagingen bij de expansie naar nieuwe regio's.1

Moeilijkheden bij het vinden en rekruteren van gekwalificeerd payroll-personeel spelen daarbij beslist een rol. 22 procent meldt dat het vinden van payrollmedewerkers op plaatselijke markten een van de grootste uitdagingen is.1

Kan het zijn dat je de waarde die een kundig payroll-team voor je bedrijf heeft, onderschat bij het opstellen van uitbreidingsplannen, vooral wanneer deze op het buitenland zijn gericht?

Payroll: een baan die komt aanwaaien of een beroep waarnaar je hart uitgaat?

In (opmerkelijk weinig) landen zoals Frankrijk en Italië wordt payroll als een multidisciplinair beroep beschouwd. Instellingen voor hoge onderwijs bieden cursussen aan op het gebied van HR-management en payroll. Organisaties vragen om kwalificaties voor meer geavanceerde payroll-functies, waarbij sommige kandidaten ervoor kiezen om zich te specialiseren in bijvoorbeeld bijdragen aan de sociale zekerheid.

Ondanks de complexiteit die inherent is aan payroll, wordt dit in veel andere landen als een beroep gezien waar je bijna toevallig in rolt. Sommige medewerkers belanden bijvoorbeeld in een payroll-team om een afwezige collega te vervangen of vanwege detachering vanuit een andere afdeling.

De perceptie van payroll als een toevallige loopbaanwending hangt onder meer samen met de manier waarop bedrijven deze niet-kernactiviteit in het verleden beschouwden. “Het komt nog steeds veel voor dat bedrijven payroll-personeel inhuren en vervolgens een ontslagronde uitvoeren om vervolgens op een later tijdstip weer personeel te gaan aantrekken”, aldus Melanie Pizzey, CEO van de Global Payroll Association.

In een conventionele bedrijfsstructuur rapporteren payroll-teams aan HR of de financiële afdeling (of in toenemende mate aan gedeelde servicecentra, die op hun beurt aan HR of financiën rapporteren). Payroll is verschoven naar de periferie van bedrijfsfuncties die een meer centrale rol spelen en heeft er traditioneel moeite mee om zich te vestigen als een zelfstandige discipline.

Het hoge aantal bedrijven dat zegt dat ze bestaand niet-payroll-personeel opleiden om payroll-taken uit te voeren (64 procent1 ), toont aan dat payroll op veel plaatsen als een bedrijfsactiviteit wordt gezien die iedereen kan uitvoeren. (Dit ondanks het feit dat het bedrijven doorgaans zo'n vier tot zes maanden kost om payroll-medewerkers met voldoende kwalificaties aan te trekken3 alsook het feit dat salarissen normaliter de grootste uitgavenpost voor bedrijven vormen.4 )

Voelen payroll-professionals zich op waarde geschat?

Maar het goede nieuws is: door de pandemie zijn bedrijfsleiders anders tegen payroll-teams gaan aankijken.

Bijna van het ene moment op het andere werd payroll-personeel zo goed als onmisbaar (met name bij ondernemingen die de loonadministratie nog ter plaatse verwerken). Bedrijfsleiders moesten er in moeilijke omstandigheden voor zorgen dat werknemers werden betaald met inachtneming van snel ingevoerde voorschriften (bijvoorbeeld de verlofwetgeving) en begonnen daardoor pas te zien hoe lastig goede payroll eigenlijk is. Ze begonnen payroll te waarderen als een activiteit die een meer centrale rol moet spelen en die strategische kansen biedt.

De afgelopen paar jaar zijn voor niemand gemakkelijk geweest, en payroll-medewerkers vormen daarop geen uitzondering.

Het tekort aan talent raakt ook payroll

Het kost bedrijven op alle niveaus moeite om payroll-medewerkers te rekruteren. Dit is een blijvende zorg; ook vóór de pandemie vroegen HR- en financiële managers zich af waar de volgende generatie nieuwe payroll-medewerkers vandaan zou moeten komen.

Bovendien heeft de krapte op de arbeidsmarkt een nog grotere impact op payroll. Door de grotere vraag naar talent worden de salarissen opgedreven.2 Intussen veranderen payrollprofessionald sneller van werkgever, waarbij medewerkers sneller promotie maken doordat bedrijven het verloop proberen tegen te gaan.

Deze schaarste aan gekwalificeerd personeel heeft praktische gevolgen. Slechts 5 procent van alle bedrijven geeft aan dat geen van hun payroll-professionals de onderneming sinds de pandemie heeft verlaten, terwijl 32 procent zegt dat ze 6 tot 10 procent van hun payrollteam hebben verloren.1 Meer dan de helft (54 procent) van de leiders meldt dat een tekort aan payroll-personeel invloed heeft op de payroll-service.1

Dit is een verontrustend cijfer als we bedenken dat een ‘impact’ op de service grote repercussies kan inhouden wat betreft de regelgeving en de bestaanszekerheid van werknemers.

Waarom lopen payroll-medewerkers weg?

Toegenomen verantwoordelijkheden sinds de pandemie. Van de algemene beroepsbevolking zegt 49 procent van de ondervraagden dat hun huidige positie frustraties oplevert doordat ze meer verantwoordelijkheden krijgen tegen hetzelfde salaris.5 Payroll-teams hebben ook te maken met ongekend snelle veranderingen in hun dagelijkse werkzaamheden. (49 procent geeft bijvoorbeeld aan dat de salariëring steeds vaker moet worden aangepast vanwege ontwikkelingen in het flexibel werken.)

Om het VK als voorbeeld te nemen: de meeste payroll-professionals hebben in de afgelopen twaalf maanden een loonsverhoging gekregen, hoewel een meerderheid die werkt bij bedrijven met meer dan duizend werknemers een loonsverhoging van slechts 1 tot 3 procent meldt.2 Medewerkers die geen hoger salaris hebben gekregen, hebben geen vermindering gezien in het aantal veranderingen waarmee ze moeten omgaan, waarbij 44 procent zegt dat ze ten minste eenmaal per week moeten reageren op veranderingen in hun functie.2 (Bovendien wordt van hen verwacht dat ze nieuwe payroll-, personeelsbeheer-, gedeelde service- en ERP-systemen implementeren.2 )

Een interessante trend is dat er met meer vacatures in internationale payroll wordt geadverteerd. Op het oog is dit een positieve ontwikkeling, maar bedrijven moeten wellicht hiaten in vaardigheden en kennis trachten te vullen. Melanie Pizzey merkt op: “Meer ondernemingen profiteren van de kans om mensen in functies in het buitenland aan te stellen, nu ze beseffen dat een wereldwijd verspreid personeelsbestand voordelig kan zijn. Dit kan echter ook een grote verandering en uitdaging voor payroll-teams inhouden. Zo werd een payroll-manager in het VK onlangs gevraagd om de payroll te verwerken voor een medewerker die onlangs in China was gerekruteerd. Ze dacht dat ze hiervoor het lokale systeem van het bedrijf kon gebruiken omdat ze geen ervaring had met het beheren van payroll voor medewerkers die wereldwijd zijn verspreid.”

Redenen die verband houden met de demografie. Historisch gezien maken oudere medewerkers een onevenredig groot deel uit van payrollteams. De pandemie leidde ertoe dat veel mensen vroeger met pensioen gingen, waardoor het lastig werd om payroll-teams aan te vullen.

In de demografie van payroll-professionals zijn vrouwen ook oververtegenwoordigd. Melanie: “De activiteiten in payroll-functies lenen zich wellicht minder voor parttime werk, wat een nadeel is voor het hogere aantal vrouwen dat de voorkeur geeft aan dit werkrooster. De huidige organisatorische opzet staat het delen van taken soms in de weg, wat ook weer ongunstiger is voor vrouwen dan voor mannen”.

Een functie opgeven die geen voldoening geeft? De gemiddelde tijd die iemand een payroll-functie bekleedt, loopt terug, maar wie eenmaal voor payroll kiest, blijft hierin meestal lange tijd actief, aldus Melanie. “Als professionals willen payroll-medewerkers slagen, omdat ze weten hoe belangrijk het is om je werk goed te doen”, zegt ze. De vraag is of bedrijven genoeg doen om hun payroll-personeel daarbij voldoende te ondersteunen. Twee derde van alle ondernemingen wereldwijd meldt een nauwkeurigheidspercentage voor payroll van minder dan 89 procent1 , wat de vraag opwerpt: investeren bedrijven genoeg in deze zo essentiële functie?

Zorg dat het tekort aan payroll-talent geen rem zet op de groei van je onderneming

Als een bedrijf dat zich voorbereidt op uitbreiding naar het buitenland, hoort jouw onderneming wellicht bij de 71 procent van de respondenten in onze enquête die hun payroll-teams wereldwijd vergroten, of bij de 62 procent die de teams uitbreiden in één of twee landen.1 Je herkent je eigen problemen bij het aanwerven van payroll-talent wellicht in de 48 procent die het moeilijk vindt om payroll-talent buiten het eigen bedrijf te vinden.1

De lijst met payroll-vaardigheden waar bedrijven om vragen, wordt steeds langer. Weet je precies welke vaardigheden nodig zijn om de uitbreiding van jouw bedrijf te ondersteunen? Hoe kan je je interne payroll-organisatie zodanig structureren dat het pakket met vaardigheden van eigen personeel en van internationale payroll-partners wordt geoptimaliseerd?

Download onze Gids voor payrollvaardigheden voor bedrijven die zich internationaal uitbreiden

1. ADP, Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll 2022

2. ADP & CIPP, Payroll Uncovered: The changing face of payroll, 2022

3. Deloitte Global payroll benchmarking survey 2022

4. Deloitte analysis 2017. Labor spending or overspending?

4. ADP Research Institute, People at Work 2022: A Global Workforce View