Of je onderneming nu organisch groeit of via fusies en overnames: je moet je nieuwe personeel vanaf het begin conform de wet- en regelgeving kunnen betalen.
Het kan echter een uitdaging zijn om gekwalificeerd payroll-personeel te werven om dit voor elkaar te krijgen. 61% meldt dat de payroll-service die zij leveren te maken heeft met personeelstekorten.1
Zou het kunnen zijn dat je de waarde van een deskundig payrollteam onderschat bij het maken van uitbreidingsplannen, vooral wanneer die gericht zijn op het buitenland?
Payroll: Een baan die komt aanwaaien of een beroep waarnaar je hart uitgaat?
In (opmerkelijk weinig) landen zoals Frankrijk en Italië wordt payroll als een multidisciplinair beroep beschouwd. Instellingen voor hoge onderwijs bieden cursussen aan op het gebied van HR-management en payroll. Organisaties vragen om kwalificaties voor meer geavanceerde payroll-functies, waarbij sommige kandidaten ervoor kiezen om zich te specialiseren in bijvoorbeeld bijdragen aan de sociale zekerheid.
Ondanks de complexiteit die inherent is aan payroll, wordt het in veel landen nog steeds gezien als een beroep waarin je min of meer toevallig terechtkomt. Sommige medewerkers belanden bijvoorbeeld in een payroll-team om een afwezige collega te vervangen of vanwege detachering vanuit een andere afdeling.
De perceptie van payroll als een toevallige loopbaanwending hangt onder meer samen met de manier waarop bedrijven deze niet-kernactiviteit in het verleden beschouwden. "Het komt nog steeds veel voor dat bedrijven payroll-personeel inhuren en vervolgens een ontslagronde uitvoeren om vervolgens op een later tijdstip weer personeel te gaan aantrekken", aldus Melanie Pizzey, CEO van de Global Payroll Association.
In een conventionele bedrijfsstructuur rapporteren payroll-teams aan HR of de financiële afdeling (of in toenemende mate aan gedeelde servicecentra, die op hun beurt aan HR of financiën rapporteren). Payroll is verschoven naar de periferie van bedrijfsfuncties die een meer centrale rol spelen en heeft er traditioneel moeite mee om zich te vestigen als een zelfstandige discipline.
71%
Het hoge aantal bedrijven dat zegt dat ze bestaand niet-payroll-personeel opleiden om payroll-taken uit te voeren (71%1), toont aan dat payroll op veel plaatsen als een bedrijfsactiviteit wordt gezien die iedereen kan uitvoeren.
Voelen payroll-professionals zich op waarde geschat?
Maar het goede nieuws is: sinds 2020 is de kijk van bedrijfsleiders op payroll-teams gaan veranderen.
Bijna van het ene moment op het andere werd payroll-personeel zo goed als onmisbaar (met name bij ondernemingen die de loonadministratie nog ter plaatse verwerken). Bedrijfsleiders moesten er in moeilijke omstandigheden voor zorgen dat werknemers werden betaald met inachtneming van snel ingevoerde voorschriften (bijvoorbeeld de verlofwetgeving) en begonnen daardoor pas te zien hoe lastig goede payroll eigenlijk is. Ze begonnen payroll te waarderen als een activiteit die een meer centrale rol moet spelen en die strategische kansen biedt.
Het tekort aan talent raakt ook payroll
Het kost bedrijven op alle niveaus moeite om payroll-medewerkers te rekruteren. Dit is een blijvende zorg. HR- en financiële managers vragen zich af waar de volgende generatie nieuwe payroll-medewerkers vandaan moet komen.
Bovendien heeft de krapte op de arbeidsmarkt een nog grotere impact op payroll. Acht op de tien (83%) organisaties zegt te proberen de payroll-teams uit te breiden binnen het bedrijf. Voor anderen is het vervangen van medewerkers die weggaan (zodat de grootte van het team in ieder geval in stand wordt gehouden) ook belangrijk, voor meer dan drie kwart zelfs (76%).1
Als je payroll-service negatief wordt beïnvloed door personeelstekort, kan dit leiden tot aanzienlijke repercussies op het gebied van regelgeving en risico's voor het levensonderhoud van medewerkers.
Waarom lopen payroll-medewerkers weg?
Redenen die verband houden met de demografie. Historisch gezien maken oudere medewerkers een onevenredig groot deel uit van payroll-teams. De verandering in het werklandschap sinds 2020 leidde ertoe dat veel mensen vervroegd met pensioen gingen, waardoor het lastig werd om payroll-teams aan te vullen.
In de demografie van payroll-professionals zijn vrouwen ook oververtegenwoordigd. Melanie: “De activiteiten in payroll-functies lenen zich wellicht minder voor parttime werk, wat een nadeel is voor het hogere aantal vrouwen dat de voorkeur geeft aan dit werkrooster. De huidige organisatorische opzet staat het delen van taken soms in de weg, wat ook weer ongunstiger is voor vrouwen dan voor mannen."
Een functie opgeven die geen voldoening geeft? De gemiddelde tijd die iemand een payroll-functie bekleedt, loopt terug, maar wie eenmaal voor payroll kiest, blijft hierin meestal lange tijd actief, aldus Melanie. "Als professionals willen payroll-medewerkers slagen, omdat ze weten hoe belangrijk het is om je werk goed te doen", zegt ze. De vraag is of bedrijven genoeg doen om hun payroll-personeel daarbij voldoende te ondersteunen. Twee derde van alle ondernemingen wereldwijd meldt een nauwkeurigheidspercentage voor payroll van minder dan 89%1, wat de vraag opwerpt: investeren bedrijven genoeg in deze zo essentiële functie?
Hoe pakken bedrijven het tekort aan payroll-talent aan?1
- 81% schoolt bestaand payroll-personeel bij en verandert de manier waarop ze werken.
- 76% vervangt payroll-medewerkers die vertrekken.
- 71% traint bestaand niet-payroll-personeel in payroll-activiteiten.
- 65% kijkt hoe ze payroll met minder mensen kunnen uitvoeren.
Zorg dat het tekort aan payroll-talent de groei van je onderneming niet afremt
De verandering van payroll
Payroll-leidinggevenden zijn niet de enigen die harder moeten werken om het juiste talent te werven en te behouden om essentiële zaken te bieden, zoals het op tijd en nauwkeurig betalen van hun medewerkers. Tegenwoordig zijn de verantwoordelijkheden van het typische payrollteam veranderd, omdat bedrijven meer eisen stellen aan payrollwerkzaamheden.
Dit heeft geleid tot een groter wordende vereiste om speciale technische of specialistische capaciteiten op te nemen in het bedrijf. Deze reiken van gegevensanalyse en gegevensbeveiliging tot verbetering van bedrijfsprocessen, voldoen aan regelgeving en ITexpertise. Een belangrijke drijfveer van deze verandering is dat senior leiderschapsteams zoeken naar gegevensgestuurde bedrijfsinzichten die kunnen helpen de dagelijkse operationele beslissingen en de strategie voor de langere termijn vorm te geven.
Wat die toegewijde middelen doen in payroll
Ongeveer twee derde van payroll-werkzaamheden zijn in capaciteiten verbeterd en bevatten nu toegewijde specialisten met de volgende skillsets1:
- 69% Professionals op het gebied van payroll-verwerking
- 69% IT-middelen
- 67% Gegevensbeveiliging
- 65% Verbetering van bedrijfsprocessen
- 64% Analyse-/rapportagemiddelen
- 62% Compliance-experts
Bovendien zou ongeveer een kwart van de bedrijven in de toekomst graag over dergelijke middelen beschikken, maar heeft ze nog niet.
Terwijl je bedrijf zich voorbereidt op internationale uitbreiding, kan het goed onder de 83% van onze respondenten vallen die hun payroll-team uitbreiden in hun internationale bedrijf, of onder hetzelfde percentage (83%) dat het in één of twee landen uitbreidt. Mogelijk herken je je eigen moeilijkheden bij het in dienst nemen van payroll-talent in de 53% die zegt maar moeilijk payroll-vaardigheden buiten het bedrijf te kunnen vinden.1
De lijst met payroll-vaardigheden waar bedrijven om vragen, wordt steeds langer. Weet je precies welke vaardigheden nodig zijn om de uitbreiding van jouw bedrijf te ondersteunen? Hoe kan je je interne payroll-organisatie zodanig structureren dat het pakket met vaardigheden van eigen personeel en van internationale payroll-partners wordt geoptimaliseerd?
Download onze gids voor payrollvaardigheden voor bedrijven die zich internationaal uitbreiden.
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
