Drie stappen om de mogelijkheden van payroll te benutten

Payroll: verwaarlozen of koesteren? Een nieuwe kijk op payroll.

Wist u dat salarissen wel 50 tot 60 procent uitmaken van de kosten die een organisatie maakt?¹ Dat is een grote kostenpost om te negeren. In deze gratis payroll-optimalisatiegids van ADP leest u hoe u uw payroll in drie stappen (of fasen) kunt transformeren en wat dat voor culturele en commerciële voordelen kan hebben voor uw organisatie.

In drie stappen naar een transformatie

De beste manier om verstoring te voorkomen en meetbare resultaten te halen met het transformeren van uw payroll is om dit gefaseerd te doen. Begin met optimalisatie om inefficiënties eruit te halen. Dan zullen inzichtelijkheid en wendbaarheid vanzelf op hun plaats vallen:

De gids beveelt aan om de zwakke plekken in de payroll-afdeling van uw organisatie op te sporen, zodat u mogelijkheden voor verbetering kunt vinden. Misschien loopt u tegen problemen aan als lage gegevenskwaliteit, traag reageren op het voldoen aan regelgeving of te veel handmatige processen. Wanneer u uw salarissystemen vernieuwt, wordt de werkdruk voor payroll verlaagd en wordt het hele proces inzichtelijk gemaakt. Bovendien kunt u dankzij de geautomatiseerde software altijd voldoen aan de regelgeving. Uw payroll- en HR-afdeling houden zo meer tijd over voor strategische activiteiten in plaats van heel veel tijd kwijt te zijn aan steeds terugkerende administratieve taken.

In huis of uitbesteed?

Ten eerste moet u beslissen of u uw payroll in huis wilt houden of wilt uitbesteden. Wilt u de controle behouden? Dan kan in-huis de beste optie lijken. Maar met een uitbestede payrollservice kunt u tijd en geld besparen, beter voldoen aan de regelgeving, wendbaarder worden en waar en wanneer nodig mensen aantrekken met vaardigheden die uw organisatie nu mist. Als u zich afvraagt welke keuze voor u de beste is, is het misschien goed om eerlijk te kijken naar de mate van verantwoordelijkheid die uw payrollteam zonder problemen aankan.

Een wereldwijde aanpak

Misschien hoort u bij de 60 procent van de payrollmedewerkers die gelooft dat een internationaal payrollmodel uw organisatie goed kan doen.² Zoals de gids laat zien, hebben veel organisaties ondertussen een houtje-touwtje-oplossing gevonden met verschillende payrollsystemen in verschillende landen. Als u wilt overstappen naar één internationaal systeem, moet u analyseren of er overlap is tussen internationale en lokale payrollprocessen. Kies één internationaal salarissysteem en geef regio's de kans om daar waar nodig aanpassingen door te voeren. Dat bespaart uw organisatie geld.

70 procent van de internationale payrollprocessen kan worden geautomatiseerd door het beheer van de payrolls wereldwijd op één enkel platform samen te voegen.³

Handmatig of digitaal?

Een handmatige payroll is risicovol en als er iets uitvalt of misgaat, kan dat veel geld en tijd kosten. Richt de aandacht op het automatiseren van eenvoudige taken waarbij de kans op fouten klein is en houd vast aan de menselijke factor voor complexere taken, zoals het voldoen aan wet- en regelgeving en kwaliteitscontroles. Gebruik deze procedures om van handmatige naar gedigitaliseerde payroll te gaan:

• Automatiseer tijdrovende taken: AI automatiseert gegevensverzameling en tijdtracking voor realtime analyses en rapporten
• Digitaliseer taken waarvoor nog papier wordt gebruikt: beperk de complexiteit en foutgevoeligheid die handmatige processen met zich meebrengen en bespaar kosten voor het opslaan en de beveiliging van papieren documenten
• Voeg meer functionaliteiten toe aan uw salarissysteem: bespaar uw payrollteam tijd en energie door zaken zoals betaald verlof te integreren

Payroll consolideren voor inzichtelijkheid

Wanneer u uw payrollplatforms samenvoegt, zorgt u voor meer inzichtelijkheid van begin tot eind zodat het makkelijker wordt om trends te zien en inzicht te krijgen. Op dit moment werken CFO's gemiddeld 2,24 uur per dag met spreadsheets.⁴ Volledige integratie tussen HR-, payroll- en ERP-systemen helpt iedereen om het grote plaatje te zien. Dit proces verandert payroll van een zakelijke functionaliteit in een strategisch voordeel. Bovendien bespaart u hiermee kosten, omdat u niet meer betaalt voor hulpmiddelen die de organisatie niet gebruikt.

Rapporten of prognoses?

Met een gestroomlijnde en geïntegreerde payroll krijgt uw organisatie meer inzicht in details. U kunt rapporten uitvoeren voor declaratiemanagement, tijdregistratie, en verlof en verzuim. Uw teams kunnen het internationale personeelsbestand makkelijker overzien en gebruikmaken van slimme gegevensanalyses om beslissingen te nemen.

Aarzelt u nog steeds om deze stap te zetten? Op deze manier kunt u payrollrapporten strategisch inzetten:

• Toekomstplanning met een internationaal perspectief van de ware kosten van uw medewerkersbestand
• Sollicitatieprocedures verbeteren met analyses die de kosteneffectiviteit van tijdelijke medewerkers in kaart brengen
• Belangrijke medewerkers aan uw organisatie binden door middel van beloningen en vergoedingen die hen motiveren
• Productiviteit verhogen door middel van payrollgegevens waarmee de prestaties van afdelingen inzichtelijk worden gemaakt
• Gelijkheid en diversiteit stimuleren doordat u kunt zien waar er een loonkloof bestaat tussen mannen en vrouwen, en divers talent ondersteunen
• KPI's bijhouden om te zien hoe de maandelijkse payroll van uw organisatie zich verhoudt tot die van uw concurrenten

Echt wendbaar worden

Hoe wordt u als organisatie écht wendbaar? Met behulp van een digitale payroll die is geoptimaliseerd voor de behoeften van uw organisatie, met volledig inzichtelijke en geïntegreerde gegevens. Daarnaast biedt een digitale payroll de volgende voordelen:

• Strategische planning, van makkelijke toegang tot nauwkeurige payrollgegevens en inzichten, waardoor u de juiste beslissingen kunt nemen en samenwerkingen kunt aangaan
• Hogere tevredenheid onder medewerkers, want een wendbare payroll kan sneller worden aangepast aan nieuwe werkwijzen zoals flextijden en werken op afstand
• Reageren op veranderingen in de wet- en regelgeving: een wendbare payroll stelt teams in staat om daar snel aan te voldoen

Voor organisaties die klaar zijn om die belangrijke volgende stap te zetten, biedt payroll de mogelijkheid om in te spelen op veranderingen en zo toekomstige groei te stimuleren.