Waarom je een internationale salarisverwerker nodig hebt

De COVID-19-pandemie is niet gunstig geweest voor bedrijven van elk formaat. Voor veel van de 74 procent aan internationale bedrijven met meerdere systemen in verschillende regio's was de plotselinge verandering naar werken op afstand en de vraag naar snellere rapporten en meer nauwkeurigheid een lastige aanpassing. [1] Grote organisaties kunnen moeilijk aan nauwkeurige, betrouwbare gegevens komen om internationale beslissingen te nemen. Deze bedrijven lopen constant het risico op boetes omdat ze niet kunnen voldoen aan richtlijnen van de wet- en regelgeving. Ondanks de ernstige zwakheid van vele internationale payrollsystemen, vormt payroll ongeveer 60 procent van de bedrijfsuitgaven en wordt dit onderdeel vaak verwaarloosd. [2]

Wat internationale bedrijven willen

Een recente ADP-enquête over de internationale payroll van internationale bedrijven heeft veelvoorkomende thema's aan het licht gebracht in hun wensen voor payroll:

  • Betere rapportanalyses – om informatie te verschaffen voor de bedrijfsstrategie en -planning
  • Snellere rapporten – om wanneer nodig informatie te verschaffen
  • Verbeterde gegevensbeveiliging – om de wet- en regelgeving beter te kunnen naleven
  • Gestroomlijnde payrollprocessen – om fouten te verminderen, kosten te verlagen en de tevredenheid van medewerkers te verbeteren. [3]

Maar zoals het oude gezegde van Henry Ford gaat: “Als je doet wat je altijd deed, zul je krijgen wat je altijd kreeg.” Je vraagt om problemen als je een duur, verouderd payrollsysteem combineert met de gevolgen van COVID-19: uitzonderlijke internationale financiële onrust, risico's omtrent privacy en beveiliging en de viervoudige toename in slechts 30 dagen van regelgeving met betrekking tot payroll. [4]

Wat is internationale payroll?

Mocht je het je afvragen, internationale payroll beschrijft het betaalproces voor medewerkers in meerdere landen. De ideale situatie is één payrolloplossing met centrale rapporten voor een efficiënte payroll in meerdere landen en regio's. Dit klinkt goed in theorie, maar waarom hebben internationale bedrijven te maken met zoveel uitdagingen omtrent internationale payroll zo in de nasleep van de pandemie?

De uitdagingen voor internationale payroll na COVID-19

APD heeft drie belangrijke verbeterpunten vastgesteld voor grote organisaties die nog steeds gebruikmaken van payrollsystemen en salaris software op locatie (on-premise) of leveranciers die niet geschikt zijn voor het doeleinde:

Optimalisatie

Als je ongelijke, samengestelde systemen gebruikt, zal het managementteam vaker om meer gegevens moeten vragen, omdat de gegevens van de systemen inconsistent en moeilijk te interpreteren zijn. De 14 procent van bedrijven met werkelijk internationaal payrollbeheer dat volledig geïntegreerd is met HR, ondervond daarentegen minder complexiteit en deze bedrijven konden daarom hun kosten drukken.

Inzichtelijkheid

De tweede belangrijke uitdaging is inzichtelijkheid, omdat het gebruik van meerdere systemen met weinig integratie leidt tot een beperkt beeld van de payroll. Zonder duidelijke inzichten op hun kosten gaf 73 procent van de respondenten aan dat ze eenvoudigweg de benodigde payrollgegevens niet hadden om de strategische koers van hun bedrijf te bepalen. [5]

Wendbaarheid

Het derde probleem is wendbaarheid. 61 procent van de bedrijven kon de payroll niet aanpassen om aan de specifieke behoeften te voldoen tijdens de pandemie. Met een uniform internationaal payrollsysteem hadden teams echter de wendbaarheid om configureerbare en geconsolideerde gegevens snel te analyseren en passende acties te ondernemen. Internationale markten bevinden zich vaak in een staat van verandering, daarom is deze mogelijkheid om directe rapporten te leveren van onschatbare waarde. Toch heeft de ADP aangetoond dat 70 procent van de bedrijven niet voorbereid is op toekomstige onderbrekingen of grote wijzigingen in de regelgeving. [6]

Tijd om uw salarisadministratie uit te besteden?

Volgens het onderzoek van ADP is 75 procent van bedrijfsleiders bereid om alle, of het merendeel van hun payrollprocessen uit te besteden. [7] Een positieve constatering is dat 97 procent de payrollgegevens ziet als een belangrijke overweging omtrent kostenbeheersingsstrategieën, waarbij 87 procent payroll als een fundamenteel onderdeel ziet van de commerciële en groeidoelstellingen. Het uitbesteden van je internationale payrollservices aan een vertrouwde derde partij is een essentieel onderdeel van dit proces. Waarom?

Uitbesteding aan de juiste internationale salarisverwerker heeft vele voordelen waaraan on-premise oplossingen niet kunnen tippen.

De voordelen van salarisadministratie uitbesteding

  • 19 procent van de respondenten is erachter gekomen dat het gebruik van interne oplossingen risico's creëerden bij de pogingen om de naleving van de wet- en regelgeving zelf te beheren. Dit percentage daalt tot slechts twee procent voor bedrijven die de internationale payroll uitbesteden. [8]
  • Een schaalbare, uniforme cloudoplossing groeit met je bedrijf mee. Het betaalt het personeel dagelijks op een veilige, tijdige en efficiënte manier, waarbij er internationale payrolloplossingen worden geboden op basis van lokale behoeften. Dat gebeurt samen met één weergave van de payrollgegevens van meerdere landen voor betere inzichten en payrollexpertise om naleving aan de regelgeving te verzekeren.
  • Een onderzoek van Forrester Consulting voor ADP heeft geconstateerd dat internationale organisaties met een internationale payrolloplossing van ADP een return on investment (ROI) van 134 procent zagen, een vermindering in payrollverwerking van maximaal 75 procent en een vermijding van $ 1,8 miljoen aan nalevingskosten. [9]

Waarom je een internationale salarisverwerker zou gebruiken?

Het uitbesteden van je internationale payroll bespaart waardevolle tijd doordat het je wettelijke verantwoordelijkheden ondersteunt, het nalevingsrisico vermindert, de wendbaarheid verbetert en eventuele vaardigheidstekorten aanvult zonder dat dit ten koste gaat van personeelswerving. [10] En een vereenvoudigd internationaal payrollproces dat volledig geïntegreerd is met je HR en financiële systemen vermindert niet alleen de complexiteit maar verlaagt ook de kosten, omdat je niet meer betaalt voor onnodige salaris software.

Volgens een enquête van EY uit 2019 over internationale payroll is 65 procent van de HR- en payrollmanagers het ermee eens dat een werkelijk internationaal leveringsmodel aanzienlijke voordelen voor de organisatie oplevert. Kopers van een internationale salarisverwerker zagen gemiddeld 32 procent aan besparingen door procesoptimalisatie, meer dan 20 procent besparingen via standaardisatie en 50 procent minder resources van betere productiviteit. [11]

De rol van gegevens

Het is voor managers ook belangrijk dat ze één consistente, nauwkeurige bron van informatie hebben. Een volledig inzicht in payroll geeft een beter beeld van de strategische koers van het bedrijf. Stel je eens voor dat je de bronnen, het inzicht en de nauwkeurige prognoses hebt om proactief te zijn, in plaats van reactief. Dit zijn cruciale kwaliteiten in de onvoorspelbare omstandigheden waarin we verkeren.

Wendbaarder worden

Nu we het hebben over wendbaarheid, multinationals die hun payrollsystemen hebben geoptimaliseerd en vereenvoudigd, reageren sneller en op efficiëntere wijze dan multinationals die meerdere oplossingen gebruiken. Eenvoudigere processen en een geïntegreerd internationaal payrollsysteem zorgen ervoor dat je teams kunnen schalen en zich eenvoudiger kunnen aanpassen om groei te realiseren. [12] Bovendien kan wendbare payroll de ervaring voor medewerkers verbeteren doordat het systeem zich snel kan aanpassen aan de veranderende voorkeuren van medewerkers of nieuwe manieren van werken. Payrollpersoneel kan op afstand met up-to-date payroll systemen werken. Een geoptimaliseerde, internationale payroll kan ook populaire voordelen zoals flexibelere werktijden beter ondersteunen. [13]

Wat verandering betekent voor jouw bedrijf

In de nasleep van de coronapandemie is het duidelijk geworden dat de oude werkwijzen zijn veranderd, waaronder de payroll. Uit het onderzoek van ADP blijkt dat een geoptimaliseerd, internationaal payrollsysteem volgens bedrijven ervoor zorgt dat hun personeel over kan schakelen van payrollverwerking naar gegevensanalyse. Hierbij worden er inzichten geboden om de toekomstige strategie te bepalen. Dit heeft verreikende gevolgen.

Het is de verantwoordelijkheid van bedrijven om de gelegenheid aan te grijpen en een internationaal payrollsysteem te creëren dat wendbaar en flexibel genoeg is om toekomstige uitdagingen aan te pakken, of dit nu de volgende gezondheids- of economische crisis is, of een nieuwe bedrijfskans. 60 procent van de payrollprofessionals is het ermee eens dat een werkelijk internationaal payrollmodel gunstig is voor de organisatie. Het is nu het juiste moment om een strategische rol voor payroll te creëren, waarbij het niet langer een backoffice-functie is. [14] Dit kan het bedrijf alleen maarvooruithelpen, in plaats van slechts functionele mogelijkheden bieden.

Sterker terugkomen met de juiste internationale salarisverwerker

Internationaal payrollbeheer kan een uitdaging zijn als het in verkeerde handen belandt. Maar met de juiste internationale salarisverwerker zoals ADP heb je de salaris software, tools en het advies om je bedrijf veerkrachtiger en rendabeler te maken.

ADP heeft een internationale voetafdruk in 140 landen en wordt vertrouwd door meer dan 90 procent van de bedrijven in de Fortune 100 om veilig meer dan 68 miljoen werkers wereldwijd te betalen. Neem contact met ons op als je met onze experts wilt praten over de mogelijkheden van internationale payroll.

[1] ADP, Een nieuwe kijk op payroll – Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll, 2021.

[2] Analyse van Deloitte, Labor Spending or Overspending? 2017.

[3] ADP, Een nieuwe kijk op payroll – Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll, 2021.

[4]ADP Analysis, 2021.

[5] ADP, Een nieuwe kijk op payroll – Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll, 2021.

[6] ADP, Een nieuwe kijk op payroll – Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll, 2021.

[7] ADP, Een nieuwe kijk op payroll – Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll, 2021.

[8] ADP, Een nieuwe kijk op payroll – Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll, 2021.

[9] Forrester Consulting, Total Economic Impact™ onderzoek naar payroll van ADP Global, oktober 2020.

[10] ADP, Een nieuwe kijk op payroll: Optimising Payroll ebook, 2021.

[11] Nelson-Hall, onderzoek naar payroll van de volgende generatie, 2019.

[12] ADP, Een nieuwe kijk op payroll – Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll, 2021.

[13] ADP, Een nieuwe kijk op payroll: Optimising Payroll ebook, 2021.

[14] EY Global Payroll Survey, 2019.

TAGS: Payroll Salarisadministratie Multinational bedrijf Grote onderneming Blog Post