In de nasleep van COVID-19 en de daarmee gepaard gaande veranderingen, vernieuwen bedrijven wereldwijd hun inspanningen om de operationele efficiëntie te verbeteren en kosten te besparen. Zo anticiperen ze op het verschil dat deze maatregelen kunnen maken voor hun langetermijnprestaties.
En als recente M&A-statistieken (Mergers en Acquisitions, ofwel fusies en overnames)1 iets laten zien, is het dat veel bedrijven halsoverkop in de groeimodus stappen. Of ze nu internationale spelers zijn of hun eerste stappen zetten op één of twee buitenlandse markten. Wat hun motivatie ook is, door de pandemie is het risico om systematisch inefficiënte bedrijfsfuncties over het hoofd te zien gestegen. Ondermaats presterende payrollprocessen staan bovenaan de lijst.
Een onsamenhangend payrollproces vol fouten kan de snelheid waarmee een bedrijf de markt betreedt aanzienlijk hinderen, groeistrategieën in gevaar brengen en omzetdoelen beïnvloeden. Net zoals je activiteiten opzet in nieuwe landen, moet payroll gewicht in de schaal te leggen als strategisch bedrijfsvoordeel, en niet je ambities dwarsbomen.
Het is dus logisch dat wereldwijd bijna een derde (32 procent) van senior individuen in organisaties met meer dan 1000 werknemers 'toegang tot meer rapportage-analyse, voor betrouwbaar inzicht dat bedrijfsstrategieën en planning echt kan steunen' identificeert als een duidelijk voordeel dat ze met een payrolltransformatie kunnen leveren.2
Waarom op payroll focussen en waarom nu?
De pandemie heeft aanhoudende structurele problemen in payroll blootgelegd. Hieruit bleek hoe urgent het is dat de functie evolueert van onvoorspelbaar en reactief naar datagestuurd en strategisch. Deze problemen zullen waarschijnlijk groter worden. Bedrijven komen namelijk blijvende moeilijkheden tegen bij het werven van payrollexperts met voldoende strategische, technische en analytische kennis. Er waren zelfs tekenen dat het tekort aan talent al begon te knagen voordat COVID-19 uitbrak: “Bevraagde werkgevers stelden dat payroll op boekhoudkundig vlak verreweg het moeilijkst was om goede kandidaten aan te trekken.”3
Leidinggevenden kwamen plotseling oog in oog te staan met het gevaar voor het moreel, het vooruitzicht van slechte publiciteit en de gevolgen die het niet juist betalen van hun mensen had. HR-leiders, die schrokken van deze grote fouten in de salarisadministratie, moeten zich nu in bochten wringen om de achterstand weg te werken en weerstand op te bouwen die essentieel is om een goede bedrijfsvoering in de toekomst te verzekeren.
Tegelijkertijd zijn veel bedrijven begonnen het welzijn van werknemers te benaderen als aspect waar verbetering nodig is. Hier kan payroll een grote rol spelen — personeel correct en op tijd betalen is een basisprincipe van welzijn volgens het ‘psychologisch contract’ van werknemers.
Alerte werkgevers realiseren zich dat het helpen van medewerkers bij de ontwikkeling van hun financiële vaardigheden een onderscheidende factor kan zijn voor bedrijven die moeten knokken om hun personeelsbezetting op peil te houden. Zeker nu de wereldwijde krapte op de arbeidsmarkt lijkt aan te houden.
Investeren in technieken voor efficiënties die kosten en risico’s verminderen
Een uniforme cloudoplossing is schaalbaar en groeit met je bedrijf mee. Bij de evaluatie van de relatieve voordelen van de opties voor internationale payrolltechnologie kun je jezelf de volgende essentiële vragen stellen:
- Hoe zal dit nieuwe systeem de efficiëntie in onze huidige payrollwerkzaamheden aantoonbaar verbeteren?
- Heeft de leverancier, naast operationele efficiëntie, diens payrollplatform specifiek ontworpen om de efficiëntie van bedrijfsgroei te versnellen?
- Op welke manieren zal deze internationale salarisverwerker ons bedrijf helpen een vliegende start te maken op onze nieuwe markt(en)?
Payroll optimaliseren? Kostenefficiëntie speelt ook een rol
‘Payrollefficiëntie verbeteren’ gaat verder dan hoe makkelijk je team het vindt om bruto-nettowinst goed te berekenen, plaatselijke arbeidswetten toe te passen en daaraan te voldoen en salarissen iedere betaalperiode uit te betalen op de bankrekeningen van de werknemers.
Naast de omgang met de meer in het oog springende pijnpunten in het payrollproces (betaaldagen standaardiseren, de hoeveelheid afzonderlijke systemen omlaag schroeven, handmatige interventies en input verwijderen), is het een uitdaging om kostenefficiëntie te realiseren in je salarisadministratie.
In de meeste gevallen probeer je kosten op de volgende gebieden te verminderen:
De belangrijkste — en eenvoudig te voorkomen — kosten geassocieerd met inefficiënte payrollwerkzaamheden zijn natuurlijk de regelmatige boetes omdat arbeidswetgeving niet nageleefd wordt. In het onderzoek Total Economic ImpactTM van ADP Global Payroll ontdekte Forrester® dat klanten van ADP Global Payroll in een periode van drie jaar nalevingskosten van $ 1,8 miljoen wisten te vermijden.4 Forrester ontdekte ook kostenverminderende mogelijkheden in minder goed omschreven gebieden en merkte op dat bedrijven kunnen besparen op geldstromen en kosten voor het wisselen van internationale valuta kunnen verlagen.
Is je interne structuur klaar voor payrollsucces?
Het kan verleidelijk zijn om alleen te focussen op de rol van technologie bij het efficiënter maken van payrollprocessen en productiviteitswinst. Maar hoe zit het met de mensen die het payrollproces volgen en implementeren? Heeft hun rapportagelijn invloed op de algemene efficiëntie?
Uit de payrollenquête van ADP in 20212 bleek dat internationale payroll niet volledig onder één bedrijfsfunctie valt. Er zijn daarom meerdere groepen stakeholders met verantwoordelijkheid voor de strategische richting van de service, elk met eigen standpunten over wat er moet veranderen.
Of je salarisadministratie nu gecentraliseerd of regionaal is, of een locatiespecifiek model voor gedeelde diensten (‘expertisecentrum’) volgt, de inzichten die voortkomen uit salarisgegevens zijn cruciaal voor je personeelsstrategieën wanneer je bedrijf zich uitbreidt in het buitenland.
Kijk eens kritisch naar je interne structuur. Stelt die je salarisadministratieteam in staat om deze inzichten aan het senior management te presenteren? Als je het moeilijk vindt om deze informatie snel te vinden, is dat een grote 'red flag' over de efficiëntie van je payrollwerkzaamheden.
Is je payrollfunctie klaar voor de toekomst?
Als je bedrijf wil groeien, is het essentieel om niet alleen vast te stellen hoe een perfecte payrolluitvoer eruit ziet in je organisatie, maar ook om na te gaan of je een soepele, efficiënte salarisadministratie kunt leveren in je nieuwe markten. Raadpleeg onze gids om het ontwikkelingsniveau van je payroll vast te stellen en bepaal waar je precies bent in je digitale HR-transformatieproces, zodat je een aanloop kunt nemen naar succesvolle wereldwijde groei.
1. Willis Towers Watson, ‘Global M&A to remain strong in 2022 as
valuations reach historic highs, putting pressure on deals to achieve
meaningful value’, 2022
2. ADP, Het potentieel van payroll: Enquête internationale payroll 2021
3. AccountAbility, 2019 Market Trends Report
4. Het Total Economic Impact™.onderzoek van ADP Global Payroll, uitgevoerd
in opdracht van ADP, 2020
