Ondanks wereldwijde onzekerheid en onrust in de toeleveringsketen willen veel bedrijven uitbreiden naar het buitenland – maar naar welk land is een lastige vraag. Er zijn veel factoren die daarbij een rol spelen, zoals de branche waarin een bedrijf actief is, de locatie van bestaande vestigingen en de bedrijfsomvang.

Door verschuivingen op de internationale markt en de razendsnelle opkomst van nieuwe technologie liggen de kansen voor het oprapen voor bedrijven die de ambitie hebben om te groeien.

Maar waar liggen deze kansen? En wat zijn de consequenties van bedrijfsuitbreiding voor payroll en HR?

Naar welke landen, hoe en waarom bedrijven willen uitbreiden

Volgens onderzoek van de Economist Intelligence Unit (EIU) breiden bedrijven meestal uit binnen de eigen regio.1  Verder zijn de Verenigde Staten en Canada populair: meer dan de helft van de respondenten uit Europa, Azië-Pacific en Brazilië heeft hun bedrijf de afgelopen jaren naar die landen uitgebreid.1 Interessant hierbij is dat bedrijven hun keuze absoluut niet laten bepalen door hoe payroll en HR-compliance in een land geregeld zijn.

Grotere bedrijven – met meer dan 5.000 medewerkers – breiden vaker uit via fusies en overnames, terwijl kleinere bedrijven eerder kiezen voor het openen van regionale vestigingen. Volgens de Economist Intelligence Unit zijn dit de belangrijkste redenen voor bedrijfsuitbreiding:

Natuurlijk zijn er ook nog allerlei belastingdeals en stimuleringsmaatregelen die regeringen aanbieden om bepaalde soorten bedrijven aan te trekken. Denk aan groene bedrijven in de EU,2 productie, elektronica en farmacie in India2 en onderzoek en ontwikkeling in Brazilië.3

En de payroll- en HR-uitdagingen?

Elke markt kent zijn eigen uitdagingen. Maar een organisatie die overweegt een bedrijf te beginnen in een nieuw land zal rekening moeten houden met het volgende:

  • Arbeidswetgeving, fiscale regelgeving en stimuleringsmaatregelen van de overheid
  • Gemak waarmee een bedrijf kan worden geregistreerd
  • Culturele overwegingen
  • Economische vooruitzichten en politieke stabiliteit
  • Toegang tot het juiste talent 

De voornaamste punten van zorg voor HR-managers die nieuwe markten betreden, zijn het vinden van geschikt personeel en management (46 procent) en het naleven van arbeidswetgeving en -gebruiken (43 procent). Deze zorgen kunnen de internationale groei vertragen,1 maar er zijn ook uitdagingen die bedrijven pas ontdekken als het te laat is – complicaties die ontstaan omdat ze nog niet klaar zijn om een nieuwe markt te betreden.

Er zijn als het gaat om payroll doorgaans twee categorieën valkuilen die je moet vermijden bij uitbreiding naar het buitenland: systemen en voorbereiding.5 Met de juiste technologie en de juiste payrollpartner kun je die eenvoudig vermijden

1. Zorg dat je over de juiste systemen beschikt voor payroll en HR

  • Werken met systemen van meerdere providers vergroot de kans op onregelmatigheden in de salarisadministratie en maakt het moeilijker om aan bruikbare data te komen
  • Controleer de veiligheid van je data — hackers worden steeds inventiever, dus het is cruciaal dat je controleert hoe gevoelige informatie wordt bewaard en verstuurd
  • Sommige bedrijven werken nog steeds met spreadsheets die niet veilig zijn en geen automatisch versiebeheer hebben

2. Onderschat nooit het belang van kennis en voorbereiding

  • Je moet je juridische structuur bepalen en mogelijk een specifieke juridische, fiscale status aanvragen in het land (door een dochteronderneming, filiaal of holding te registreren, of door gebruik te maken van een employer of record (EOR)). Anders kun je te maken krijgen met hogere belastingen en aanzienlijke verplichtingen.
  • Je moet de vereisten grondig bestuderen om te zorgen dat je HR-teams volledig op de hoogte zijn van de arbeidswetgeving en de extra vereisten van het nieuwe land (variërend van visumclassificaties tot maaltijdbonnen).
  • Je moet erop toezien dat de contracten van werknemers correct zijn opgesteld en dat ze in overeenstemming zijn met de collectieve onderhandelingen en de vakbondseisen in het land.

Met zorgvuldige voorbereiding en onderzoek – waaronder het inschakelen van een payrollprovider die zowel een wereldwijde dekking heeft als een grondige kennis van de lokale wetgeving – wordt je weg naar nieuwe markten een stuk gemakkelijker en vermijd je valkuilen. Als je je huiswerk eenmaal hebt gedaan, en ervan uitgaande dat je ook je processen en systemen hebt gestandaardiseerd, ben je op de goede weg naar succes.

Download onze gratis gids voor Payroll- en HR complianceuitdagingen wereldwijd voor meer informatie.

1. The Economist Intelligence Unit (gesponsord door ADP) – Groeipijnen: de HR-uitdagingen bij internationale expansie, 2020  
2. EY, Hoe Europa, India en Afrika buitenlandse investeringen stimuleren, 2021
3. EY, Hoe landen in Amerika bedrijven aantrekken en groei stimuleren, 2021
4. ADP, The potential of payroll: Global payroll survey 2021
5. Global Payroll Management Institute, 12 Global Payroll Traps to Avoid, 2018