Waarschijnlijk voel je net als veel HR- en Financemanagers de druk om de operationele kosten  te verlagen bij verschillende afdelingen van je bedrijf. Misschien valt er te snijden in de loonsom  of de internationale payrolladministratie? De motivatie om de kosten te optimaliseren, is na de pandemie ineens sterk gegroeid. Ondernemers hebben ingezien dat er binnen het bedrijf sprake is van kostbare inefficiënties die de bedrijfscontinuïteit op de lange termijn voor de hele organisatie in gevaar brengen. Het is dus eigenlijk niet meer verantwoord dat bedrijven geen aandacht schenken aan payroll. Dat is zeker zo als ze voorbereidingen treffen om uit te breiden naar andere continenten, waarbij de focus vooral ligt op zo laag mogelijke operationele kosten.

Gemiddeld vertegenwoordigt de loonsom 50 tot 60% van de bedrijfsuitgaven.2 Aan arbeidskosten valt niet te ontkomen, maar er bestaan wel creatieve manieren om deze te verlagen (een werkweek van 20 uur, tijdelijke werknemers inhuren of de betalingsfrequentie  verlagen zijn slechts enkele voorbeelden die bedrijven na de pandemie overwegen). Maar  wanneer het gaat om de internationale payrolladministratie kun je zeker wel iets doen om te waarborgen dat dit proces kostenefficiënt verloopt.

Optelsom van de kosten

Wat de salarisadministratie kost, hangt onder andere af van de omvang van je bedrijf, het payrollmodel waarmee je werkt en de landen waarin je medewerkers hebt.

Als de salarisadministratie nog intern wordt verwerkt, heb je te maken met de volgende kosten:

  • De aanschaf van softwarelicenties
  • Het installeren van de hardware en software
  • Doorlopende kosten voor het onderhouden en upgraden van de payrollinfrastructuur op locatie

Als je hebt gekozen voor een cloudsysteem (Software as a Service, SaaS), heb je doorgaans te maken met de volgende kosten:

  • Kosten voor het implementeren van je nieuwe payrollsoftware. Je betaalt een vast bedrag vooraf op basis van de grootte van je personeelsbestand, in welke regio's je opereert en de complexiteit van je oude payrollomgeving. Bovendien moet je de tijd en energie meewegen die intern worden besteed (door payroll-, HR-, IT- en projectmanagementteams) aan de implementatie.
  • Jaarlijkse, doorlopende kosten voor je salarisverwerker, doorgaans op basis van het aantal medewerkers en het serviceniveau waarvoor je hebt getekend 

Meetbare payrollkosten

In het ‘Total Economic ImpactTM-onderzoek van ADP Global Payroll’ dat in opdracht van ADP is uitgevoerd door Forrester, zien de onderzoekers op deze belangrijkste vlakken mogelijkheden om de meetbare besparingen te realiseren na de investering in ADP Global Payroll:

1. Vermijden van nalevingskosten

Het wordt steeds duurder om te waarborgen dat je bedrijf voldoet aan de overvloed aan landelijke arbeidswetten die overal ter wereld anders zijn. En dan hebben we het nog niet eens over de hoogte van de boetes als je er onverhoopt toch niet aan voldoet! Elk land heeft zijn eigen belasting-, verzekerings- en pensioenvereisten, reglementaire processen en bankprocedures. Als je nog steeds medewerkers in dienst neemt om de nuances in de wetgevingsupdates te volgen en te analyseren, zorg er dan voor dat de administratie actueel blijft en dat je salaris- en HR.systemen aan de regels voldoen. De kosten lopen namelijk al snel uit de hand als dat niet zo is.

Als je de bewaking van de naleving uitbesteedt aan een internationale payrollverwerker, kun je een enorme besparing realiseren. Niet alleen omdat je hierdoor minder eigen juridisch personeel nodig hebt, maar juist ook doordat je zo boetes voor niet-naleving kunt voorkomen.

2. Vermijden van directe kosten

Wanneer bedrijven afscheid nemen van hun oude salarissysteem en in de plaats daarvan investeren in een internationale payrolloplossing, hebben ze niet meer te maken met kosten voor de licentie en het onderhoud voor het oude systeem, zo stelt Forrester.

Andere directe kosten die verdwijnen bij een overstap naar een internationaal payrollplatform hebben betrekking op de tijd die je team doorgaans nodig heeft om de medewerkersgegevens in te voeren en om vragen van medewerkers te beantwoorden (bij Het potentieel van payroll: internationale payrollenquête 2021 van ADP gaf 61% van de respondenten aan dat medewerkers van de salarisadministratie meer vragen kregen dan ze aankonden). Ook vervallen de kosten voor het afdrukken van loonstroken en bankkosten voor het overboeken van de salarissen naar de rekeningen van de medewerkers.

3. Geen fouten meer met het salaris

Fouten met het salaris van medewerkers, zoals de keren dat er te weinig en/of te laat wordt uitbetaald, hebben een enorme impact op het moreel van medewerkers. Hierdoor creëer je mogelijk de situatie dat ze hun rekeningen niet meer op tijd kunnen betalen en dat ze op zoek gaan naar een andere werkgever.

Het is zorgwekkend dat bedrijven geen aanwijzingen geven dat zij dit probleem onder controle krijgen. Uit het rapport "People at Work 2024: A Global Workforce View"  van het ADP Research Institute blijkt dat 22% van de werknemers aangeeft "altijd of vaak onderbetaald te worden".3

De kosten van personeelsverloop, als het gaat om werving en onboarding, kunnen hoog oplopen. Zelfs als het je maar een beetje beter lukt om medewerkers te behouden, levert dit enorme voordelen op, want je maakt hierdoor minder kosten voor het werven en trainen van nieuw personeel. Met een uniform internationaal payrollsysteem waarmee je geen fouten meer maakt met het salaris van medewerkers, verspil je geen tijd meer aan het corrigeren van fouten en voorkom je dat medewerkers vertrekken.

4. Efficiëntiewinst in het payrollproces

Als je salarissysteem niet geïntegreerd is met je HR.managementplatform(en) of als je in verschillende landen werkt met verschillende salarissystemen en -services die niet aan elkaar gekoppeld zijn, is je personeel waarschijnlijk onnodig veel tijd kwijt met het opvragen en controleren van gegevens uit verschillende bronnen. Door al die tijd waarin je team omslachtige processen moet uitvoeren, handmatig gegevens moet invoeren en dubbel werk moet verzetten, wordt je afdeling salarisadministratie eigenlijk duurder dan nodig.

Stel jezelf eens de vraag: hoeveel tijd verspil ik met het corrigeren van fouten uit de vorige looncyclus? Een internationaal payrollplatform levert financiële voordelen op, omdat niet alleen de salarisadministratietaken worden geautomatiseerd, maar ook de medewerkers zo meer tijd krijgen voor waardecreërende werkzaamheden.

5. Efficiëntere salarisrapportage

Veel bedrijven met een onsamenhangend payrollmodel verliezen tijd met het verzamelen van samenhangende, nauwkeurige payrollinformatie die ze nodig hebben om antwoord te kunnen geven op elementaire vragen over het personeelsbestand, zoals: "In welke landen is onze loonsom het hoogst?" De oplossing bestaat erin je rapportages en analyses te verstevigen, zodat je eenvoudig toegang hebt tot

betrouwbare internationale payrollgegevens. Op deze manier breng je de uitgaven eenvoudig in kaart, waardoor er nog meer efficiëntiewinst valt te behalen en er minder tijd nodig is voor rapportages. En daardoor krijgen je medewerkers weer meer tijd om te werken aan de strategische doelstellingen van het bedrijf. (Bovendien wordt je bedrijf wendbaarder omdat dergelijke gegevens meteen beschikbaar zijn, waardoor managers sneller beslissingen kunnen nemen op basis van actuele en goede informatie.)

98% van de ondervraagden ziet payrollinformatie als een belangrijke overweging voor kostenbeheerstrategieën en 97% ziet het als een fundamenteel onderdeel.4 

Verborgen kosten: moelijker om te meten, maar verkijk je er niet op

Deze kosten zijn minder zichtbaar, maar hebben wel degelijk impact. Eigenlijk vallen de ‘verborgen’ kosten van de salarisadministratie meestal hoger uit dan de zichtbare kosten.

Bedrijven zijn geneigd onvoldoende gebruik te maken van de productiviteitswinst die ze kunnen behalen door de verborgen kosten te analyseren en te verlagen. Dit komt omdat de HR-, Finance-, IT-afdeling en andere afdelingen vaak betrokken zijn bij de payrollprocessen, die bestaan uit:

  • Het inwerken, trainen en vervangen van payrollmedewerkers
  • Systeemonderhoud, kosten ter verbetering van de betrouwbaarheid en de interface (API-integraties met HR- en andere bedrijfssoftware)
  • Het handmatig verzamelen van medewerkersgegevens voor de salarisadministratie en het handmatig importeren van enkele noodzakelijke berekeningen voorafgaand aan het payrollproces
  • Valutakosten. Valutaschommelingen en conversiekosten drijven ook de kosten omhoog.

Neem ten slotte ook de opportuniteitskosten in overweging wanneer je bedrijf gaat uitbreiden naar een nieuwe markt waar niet de flexibiliteit bestaat om payroll snel te integreren. Deze kosten zijn lastiger te bepalen, maar moeten zeker worden meegewogen wanneer je voorbereidingen treft voor verdere internationale uitbreiding.

De eenvoudige oplossing voor een kostenefficiënte salarisadministratie

De enige manier om de payrollkosten zoveel mogelijk te verlagen, is door je salarisadministratie uit te besteden. Voor de meeste bedrijven is de salarisadministratie geen core business of activiteit waarmee winst wordt gemaakt, dus het is eigenlijk heel logisch om dit proces toe te vertrouwen aan professionals die beschikken over de juiste expertise en infrastructuur hiervoor.

Wanneer je de salarisadministratie uitbesteedt, veranderen de kosten hiervoor van een vast tarief in een variabel tarief op basis van het aantal medewerkers en vestigingen waarvoor de salarisadministratie wordt uitbesteed. Wanneer je dan meer personeel aanneemt in nieuwe regio's, is de internationale payrollinfrastructuur al geïmplementeerd. Deze is naar wens op te schalen ter ondersteuning van de groei, dus je hoeft geen extra kosten te maken omdat je geen extra HR- en recruitmentmedewerkers nodig hebt.

Als je vanuit de organisatie op weerstand stuit (misschien van je HR- of Financemanager van de regio of het land), stimuleer de directie dan om een uitbestede salarisadministratie te proberen wanneer het bedrijf gaat uitbreiden naar een nieuw land of een nieuwe regio. Op die manier kun je de voordelen meteen merken en hierover rapporteren, waardoor het veel eenvoudiger wordt om met het hele bedrijf de overstap te maken.

Alles bij elkaar genomen is de belangrijkste vraag misschien niet hoeveel payroll kost, maar hoeveel het ons oplevert. Wil je meer weten over een kostenefficiënte payroll? Download dan onze factsheet ‘De mythe ontkracht: internationale payroll te duur voor kleine landen?’.

1. CIO Dive: The business technology priorities of 2020 (Copyright © Industry Dive (of diens licentiehouders)

2. Deloitte, Labor Spending or Overspending?, 2017 

3. ADP Research Institute, People at Work 2024: A Global Workforce View

4. ADP, The potential of payroll: Global payroll survey 2024